Koszty przejazdu w podróży służbowej prywatnym samochodem elektrycznym pracownika - zmiana interpretacji indywidualnej
| Wydatki związane z przejazdem pracownika w podróży służbowej prywatnym samochodem elektrycznym nie podlegają limitowi, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 updop. Podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 15 ust. 1 updop. |
Tak wynika ze zmiany interpretacji indywidualnej wydanej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej 18 stycznia 2026 r., nr DOP12.8221.45.2025.
Uczelnia jest akademicką uczelnią publiczną posiadającą osobowość prawną. Zamierzała umożliwić pracownikom odbywanie podróży służbowych ich prywatnymi pojazdami elektrycznymi, hybrydowymi lub napędzanymi wodorem. W związku z tym podjęła prace w celu dostosowania obowiązujących obecnie aktów wewnętrznych oraz dokumentów w ten sposób, aby umożliwić zwrot kosztów przejazdów pracownikom odbywającym podróż służbową prywatnym samochodem o napędzie innym niż spalinowy. Planuje, że pracownicy otrzymają zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn liczby kilometrów przebiegu do miejsca docelowego i z powrotem oraz określonej stawki za 1 km przebiegu. Stawka ta zostanie ustalona na poziomie nie wyższym niż stawka dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 określona w § 2 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem.
Przedmiotem wątpliwości uczelni była kwestia, czy kwoty wypłacane tytułem zwrotu kosztów przejazdów w ramach odbywanych przez pracowników podróży służbowych ich prywatnymi pojazdami elektrycznymi, hybrydowymi lub napędzanymi wodorem mogą stanowić u niej koszty uzyskania przychodów? W jej ocenie wydatki te mogą w całości stanowić koszty uzyskania przychodów.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 19 czerwca 2023 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.211.2023.1.IN uznał stanowisko podatnika za prawidłowe. Stwierdził, że: "(...) uczelnia będzie uprawniona do zaliczenia w całości wydatków stanowiących zwrot kosztów przejazdów w ramach odbywanej przez pracownika podróży służbowej jego prywatnym pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem. Do kosztów uzyskania przychodów uczelnia może zaliczyć zwrot ww. wydatków naliczonych zgodnie ze stawką określoną dla samochodu osobowego o pojemności skokowej do 900 cm3 tj. 0,89 zł za 1 km, jeżeli pracownik każdorazowo udokumentuje w ewidencji wydatki z tytułu używania samochodu".
Szef Krajowej Administracji Skarbowej dokonał z urzędu zmiany tej interpretacji - uznając ją za nieprawidłową. W kwestii uznania przedmiotowych wydatków za koszty uzyskania przychodów wskazał, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 § 1 Kodeksu pracy). Jest to bezwzględnie obowiązujący przepis, w związku z tym pracodawca nie może odmówić pracownikowi ich zwrotu. Dodatkowo uczelnia postanowiła zwracać przedmiotowe wydatki pracownikom na zasadach określonych w wewnętrznych regulaminach. Nie budzi zatem zastrzeżeń wypełnienie przesłanek z art. 15 ust. 1 updop warunkujących możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Ponadto zwrócił uwagę na art. 16 ust. 1 pkt 30 updop. W jego myśl nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:
a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Przepis ten limituje kwoty, jakie mogą być zaliczone do kosztów z tytułu zwrotu pracownikom wydatków związanych z odbywanymi przez nich m.in. podróżami służbowymi, odwołując się do odrębnych przepisów, czyli przepisów powołanego wcześniej rozporządzenia.
Na podstawie § 2 pkt 1 tego rozporządzenia, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które dla samochodu osobowego nie mogą być wyższe niż:
- 0,89 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
- 1,15 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
Reguluje ono kwestie zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowych jedynie w odniesieniu do pojazdów o napędzie spalinowym, uzależniając jego wysokość od pojemności skokowej silnika. Nie ma w nim odrębnego uregulowania dotyczącego kwoty kosztów używania pojazdów do celów służbowych dla samochodów elektrycznych, hybrydowych czy napędzanych wodorem. W związku z tym Szef KAS uznał, że: "(...) wydatki te nie podlegają limitowi, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT ze względu na fakt, że odrębne przepisy, do których odwołuje się ustawodawca, w obecnym stanie prawnym nie przewidują limitów dla samochodów innych niż spalinowe. Zatem wydatki z tego tytułu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT".
Od redakcji
W opisanej zmianie interpretacji indywidualnej problem był rozstrzygany na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych, ale z uwagi na jednobrzmiącą treść art. 15 ust. 1 updop i art. 22 ust. 1 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 updop i art. 23 ust. 1 pkt 36 updof, zawarte w niej wyjaśnienia mają zastosowanie również do podatników PIT.
Warto również wspomnieć, że omówione zagadnienie było już wcześniej przedmiotem odpowiedzi Ministerstwa Finansów na interpelację poselską nr 10568. W odpowiedzi tej (pismo z 17 lipca 2025 r., nr DD3.054.33.2025) wskazano, że uznanie zwrotu kosztów przejazdu za koszty podatkowe warunkowane jest stosowaniem przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. Skoro brak jest w tym akcie uregulowań odnoszących się do ustalenia zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych o napędzie elektrycznym, oznacza to, że wydatki z tego tytułu nie mieszczą się w dyspozycji analizowanego przepisu. W konsekwencji wydatki z tego tytułu należy kwalifikować do kosztów podatkowych zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop. Szerzej na ten temat pisaliśmy w Przeglądzie Podatku Dochodowego nr 17 z 2025 r., w artykule pt. "Stanowisko resortu finansów w sprawie kosztów przejazdu samochodem elektrycznym w podróży służbowej".
