Wystawienie faktury do sprzedaży udokumentowanej fakturą z drukarki fiskalnej

Prowadzimy sprzedaż towarów na rzecz osób prywatnych oraz przedsiębiorców, którą rejestrujemy w kasie fiskalnej. Sprzedaż na rzecz firm dokumentowana jest fakturą z NIP wystawioną przy użyciu kasy fiskalnej (tzn. jest drukowana na drukarce fiskalnej). Taka faktura zawiera wszystkie dane, jakie są ujmowane na "zwykłej" fakturze. Jednakże z przyczyn technicznych na fakturach przelewowych z drukarki fiskalnej nie ma możliwości wpisania numeru konta. W związku z tym wystawiamy fakturę z naszego systemu sprzedażowego, na której ten numer się pojawia. Czy postępujemy prawidłowo w sytuacji, gdy wydrukujemy taką fakturę i poprosimy klienta o zwrot faktury fiskalnej?

Generalnie podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, zaś dokumentem potwierdzającym dokonanie takiej sprzedaży jest paragon fiskalny.

Ustawa o VAT określa sytuacje, w których podatnik jest obowiązany wystawić fakturę do sprzedaży udokumentowanej wystawionym wcześniej paragonem na rzecz ww. osób. Z art. 106b ust. 3 ustawy (z pewnymi wyjątkami) wynika bowiem, że jeśli nabywca (tj. osoba prywatna) w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży, bądź otrzymano całość lub część zapłaty wystąpi z żądaniem wystawienia faktury, sprzedawca dokument taki musi wystawić. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Powyższy tryb postępowania nie ma jedynie zastosowania w sytuacji, gdy sprzedaż jest dokumentowana fakturą wystawioną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, a wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (art. 106h ust. 2 ustawy o VAT).

Ponadto, w myśl art. 106b ust. 5 ustawy o VAT w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawierał numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Bez tego numeru wystawienie faktury (z jego NIP) do paragonu jest niemożliwe.

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach konsekwentnie podkreślają, że zasadą jest dokumentowanie transakcji pomiędzy podatnikami VAT za pomocą faktur. Jednocześnie, jak wskazują przepisy ustawy nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących na rzecz ww. podmiotów, ale w takim przypadku należy pamiętać, że ustawodawca do takiej sprzedaży przewidział określone warunki ewidencyjne.

Z przedstawionego pytania wynika, że w celu dokumentowania sprzedaży na rzecz firm podatnik wystawia faktury z NIP nabywcy, które są emitowane bezpośrednio z kasy fiskalnej (do których nie jest drukowany paragon). Z uwagi na nieujęcie w niej danych dotyczących numeru rachunku bankowego podatnik wystawia kolejną fakturę z numerem tego rachunku, a faktura z drukarki fiskalnej jest mu przez klienta zwracana. Oznacza to zatem, że podatnik dokumentując jedną transakcję sprzedaży wystawia dwie faktury. Takie postępowanie w opinii redakcji może zostać zakwestionowane przez organ podatkowy.

Warto w tym miejscu przypomnieć, że w objaśnieniach podatkowych z dnia 16 października 2020 r. zamieszczonych na stronie internetowej www.gov.pl w sprawie uznawania paragonów fiskalnych z numerem NIP nabywcy do wartości 450 zł brutto (100 euro) za faktury uproszczone oraz zasad ewidencjonowania takich faktur w JPK_VAT z deklaracją, Minister Finansów wskazał wprost, że paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro zawierający NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną. Podkreślił przy tym, że z tytułu tej sprzedaży nie wystawia się dla nabywcy kolejnej faktury.

W takim przypadku wskazano, że: "(...) sprzedawca musi odmówić kupującemu wystawienia faktury standardowej. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną - paragonem z NIP, oraz fakturą standardową) (podkreślenie redakcji) (...)".

Również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 27 października 2020 r., nr 0112-KDIL3.4012.495.2020.1.JK uznał, że: "(...) W przypadku wystawienia faktury uproszczonej - paragonu dokumentującego sprzedaż do kwoty 450 zł lub 100 euro, zawierającego numer NIP nabywcy (...) brak jest uzasadnienia na dodatkowe potwierdzenie zakupu »zwykłą« fakturą.

W takiej bowiem sytuacji dochodzi do podwójnego udokumentowania tej samej transakcji dwiema fakturami w rozumieniu przepisów ustawy, tj. najpierw fakturą uproszczoną, o której mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy i później »zwykłą« fakturą wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 1 ww. ustawy. W konsekwencji takich działań dochodzi do wprowadzenia do obrotu prawnego dwóch faktur (dwa równorzędne dokumenty w świetle przepisów ustawy) dokumentujących tę samą sprzedaż, co dla sprzedawcy skutkuje obowiązkiem zapłaty wynikającej z obu tych dokumentów kwoty podatku. Zgodnie bowiem z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Z obowiązku zapłaty podatku wynikającego z ww. paragonu fiskalnego nie zwalnia przy tym sprzedawcy fakt zwrotu tego paragonu przez nabywcę (...)".