Koszty przejazdu taksówką na spotkanie biznesowe
W ramach obowiązków służbowych pracownicy uczestniczą w spotkaniach biznesowych, w tym gdy są w podróży służbowej. Niekiedy spotkania kończą się w późnych godzinach wieczornych, co uniemożliwia powrót do miejsca zamieszkania/noclegu samochodem lub środkami komunikacji publicznej. W takich sytuacjach mają zgodę na skorzystanie z taksówek, a ponoszone w trakcie realizacji obowiązków służbowych koszty przejazdu są im zwracane. Czy kwota zwrotu stanowi przychód podlegający opodatkowaniu?
Gdy przejazd taksówką dotyczy powrotu ze spotkania służbowego przez osobę niebędącą w podróży służbowej, zwrot kosztów nie jest jej przychodem. Natomiast gdy przejazd taksówką ma miejsce w trakcie podróży służbowej, przychód powstaje, ale jest wolny od podatku.
Organ podatkowy zgodził się ze stanowiskiem, że w sytuacji gdy pracodawca zwraca pracownikowi koszt przejazdu taksówką zamówioną w związku z wykonywaniem zadania służbowego, np. finansuje/zwraca pracownikowi wydatek na przejazd taksówką z miejsca, w którym służbowo uczestniczył w wieczornym spotkaniu biznesowym do miejsca jego zamieszkania, to pracownik nie uzyskuje przysporzenia majątkowego (korzyści). Brak jest bowiem podstaw do przerzucenia na pracownika kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem powierzonego zadania. Wydatek taki jest również poniesiony w interesie pracodawcy, a nie pracownika. Tym samym, w razie dokonywania na rzecz pracowników zwrotu kosztów przejazdu taksówką, który jest związany z uczestnictwem w spotkaniu biznesowym realizowanym w ramach obowiązków służbowych, na pracodawcy nie ciąży obowiązek obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Z kolei gdy pracownik odbywa przejazd taksówką, będąc w podróży służbowej, pracodawca może uznać, że koszty z tego tytułu stanowią inne wydatki poniesione stosownie do uzasadnionych potrzeb, o których mowa w § 2 pkt 2 lit. d rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej. Zwrot tego rodzaju należności stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Jest on jednak wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof.
