Delegacja zagraniczna odbyta samochodem służbowym
Rozliczając zagraniczną podróż służbową odbytą samochodem służbowym, pracodawcy muszą pamiętać o kilku podstawowych zasadach pozwalających na prawidłowe ustalenie świadczeń przysługujących z tego tytułu. Błędy w tym zakresie będą wymagały od pracodawcy późniejszych korekt. Mogą też go narazić na zastrzeżenia ze strony inspektorów PIP.
Dwa odcinki krajowe
Zdecydowana większość pracodawców rozlicza podróże służbowe według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwanego rozporządzeniem delegacyjnym.
Przy czym w przypadku firm pozabudżetowych, w których temat ten uregulowany jest przepisami zakładowymi, dopuszczalna jest większa swoboda przy ustalaniu zasad rozliczania wyjazdów służbowych. Formalnie jedynym wymogiem jest to, aby dieta z tytułu podróży służbowej, zarówno krajowej, jak i zagranicznej, nie była niższa od diety krajowej wynikającej z rozporządzenia delegacyjnego.
Część pracodawców przy zagranicznej podróży służbowej, w tym odbytej samochodem służbowym, sumuje jej odcinki krajowe i rozlicza jako jeden odcinek. Tymczasem występują tu dwa odcinki, które należy rozliczać oddzielnie. Znajduje to potwierdzenie m.in. w:
- piśmie GIP z dnia 2 lutego 2009 r. (GPP-417-4560-10/09/PE/RP), z którego wynika, że: "(...) w przypadku pracownika wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową, w czasie której w jednej dobie dojeżdża on do granicy państwa, a w innej dobie po zakończeniu podróży zagranicznej wraca z granicy państwa do miejsca ustalonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, odbywa on dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną",
- stanowisku Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 11 kwietnia 2013 r., gdzie wskazano, że: "(...) odcinki podróży krajowej - odpowiednio poprzedzający moment rozpoczęcia podróży zagranicznej i odbywany po przekroczeniu granicy polskiej w drodze powrotnej należałoby traktować rozdzielnie. Oznaczałoby to, że czas tych podróży nie podlegałby sumowaniu. Rozpoczęcie podróży zagranicznej w chwili przekroczenia granicy polskiej (...) oznacza przerwanie czasu trwania podróży krajowej. (...)".
Łączne potraktowanie odcinków krajowych zawyża czas trwania takiej podróży służbowej, czego skutkiem może być zawyżenie wypłaconych z jej tytułu świadczeń.
Rozliczenie części zagranicznej
Pracodawcy często też zgłaszają wątpliwości dotyczące zasad rozliczania części zagranicznej w sytuacji, gdy w poleceniu wyjazdu służbowego określono dwa lub więcej państw docelowych. Rozporządzenie delegacyjne w § 13 ust. 2 wyjaśnia jedynie, że dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej, informując jednocześnie, że w przypadku delegacji zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
Rozporządzenie ani żaden inny akt prawny nie regulują jednak wprost zasad określania czasu trwania delegacji w danym państwie w sytuacji, jeśli wskazane zostało więcej niż jedno państwo docelowe. Stąd też zgłaszane wątpliwości.
W praktyce stosuje się wówczas przez analogię § 12 pkt 1 rozporządzenia delegacyjnego. Określa on, że czas podróży zagranicznej odbytej środkami komunikacji lądowej liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju.
Jeżeli więc w poleceniu wyjazdu służbowego wyznaczono dwa lub więcej państw docelowych, czas trwania poszczególnych odcinków liczy się od momentu wjazdu do danego państwa do momentu opuszczenia jego terytorium (przykład).
Bez ryczałtów na dojazdy
Pracodawcy powinni również pamiętać o tym, że pracownikowi odbywającemu delegację samochodem służbowym nie przysługują ryczałty na dojazdy. W przypadku części krajowej jest to ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, a w odniesieniu do części zagranicznej:
- ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego,
- ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej.
Zdarza się, że świadczenia takie są jednak wypłacane - dotyczy to szczególnie ryczałtów na dojazdy środkami komunikacji miejscowej.
|
Przykład W dniach od 17 do 28 sierpnia 2026 r. pracownik zatrudniony u pracodawcy, u którego obowiązuje rozporządzenie delegacyjne, odbył podróż służbową do Niemiec oraz Holandii, przy czym oba te kraje zostały wyznaczone jako państwa docelowe. Środkiem lokomocji był samochód służbowy kierowany przez wspomnianą osobę. Ze złożonego rozliczenia wynika, że:
Rozliczając delegację, pracodawca zsumował oba odcinki krajowe oraz oba odcinki niemieckie. Łącznie odcinek krajowy wyniósł więc 10 godz. i 50 minut, tj. (5 godz. i 30 minut + 5 godz. i 20 minut) i z tego tytułu pracownikowi wypłacono 50% diety. Tymczasem zgodnie ze stanowiskiem GIP z dnia 2 lutego 2009 r. każdy z tych odcinków powinien być rozliczony oddzielnie, a to oznacza, że za żaden z nich nie przysługiwała dieta lub jej część, ponieważ każdy trwał krócej niż 8 godzin. Oddzielnie powinny być też rozliczone odcinki niemieckie. Pierwszy z nich trwał od 17 sierpnia od godz. 1230 do 24 sierpnia do godz. 920, tj. 6 dób, 20 godz. i 50 minut. Drugi zaś od 28 sierpnia od godz. 850 do godz. 1320, tj. 4 godz. i 30 minut. Za pierwszy z odcinków pracownik powinien otrzymać 7 pełnych diet, za drugi zaś 1/3 diety. Łączne rozliczenie przez pracodawcę odcinków niemieckich nie wpłynęło na wysokość diet. Po zsumowaniu wyniosły one bowiem 7 dób, 1 godz. i 20 minut i pracownik otrzymał 7 pełnych diet plus 1/3 diety. Natomiast odcinek holenderski trwał od 24 sierpnia od godz. 920 do 28 sierpnia do godz. 850, tj. 3 doby, 23 godz. i 30 minut. Za ten odcinek przysługiwały 4 pełne diety. |
