Rozliczenie wydatków remontowych

Spółka z o.o. prowadzi działalność produkcyjną, w której wykorzystuje urządzenia i maszyny podlegające cyklicznym przeglądom. Okazało się, że konieczne będzie przeprowadzenie remontu jednej z maszyn produkcyjnych. Koszty remontu dla celów bilansowych będą rozliczane w czasie. Czy dla celów podatkowych również należy rozliczać je w czasie?

Wydatki na remont maszyny produkcyjnej dla celów podatkowych będą kosztami uzyskania przychodów w dacie poniesienia. Bez znaczenia pozostaje fakt, że dla celów bilansowych będą rozliczane w czasie.

Dla celów podatkowych możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów planowanych wydatków na remont (a nie ulepszenie) środka trwałego należy ocenić w świetle art. 15 ust. 1 updop. Zgodnie z jego brzmieniem kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zasadniczo więc wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wymienionych w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub zachowaniem/zabezpieczeniem źródła przychodów.

Ustawodawca dzieli koszty na dwie kategorie, mianowicie:

• bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów, tzn. możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód, oraz
• inne niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty pośrednie), których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.

Prawidłowe przypisanie kosztu do właściwej kategorii jest istotne z uwagi na to, że dla każdej z nich przewidziany został inny moment odniesienia do kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki na remont środków trwałych kwalifikowane są jako koszty podatkowe inne niż bezpośrednio związane z przychodami. Moment odniesienia ich do kosztów uzyskania przychodów należy ustalać zgodnie z zasadami zawartymi w art. 15 ust. 4d i 4e updop. W myśl tych przepisów koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, co do zasady, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem organów podatkowych, obecnie uznaje się, że dniem poniesienia kosztu jest dzień, na który został on ujęty w księgach rachunkowych na jakimkolwiek koncie, niekoniecznie kosztowym. Tak też uznał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 2 stycznia 2026 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.585.2025.1.AK. Wskazał w niej, że: "W zakresie wszelkich wydatków stanowiących na gruncie ustawy o CIT pośrednie koszty uzyskania przychodów, które w momencie poniesienia, dla celów księgowych, są ujmowane na innych kontach niż kosztowe (tj. nie są księgowane jako koszt), podatnik jest uprawniony do rozpoznania ich w kosztach podatkowych w dacie, pod którą dany wydatek zostanie ujęty w księgach rachunkowych bez względu na rodzaj konta, na jakim zostanie dokonany zapis księgowy, z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Należy bowiem zauważyć, że istnieje taka grupa wydatków (kosztów) poniesionych przez podatnika, które stanowią koszt poniesiony w rozumieniu art. 15 ust. 4e ustawy o CIT, a rachunkowo nie będą ujęte na koncie kosztowym wcale albo będą ujęte z opóźnieniem".

W powołanej interpretacji, zdaniem organu podatkowego, koszty remontów jako koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami powinny być ujmowane jako koszty podatkowe na podstawie art. 15 ust. 4e w związku z ust. 4d updop, a więc jednorazowo, w dacie ich poniesienia, pomimo że dla celów bilansowych są rozliczane w czasie.

Odnosząc się do spółki, o której mowa w treści pytania, niewątpliwie planowane wydatki na remont maszyny produkcyjnej wykorzystywanej na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 updop. Przedmiotowe wydatki powinny być ujęte w kosztach podatkowych jednorazowo w dacie ich poniesienia, czyli ujęcia w księgach rachunkowych. Bez znaczenia pozostaje fakt, że dla celów bilansowych będą rozliczane w czasie.