Realizacja obowiązku prowadzenia i przesyłania elektronicznej dokumentacji księgowej

Obowiązek prowadzenia ksiąg i ewidencji podatkowych przy użyciu programów komputerowych i przesyłania ich do urzędu skarbowego w odpowiedniej strukturze logicznej przewidziano w:

• ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych,
• ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz
• ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Wejście w życie tego obowiązku następuje etapami od 1 stycznia 2025 r. do 1 stycznia 2027 r., obejmując kolejno określone grupy podatników.

1.1. Raportowanie u podatników CIT

Raportowanie za 2025 r.

Na podatników CIT obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłania ich właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, został nałożony mocą art. 9 ust. 1c-1g updop.

Przepisy te weszły w życie 1 stycznia 2025 r. Jednak mocą przepisów przejściowych realizacja wynikającego z nich obowiązku została rozłożona w czasie.

Z harmonogramu określonego w art. 66 ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2105 ze zm.), zwanej dalej ustawą nowelizującą, wynika, że pierwszą grupę podatników, która mierzy się z nowymi obowiązkami, stanowią:

• podatkowe grupy kapitałowe oraz
• podatnicy i spółki niebędące osobami prawnymi, u których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim odpowiednio roku podatkowym albo roku obrotowym przekroczyła równowartość 50 mln euro przeliczonych na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP w ostatnim dniu roboczym poprzedniego odpowiednio roku podatkowego albo roku obrotowego; w przypadku gdy rok podatkowy/obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, limit w wysokości 50 mln euro przeliczony według średniego kursu euro NBP z 31 grudnia 2024 r. wynosi 213.650.000 zł (tj. 50.000.000 euro x 4,2730 zł/euro).

Te podmioty, począwszy od 1 stycznia 2025 r. (lub od początku roku podatkowego, a przypadku spółek niebędących osobami prawnymi - od początku roku obrotowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2024 r., a przed 1 stycznia 2026 r.) muszą prowadzić księgi rachunkowe przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać je w strukturze logicznej (pliku JPK). Struktura logiczna ksiąg rachunkowych obejmuje dwa pliki:

• JPK_KR_PD - Jednolity Plik Kontrolny Księgi Rachunkowe Podatek Dochodowy,
• JPK_ST_KR - Jednolity Plik Kontrolny Środki Trwałe.

Z art. 9 ust. 1c i 1e updop wynika, że wymienione pliki należy przekazać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego:

• w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania albo deklaracji CIT-8E (dotyczy spółek na estońskim CIT), czyli do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego,
• w terminie do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego spółki - w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne.

Oznacza to, że jeżeli odpowiednio rok podatkowy albo rok obrotowy, za który mają być przesłane księgi rachunkowe sporządzone w strukturze JPK, zakończy się 31 grudnia 2025 r., pliki te powinny zostać przesłane w terminie do końca marca 2026 r. Również w przypadku gdy odpowiednio rok podatkowy albo rok obrotowy, za który mają być przesłane księgi rachunkowe, zakończy się przed 31 grudnia 2025 r., księgi te należy przesłać w terminie do końca marca 2026 r. (art. 66 ust. 3 ustawy nowelizującej).

Podatnicy CIT objęci obowiązkiem przesyłania ksiąg w formie pliku JPK (zwanym potocznie obowiązkiem raportowania) powinni dostosować swoje księgi rachunkowe oraz zakładowe plany kont do wymogów JPK. W tym celu wydane zostało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. poz. 1314). Wiele artykułów na temat dostosowania ksiąg rachunkowych do wymogów JPK można znaleźć w wydawanym przez nasze Wydawnictwo czasopiśmie - Zeszyty Metodyczne Rachunkowości.

