Kasa fiskalna w działalności usługowej

1. Forma zapłaty a wyliczenie wartości sprzedaży uprawniającej do zwolnienia z kasy

Rozpocząłem prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług elektrycznych 12 lutego 2025 r., zaś pierwszej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej udokumentowanej fakturą i opłaconej przelewem dokonałem 17 czerwca br. Czy do limitu uprawniającego do korzystania ze zwolnienia ze stosowania kasy (tj. wynoszącego 10.849,32 zł) należy wliczać sprzedaż potwierdzoną fakturą, za którą zapłata następuje gotówką i przelewem czy tylko gotówką?

Ogólną zasadą wynikającą z przepisów ustawy o VAT jest to, że podatnicy, którzy dokonują sprzedaży m.in. na rzecz osób prywatnych, sprzedaż tę muszą ewidencjonować w kasie fiskalnej. Jednakże rozporządzeniem w sprawie zwolnień w danym roku podatkowym, nie dłużej niż do końca 2027 r. ustawodawca zwolnił z obowiązku stosowania kas rejestrujących niektóre grupy podatników.

Określone w tym rozporządzeniu zwolnienia mają zarówno charakter przedmiotowy, czyli dotyczą ściśle określonych czynności oraz podmiotowy i wtedy dotyczą całej działalności podatnika.

Zwolnienie z ewidencjonowania ze względu na wartość sprzedaży przysługuje podatnikom rozpoczynającym po dniu 31 grudnia 2024 r. sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywana przez nich wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20.000 zł (§ 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień). Jeżeli jednak w trakcie 2025 r. wartość sprzedaży proporcjonalnie do okresu dokonywanej sprzedaży przekroczy określony limit, zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczono ww. limit (§ 5 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień).

Z kolei zwolnienia przedmiotowe dotyczące ściśle określonych czynności uregulowane są w § 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień. Zgodnie z tym przepisem, do dnia 31 grudnia 2027 r. zwolniona z rejestracji w kasie jest sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia.

Na mocy § 2 ust. 1 w związku z poz. 42 załącznika do ww. rozporządzenia, świadczenie usług na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych zwolnione jest z ewidencjonowania pod warunkiem, że świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie będzie wynikało, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Pamiętać jednak należy, że - co do zasady - przedmiotem świadczenia nie mogą być usługi wymienione w § 4 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia. Zatem, pomimo że sprzedaż ze względu na formę zapłaty podlega zwolnieniu przedmiotowemu z ewidencjonowania, to uzyskaną wartość sprzedaży z tytułu tej czynności, należy uwzględnić wyliczając kwotę uprawniającą do zwolnienia podmiotowego z obowiązku stosowania kasy fiskalnej.

Jeśli chodzi o sposób obliczenia wartości sprzedaży uprawniającej do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas, to trzeba zaznaczyć, że w § 3 ust. 3 rozporządzenia wprost wskazano, że przy obliczaniu wartości sprzedaży, o której mowa, nie uwzględnia się należnego podatku VAT. Ponadto nie można wyłączać z tej kwoty sprzedaży usług i towarów, które na mocy rozporządzenia w sprawie zwolnień zostały zwolnione z ewidencjonowania za pomocą kas, a wymienione w załączniku do tego rozporządzenia. Wyjątkiem są jedynie czynności wymienione w poz. 40 i poz. 50 załącznika do rozporządzenia. Są to transakcje dostawy nieruchomości oraz dostawy towarów i świadczenia usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym zaliczane są przez podatnika do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą.

Podsumowując, obliczając wartość sprzedaży uprawniającą do zwolnienia z obowiązku stosowania kas należy zsumować całą dokonywaną przez podatnika sprzedaż usług na rzecz osób fizycznych, niezależnie od formy dokonanej płatności, tj. gotówką czy przelewem na rachunek bankowy (bez znaczenia jest tu fakt udokumentowania takiej sprzedaży fakturą).

Warto również dodać, że w przypadku przekroczenia w 2025 r. limitu wartości sprzedaży uprawniającej do zwolnienia z obowiązku stosowania kasy rejestrującej (tj. 10.849,32 zł - jak wynika z pytania) z tytułu sprzedaży usług na rzecz osób fizycznych (niezależnie od formy dokonywanej płatności: gotówką czy przelewem) spowoduje obowiązek rozpoczęcia ich ewidencjonowania w kasie rejestrującej po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym wartość sprzedaży przekroczy ten limit.

Podatnik nie będzie musiał jednak ewidencjonować sprzedaży usług, jeśli będą one świadczone z zachowaniem warunków określonych w poz. 42 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień.

2. Naprawa pojazdów - od kiedy kasa rejestrująca?

Jestem mechanikiem i od września 2025 r. prowadzę warsztat samochodowy. Od kiedy jestem zobowiązany do stosowania kasy fiskalnej, jeśli usługi świadczę głównie na rzecz osób fizycznych?

W § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień ustawodawca wymienił czynności, które zostały bezwzględnie wyłączone ze zwolnień z ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. W myśl § 4 ust. 1 pkt 2 lit. c) zwolnień, o których mowa w § 2 i § 3 rozporządzenia nie stosuje się przy świadczeniu usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania.

Ustawodawca w przepisie tym, nie zdefiniował co należy rozumieć pod pojęciem "naprawa". W internetowym Słowniku języka polskiego (www.sjp.pwn.pl), naprawa - to usunięcie w czymś usterek, uszkodzeń i doprowadzenie czegoś do stanu używalności.

