Stanowisko resortu finansów w sprawie kosztów przejazdu samochodem elektrycznym w podróży służbowej

2.1. Podstawa prawna zwrotu kosztów

Pracodawca ma możliwość polecenia pracownikowi wykonywania pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Wówczas takiemu pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Przy ustalaniu tych należności pracodawcy powinni kierować się przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej. Dotyczy to pracodawców ze sfery budżetowej oraz pracodawców spoza sfery budżetowej, którzy nie określili zasad wypłacania tych świadczeń w przepisach zakładowych (układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowach o pracę). Tak wynika z art. 77⁵ § 1-3 i 5 Kodeksu pracy.

U pracownika należności z tytułu podróży służbowych stanowią przychód ze stosunku pracy, który korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. Zwolnienie to dotyczy diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy (z zastrzeżeniem art. 21 ust. 15c updof, który wyłącza z zakresu zwolnienia przychody otrzymane przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8 updof).

2.2. Problemy interpretacyjne

W przywołanym rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej uregulowano, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje m.in. zwrot kosztów przejazdów.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. kilometrówki, którą wylicza się jako iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

W rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu ustalono dla:

• samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ oraz powyżej 900 cm³,
• motocykla oraz
• motoroweru.

Nie ustalono natomiast stawek za 1 km przebiegu dla samochodów elektrycznych. W związku z tym powstał problem z ustalaniem wysokości kwoty zwrotu kosztów przejazdu pracownikom wykorzystującym tego rodzaju pojazdy do odbycia podróży służbowej oraz z zastosowaniem do tej należności zwolnienia podatkowego. W praktyce organów podatkowych pojawiły się w tej sprawie rozbieżne stanowiska.

Odnosząc się do zwrotu pracownikom kosztów używania samochodów elektrycznych, hybrydowych czy napędzanych wodorem, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 16 maja 2023 r., nr 0114-KDWP.4011.9.2023.1.ŁZ wskazał, że w takim przypadku w celu ustalenia kilometrówki należy stosować stawkę za kilometr przebiegu odpowiednią dla samochodu osobowego o najniższej pojemności skokowej silnika (czyli do 900 cm³). Tak ustalona kwota zwrotu kosztów przejazdu jest wolna od podatku dochodowego. Z kolei w interpretacji indywidualnej z 17 lutego 2022 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.1172.2021.1.NM Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że skoro nie określono stawek dla samochodów elektrycznych, to nie ma zastosowania limit w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, a wolna od podatku jest cała kwota zwracanych pracownikowi kosztów przejazdu w podróży służbowej. To stanowisko potwierdził również Szef Krajowej Administracji Skarbowej w wydanej 26 października 2023 r. zmianie interpretacji indywidualnej, nr DOP3.8222.4.2022.CNRU.

2.3. Odpowiedź Ministra Finansów na interpelację poselską

Przychód pracownika

W sprawie rozliczania kilometrówki w przypadku aut elektrycznych do Ministra Finansów skierowana została interpelacja poselska nr 10568. Jedną z kwestii w niej podniesionych jest dopuszczalność stosowania zwolnienia podatkowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 updof w odniesieniu do nielimitowanego (tj. bez uwzględniania kilometrówki) zwrotu kosztów przejazdu w podróży służbowej, jeśli strony uzgodnią taką formę rozliczenia?

Z odpowiedzi na interpelację udzielonej w piśmie z 17 lipca 2025 r., nr DD3.054.33.2025 wynika, że zakres przepisu określającego zwolnienie podatkowe zależy od postanowień odrębnych leżących we właściwości resortu infrastruktury.

Z wyjaśnień udzielonych przez Ministra Infrastruktury wynika, że obecnie obowiązujące rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 r., nie reguluje kwestii zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych o napędzie elektrycznym niebędących własnością pracodawcy. Stan ten ma ulec zmianie, bowiem zostały podjęte w tym zakresie prace legislacyjne.

W odpowiedzi na interpelację czytamy, że w aktualnym stanie prawnym: "(...) omawiane rozporządzenie - warunkujące zastosowanie zwolnienia podatkowego - nie ma zastosowania do zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych o napędzie elektrycznym niebędących własnością pracodawcy.

Z tych też względów taki zwrot stanowi dla podatnika (pracownika) podlegający opodatkowaniu przychód. Wynika to z postanowień art. 12 ust. 1 ustawy PIT (...)."

Koszty pracodawcy

W odpowiedzi na interpelację Minister Finansów zajął stanowisko również w sprawie uwzględniania przez pracodawców w kosztach podatkowych dokonywanego na rzecz pracowników zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych o napędzie elektrycznym niebędących własnością pracodawcy.

Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 36 updof i art. 16 ust. 1 pkt 30 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W omawianej odpowiedzi wskazano, że uznanie zwrotu kosztów przejazdu za koszty podatkowe warunkowane jest stosowaniem przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. Skoro brak jest w tym akcie uregulowań odnoszących się do ustalenia zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych o napędzie elektrycznym niebędących własnością pracodawcy, oznacza to, że wydatki z tego tytułu nie mieszczą się w dyspozycji analizowanego przepisu. Należy je natomiast kwalifikować do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop.

Prace legislacyjne

Z odpowiedzi udzielonej na interpelację poselską wynika, że Ministerstwo Infrastruktury: "Mając (...) na uwadze liczne postulaty obywateli oraz rosnącą liczbę rejestracji samochodów osobowych o napędzie elektrycznym, w resorcie infrastruktury rozpoczęte zostały prace legislacyjne zmierzające do wprowadzenia możliwości zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów o napędzie elektrycznym lub hybrydowym, a także napędzanych wodorem, czy też zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii.

Powyższe prace mają związek z koniecznością zmiany delegacji ustawowej zawartej w art. 34a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz. U z 2024 poz. 1539), dalej »ustawy«. Podstawowym celem projektowanej nowelizacji jest umożliwienie wydania aktu wykonawczego określającego zasady dokonania zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych o napędzie elektrycznym niebędących własnością pracodawcy.

Mając na uwadze konieczność pilnego wprowadzenia niezbędnych zmian w art. 34a ustawy, we wskazanym wyżej zakresie, podjęto decyzję o włączeniu przedmiotowych regulacji do projektu ustawy o zmianie ustawy o transporcie drogowym oraz niektórych innych ustaw (UD18)".