Zwrot pracownikowi kosztów poczęstunku
W trakcie podróży służbowej pracownik uczestniczył w spotkaniu z kontrahentem, w trakcie którego miał miejsce poczęstunek, niebędący obiadem czy kolacją. Czy zwrot kosztów tego poczęstunku jest wolny od podatku dochodowego?
Według organów podatkowych sfinansowanie (zwrot) przez pracodawcę kosztów poczęstunku, niebędącego posiłkiem, powoduje powstanie po stronie pracownika przychodu podatkowego podlegającego opodatkowaniu.
Świadczenia, które pracownik uzyskuje w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, stanowią u niego przychód ze stosunku pracy. Przy czym zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 updof, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Odrębnymi przepisami, o których mowa są m.in. przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). W zakresie uregulowanym w rozporządzeniu z tytułu podróży krajowej pracownikowi może przysługiwać dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, która wynosi 45 zł za dobę podróży. Dieta nie przysługuje m.in., jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie, a jeżeli pracodawca zapewnia pracownikowi częściowe wyżywienie, kwotę przysługującej diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Wówczas przyjmuje się, że posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie - 25% diety, obiad - 50% diety, kolacja - 25% diety.
Warto zauważyć, że zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem organów podatkowych, jeżeli pracodawca zwraca koszty wyżywienia poniesione przez pracownika w podróży służbowej ponad limit należnej diety, wtedy nadwyżka ta podlega opodatkowaniu. Z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 kwietnia 2026 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.236.2026.1.PR wynika, że opodatkowaniu podlega również zwrot wydatków na wyżywienie, które nie kwalifikuje się jako pełen posiłek, takie jak drobne przekąski czy kawa z ciastkiem. Kierując się tym stanowiskiem, należałoby przyjąć, że od zwróconej pracownikowi kwoty poczęstunku, w którym uczestniczył w trakcie spotkania z kontrahentem, trzeba obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.