Zatem, jeśli podatnik świadczy usługi naprawy pojazdów silnikowych na rzecz osób prywatnych lub rolników ryczałtowych - to musi je ewidencjonować w kasie fiskalnej.

Jeśli chodzi o moment rozpoczęcia ewidencjonowania tych usług, to w myśl § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia podatnicy wykonujący czynności wymienione w § 4 rozporządzenia tracą prawo do korzystania ze zwolnienia podmiotowego z ewidencjonowania z chwilą wykonania takiej czynności.

3. Nieodpłatne udostępnienie samochodu pracownikowi

W prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług budowlanych posiadamy samochód osobowy, przy nabyciu którego odliczyliśmy 50% podatku naliczonego. Samochód jest użytkowany przez pracowników do jazd służbowych i prywatnych. Czy czynność nieodpłatnego udostępnienia tego samochodu pracownikowi do jego celów prywatnych podlega ewidencji w kasie rejestrującej?

Aby prawidłowo udzielić odpowiedzi na pytanie podatnika, w pierwszej kolejności należy ustalić, czy nieodpłatne używanie przez pracownika samochodu służbowego do jego celów prywatnych podlega opodatkowaniu VAT.

Z przepisów ustawy o VAT wynika, że użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym m.in. do celów osobistych jego pracowników, uznawane jest zasadniczo za odpłatne świadczenie usług, podlegające opodatkowaniu VAT. Zasada ta ma zastosowanie tylko wówczas, gdy podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia VAT z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych (art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).

Zatem, w przypadku gdy podatnik udostępnia nieodpłatnie swojemu pracownikowi należący do jego przedsiębiorstwa samochód, to mamy do czynienia z nieodpłatnym świadczeniem usług, które co do zasady podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.

W myśl jednak art. 8 ust. 5 ustawy o VAT, obowiązek wykazania VAT należnego nie występuje w przypadku używania samochodu służbowego do celów prywatnych pracowników podatnika, jeżeli podatnikowi przysługiwało - w całości lub w części - prawo do odliczenia 50% kwoty VAT z tytułu:

1) nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów lub

2) nabycia, importu lub wytworzenia części składowych do tych pojazdów, jeżeli z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów podatnikowi nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT.

Tak więc w sytuacji, gdy z tytułu nabycia pojazdu samochodowego podatnikowi przysługiwało ograniczone prawo do odliczenia, nieodpłatne udostępnianie tego pojazdu pracownikowi do celów prywatnych - w myśl art. 8 ust. 5 ustawy o VAT - nie podlega opodatkowaniu VAT. W konsekwencji czynność ta nie podlega ewidencji w kasie fiskalnej.

4. Świadczenie usług przedmiotowo zwolnionych z VAT

Obecnie rozpoczęłam świadczenie usług medycznych jako lekarz stomatolog, w związku z tym jestem zobowiązana do rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy. Jak mam rejestrować w kasie sprzedaż usług przedmiotowo zwolnionych z VAT?

Sposób ewidencjonowania obrotów w kasie fiskalnej przez podatnika wykonującego czynności zwolnione od podatku określony jest w § 4 rozporządzenia w sprawie kas. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT, tj. wykonujący czynności wyłącznie zwolnione od podatku bądź też u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, ewidencjonują wartość sprzedaży jako sprzedaż zwolnioną. Oznacza to, iż w pamięci fiskalnej kasy usługi świadczone przez podatnika w zakresie opieki medycznej zaprogramowane powinny być jako zwolnione z VAT.

W myśl bowiem § 6 ust. 1 pkt 5 ww. rozporządzenia, do przyporządkowania w kasie rejestrującej stawki podatku do nazw towarów i usług podatnicy stosują oznaczenia literowe od "A" do "G", przy czym przykładowo:

• literze "A" przyporządkowana jest stawka podstawowa,
• literze "B" stawka w wysokości 7% albo 8% zaś
• literze "E" zwolnienie od podatku.

Zatem, jak wynika z powyższego, usługi świadczone przez podatnika w zakresie opieki medycznej (zwolnione przedmiotowo od podatku VAT) w pamięci kasy fiskalnej powinny być zaprogramowane pod literą "E".

5. Rejestracja zaliczki w kasie fiskalnej

Ewidencjonuję w kasie fiskalnej świadczenie usług koparką na rzecz osób prywatnych. Czy wpłacane przez te osoby zaliczki na poczet przyszłej sprzedaży podlegają rejestracji w kasie fiskalnej?

W myśl art. 19a ust. 8 ustawy o VAT otrzymanie przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty (m.in. przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty) powoduje powstanie obowiązku podatkowego z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty (z zastrzeżeniem, które nie ma zastosowania do sprzedaży towarów).

Oznacza to, że każdą wpłatę dokonywaną przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego - co do zasady - należy zaewidencjonować w kasie fiskalnej (jeżeli podatnik nie korzysta z żadnych zwolnień z ewidencjonowania).

Obowiązek wystawienia i wydania paragonu w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) uregulowano w § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas. W przepisie tym zapisano, że obowiązek wystawienia i wydania paragonu fiskalnego, bez żądania nabywcy, w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości lub części zapłaty:

• w gotówce - powstaje z chwilą jej otrzymania, zaś
• za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem - powstaje niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Zatem otrzymanie (w gotówce lub za pośrednictwem rachunku bankowego) przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zaliczki) podlega ewidencjonowaniu w kasie fiskalnej na zasadach określonych w § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas. Pamiętać także należy, aby na paragonie potwierdzającym otrzymaną zaliczkę widniała nazwa usługi, na poczet sprzedaży której została ona pobrana.