Możliwość wystawiania faktur zbiorczych

Jestem czynnym podatnikiem VAT. Czy mogę wystawić na rzecz mojego kontrahenta fakturę zbiorczą z tytułu sprzedaży towarów dokonanych w tym samym miesiącu z jedną datą sprzedaży?

Zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Podatnicy mają możliwość wystawiania faktur zbiorczych. W praktyce faktury takie wystawiane są za okresy tygodniowe czy miesięczne (tożsame z kalendarzowymi).

Jak wyjaśnił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 8 kwietnia 2022 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.500.2021.2.ST:

• wystawianie faktur zbiorczych jest uprawnieniem sprzedawcy i w związku z tym nie ma on obowiązku wystawienia faktury zbiorczej - nawet na żądanie nabywcy,
• nie ma przeszkód, aby podatnik na jednej fakturze zawarł wszystkie transakcje dokonane w ciągu miesiąca kalendarzowego na rzecz jednego klienta.

W interpretacji tej czytamy: "(...) zobowiązani będą Państwo do udokumentowania sprzedaży poprzez wystawienie faktury, w terminie określonym w wyżej powoływanym art. 106i ust. 1 ustawy. Nie ma przy tym przeszkód, aby wystawiali Państwo faktury zbiorcze, na których będą Państwo ujmowali wszystkie transakcje dokonane w okresie 10-ciu dni lub w ciągu miesiąca kalendarzowego na rzecz jednego nabywcy (...). Przy czym zauważyć należy, że faktura zbiorcza nie może dokumentować sprzedaży już zafakturowanej - więc jeżeli udokumentują Państwo dostawę (...) fakturą standardową, to nie będzie możliwości ponownego jej zafakturowania fakturą zbiorczą (...)".

Również w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2024 r., nr 0114-KDIP4-1.4012.235.2024.1.RMA wyjaśniono, że: "(...) Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy A. ma zatem obowiązek wystawienia faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną na rzecz franczyzobiorcy. Przy czym może on wystawiać faktury zbiorcze, które uwzględnią większe grupy transakcji lub wszystkie transakcje zrealizowane przez tego franczyzobiorcę w danym miesiącu. Jednocześnie faktury dokumentujące dostawy towarów na rzecz franczyzobiorcy powinny być wystawione do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu pobrania przez franczyzobiorcę towarów z punktu sprzedaży w celu sprzedaży ostatecznemu odbiorcy (...)".

Dane, jakie powinna zawierać faktura określa art. 106e ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem faktura powinna zawierać m.in. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 (tj. otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży lub wykonaniem usługi), o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Jak wynika zatem z powyższego, faktura zbiorcza powinna zawierać dane wskazane w art. 106e ustawy, czyli m.in. datę dokonania lub zakończenia świadczenia usług lub datę otrzymania zapłaty (jeśli uiszczono należność przed wykonaniem usługi). Przy czym na fakturze zbiorczej należy wskazać wszystkie daty dokonanych transakcji, które ten dokument obejmuje.

Na temat określenia daty dostawy na fakturze zbiorczej wypowiedział się przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 11 maja 2023 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.110.2023.2.AWY. Stwierdził on, że na zbiorczej fakturze należy wskazywać daty poszczególnych dostaw, z tytułu dokonania których wystawiana jest ta faktura. Jak czytamy w tym zakresie: "(...) zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy faktura powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Przepis ten wprowadza obowiązek umieszczania ww. danych.

(...) wskazać należy, że w wystawionej fakturze dokumentującej dostawy zrealizowane w danym miesiącu (fakturze zbiorczej) obowiązani są Państwo zamieścić wszystkie daty poszczególnych transakcji dokumentowanych tą fakturą (podkreślenie redakcji) (...)".

Warto również w tym miejscu nadmienić, że bardzo często, faktura zbiorcza obejmuje wiele transakcji i wyszczególnienie wszystkich dat na jednym dokumencie jest po prostu niemożliwe z przyczyn technicznych, z uwagi na ograniczenia programów księgowych. Wydaje się, że w takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest sporządzenie załącznika do faktury, w którym można ująć wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT. Taki załącznik powinien stanowić integralną część faktury a nie odrębny dokument. Postępowanie takie nie powinno być, zdaniem redakcji, kwestionowane.

Również w ww. interpretacji z dnia 11 maja 2023 r. wyjaśniono: "(...) Państwa wątpliwości dotyczą tego, czy mogą Państwo przedstawić na fakturze daty kolejnych transakcji poprzez:

• wprowadzenie dodatkowej kolumny w tabeli (obok wartości brutto, wartości netto i stawki podatku),
• wskazanie ich w głowie faktury poprzez wymienienie kolejnych dat transakcji z zachowaniem chronologii analogicznej z kolejnością wskazywania kolejnych pozycji na fakturze,
• wpisanie ich w nazwie każdej pozycji na fakturze.

Ustawodawca nie określił graficznego wyglądu faktury, ale jedynie wymienił elementy, które powinny się na niej znaleźć. Należy uznać, że zaproponowane przez Państwa rozwiązania kwestii ujęcia na fakturze zbiorczej dat transakcji sprzedaży dokonanych w ciągu miesiąca nie stoją w sprzeczności z powołanymi wcześniej przepisami i wypełniają dyspozycję zawartą w art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy. W związku z tym nie ma przeszkód, by na fakturze zbiorczej ujmowali Państwo daty sprzedaży stosując wyżej wymienione sposoby (...)".

Warto również zasygnalizować, że data wystawienia faktury zbiorczej nie decyduje (poza pewnymi wyjątkami) o terminie powstania obowiązku podatkowego w VAT (istotna jest - co do zasady - data dokonania poszczególnych dostaw/wykonanych usług/otrzymania zaliczek).