Zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem na potrzeby podróży służbowych
Za zgodą pracodawcy, pracownicy odbywają podróże służbowe prywatnymi samochodami (na podstawie zawartych umów o korzystanie z samochodu). Pracownikom są zwracane koszty przejazdów w wysokości tzw. kilometrówki. Czy wypłacane należności trzeba opodatkować?
W tym przypadku są podstawy do objęcia zwracanych należności zwolnieniem od podatku.
Organ podatkowy wyjaśnił, że w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof przewidziane jest zwolnienie dla świadczeń w postaci diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika. Oznacza to, że należności związane z podróżami służbowymi stanowią przychód podatkowy, a zwolnienie może być stosowane, gdy otrzymane kwoty stanowią należności, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Wówczas nie podlegają opodatkowaniu do wysokości określonej w przepisach tego rozporządzenia.
Z treści § 3 ust. 3 i 4 powołanego rozporządzenia wynika, że gdy pracownik odbywa podróż służbową samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu (tzw. kilometrówki), ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Skoro więc koszty przejazdu w podróży służbowej zwracane są pracownikom w wysokości kilometrówki, obliczonej według stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, to ich przychód z tego tytułu jest wolny od podatku dochodowego. Przy czym w przypadku gdy na wniosek pracownika zostanie wydana zgoda na przejazd w podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym o napędzie elektrycznym, to zwrot kosztów przejazdu jest wolny od podatku w pełnej wysokości, nieograniczonej limitem.