Należy dodać, że obowiązek elektronicznego prowadzenia ksiąg dotyczy również ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jak wspomnieliśmy wcześniej ewidencja ta musi odpowiadać strukturze logicznej JPK_ST_KR. Jednak tej ewidencji prowadzonej za pierwszy rok objęty obowiązkiem raportowania (tj. generalnie za 2025 r.) podatnicy nie muszą przesyłać naczelnikowi urzędu skarbowego. Podstawę zwolnienia z obowiązku stanowi rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnienia z obowiązku przesyłania części ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. poz. 1861). Zwalnia ono z obowiązku przesyłania właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej danych z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych:

• za rok podatkowy, który rozpoczyna się po dniu 31 grudnia 2024 r., a przed dniem 1 stycznia 2026 r.,
• za rok obrotowy, który rozpoczyna się po dniu 31 grudnia 2024 r., a przed dniem 1 stycznia 2026 r. - w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi.

Raportowanie w latach 2026-2027

Drugi etap wdrażania u podatników CIT obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programu komputerowego i przesyłania ich w strukturze JPK, wchodzi w życie od 1 stycznia 2026 r.

Z art. 66 ust. 2 pkt 2 ustawy nowelizującej wynika, że wymieniony obowiązek - za rok podatkowy/obrotowy (w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi) rozpoczynający się po 31 grudnia 2025 r., a przed 1 stycznia 2027 r. - dotyczy podatników i spółek niebędących osobami prawnymi, obowiązanych do przesyłania ewidencji JPK_VAT.

Wskazane grupy podatników będą po raz pierwszy przesyłać księgi rachunkowe w strukturze JPK w 2027 r., w tym spółki niebędące osobami prawnymi - do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego, a pozostali podatnicy - do dnia upływu terminu złożenia zeznania podatkowego albo deklaracji CIT-8E.

Należy zauważyć, że od 2026 r. obowiązek raportowania obejmie również JPK_ST_KR.

Z kolei trzeci, ostatni etap, wdrożenia obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programu komputerowego i przesyłania ich w strukturze JPK (JPK_KR_PD i JPK_ST_KR) przewidziany jest na 1 stycznia 2027 r. Wówczas obowiązek ten zacznie obowiązywać w odniesieniu do pozostałych podatników CIT i spółek niebędących osobami prawnymi.

1.2. Elektroniczna ewidencja księgowa u podatników PIT

Jeżeli chodzi o podatników PIT, to na nich obowiązki analogiczne do obowiązków podatników CIT zostały nałożone mocą:

• art. 24a ust. 1e i 1f updof,
• art. 15 ust. 12-14 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843),

które wchodzą w życie od 1 stycznia 2026 r.

Na podstawie tych przepisów za pomocą programów komputerowych będzie trzeba prowadzić księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencję przychodów oraz ewidencję/wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Będzie też obowiązek przekazywania ich do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w formie plików JPK, po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania.

Z art. 66 ust. 1 ustawy nowelizującej wynika, że pierwszą grupą podatników PIT, którzy będą mierzyć się z nowymi obowiązkami, będą podatnicy obowiązani do przesyłania ewidencji JPK_VAT. Oni za 2026 r. będą musieli prowadzić księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencję przychodów oraz ewidencję/wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przy użyciu programów komputerowych. Z kolei ich wysyłka w formie plików JPK, tj.:

• JPK_KR_PD - Jednolity Plik Kontrolny Księgi Rachunkowe Podatek Dochodowy,
• JPK_ST_KR - Jednolity Plik Kontrolny Środki Trwałe,
• JPK_PKPIR - Jednolity Plik Kontrolny Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów,
• JPK_EWP - Jednolity Plik Kontrolny Ewidencja Przychodów,
• JPK_ST - Jednolity Plik Kontrolny Środki Trwałe (dla JPK_PKPIR oraz JPK_EWP),

nastąpi w 2027 r. - w terminie złożenia zeznania za 2026 r.

Pozostali podatnicy PIT obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów oraz ewidencji/wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przy użyciu programów komputerowych będą musieli wdrożyć za 2027 r., a następnie przesłać je w odpowiedniej strukturze logicznej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w 2028 r. - w terminie złożenia zeznania za 2027 r.