Zawiadomienie o zapłacie należności na rachunek inny niż wskazany w wykazie podatników VAT

1. Obowiązek posiadania rachunku rozliczeniowego przez przedsiębiorców

W myśl art. 96b ust. 3 ustawy o VAT wśród szczegółowych danych zawartych w elektronicznym wykazie podatników VAT prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej znajdują się m.in. numery rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz. U. z 2024 r. poz. 1646 ze zm.) lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą:

a) wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym oraz

b) potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 Ordynacji podatkowej, z wyjątkiem rachunków prowadzonych przez Narodowy Bank Polski.

Jak wynika bowiem z art. 108e ustawy o VAT podatnicy, którzy dokonują dostawy oraz nabyć towarów/usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT zobowiązani są posiadać rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w SKOK otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, prowadzony w walucie polskiej.

Z kolei dla każdego przedsiębiorcy posiadającego rachunek rozliczeniowy, bądź imienny rachunek w SKOK, bank lub SKOK otwiera rachunek VAT. Dotyczy to nie tylko podatników VAT czynnych, ale również zwolnionych z tego podatku. Podkreślić należy, że numer rachunku VAT, jaki został nadany przedsiębiorcy w związku z jego utworzeniem przez bank, jest numerem wyłącznie do jego wiadomości. Nie podaje on tego numeru na wystawianych fakturach, ponieważ nie ma możliwości, aby kontrahent dokonał przelewu jakiejkolwiek kwoty bezpośrednio na rachunek VAT.

2. Stosowanie mechanizmu MPP

Podatnicy dokonujący płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15.000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej mają obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności. Sprzedawca ma zaś w takiej sytuacji obowiązek przyjąć płatność w ramach MPP (art. 108a ust. 1a i 1b ustawy o VAT).

W myśl art. 108a ust. 2 ustawy o VAT, zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności polega na tym, że:

1) zapłata kwoty odpowiadającej całości albo części kwoty podatku wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek VAT, natomiast

2) zapłata całości albo części kwoty odpowiadającej wartości sprzedaży netto wynikającej z otrzymanej faktury dokonywana jest na rachunek bankowy albo na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, dla których jest prowadzony rachunek VAT, albo jest rozliczana w inny sposób.

Zapłaty z zastosowaniem tego mechanizmu należy dokonywać w złotych polskich przy użyciu komunikatu przelewu udostępnionego przez bank lub SKOK, przeznaczonego do dokonywania płatności w mechanizmie podzielonej płatności.

Zatem przelewy przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności dokonywane są na rachunek rozliczeniowy przedsiębiorcy, a bank, na podstawie komunikatu przelewu dokonuje odpowiedniego "zaliczenia" wskazanej w tym komunikacie kwoty na rachunek VAT podatnika.

3. Odpowiedzialność solidarna nabywcy

Z przepisów art. 117ba ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.) wynika, że nabywca (podatnik VAT) odpowiada solidarnie wraz z dostawcą towaru lub usługodawcą (zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT) za jego zaległości podatkowe - w przypadku zapłaty należności za dostawę towarów lub świadczenie usług na rachunek inny niż rachunek dostawcy zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów prowadzonym przez szefa KAS. Odpowiedzialność ta ograniczona jest do wysokości kwoty podatku VAT, proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług.

Jedną z przesłanek dochowania należytej staranności w transakcjach krajowych jest sprawdzanie kontrahentów w elektronicznym wykazie podatników VAT (tzw. białej liście), prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Korzystanie z tzw. białej listy nie jest obowiązkowe, jednak brak weryfikacji kontrahenta może spowodować zarzut niedochowania należytej staranności w kontaktach z kontrahentem i skutkować jednocześnie brakiem prawa do odliczenia VAT od zakupu towaru/usługi.

Odpowiedzialności solidarnej nie stosuje się, jeżeli zapłata należności przez podatnika:

1) wynika z transakcji innej niż określona w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.) lub

2) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o VAT, a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie o zapłacie należności na ten rachunek do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu, lub

3) została dokonana przelewem na rachunek banku lub rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej:

a) służący do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez ten bank lub tę kasę wierzytelności pieniężnych lub

b) wykorzystywany przez ten bank lub tę kasę do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, lub

c) prowadzony przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym

- jeżeli odpowiednio bank, spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z informacją o numerze rachunku do zapłaty, przekazali podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest rachunkiem, o którym mowa w lit. a), b) lub c), lub

4) została dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, o którym mowa w art. 108a ustawy o VAT, lub

5) wynika z faktury dokumentującej czynności z tytułu WNT, importu towarów, importu usług lub dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę.

Tak wynika z art. 117ba § 1 i § 3 Ordynacji podatkowej.

4. Zawiadomienie o zapłacie należności na rachunek spoza wykazu podatników

Nabywca - na podstawie art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej - może uniknąć wyżej wskazanych negatywnych konsekwencji, jeżeli dokona zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP), bądź też złoży zawiadomienie na formularzu ZAW-NR o zapłacie należności na rachunek bankowy inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.

Wzór powyższego zawiadomienia został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 1 lipca 2020 r. (Dz. U. poz. 1188 ze zm.).

Na stronie internetowej https://www.podatki.gov.pl/zawiadomienie-zaw-nr/ czytamy, że zawiadomienie można złożyć:

• za siebie,
• za inną osobę fizyczną,
• za inny podmiot, który nie jest osobą fizyczną.

Aby jednak złożyć zawiadomienie w imieniu innych podatników należy posiadać pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) lub szczególne (PPS-1).

Dokument ZAW-NR można złożyć zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej (za pomocą serwisu e-Urząd Skarbowy znajdującego się na stronie internetowej https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/).

Uwaga

Zawiadomienie ZAW-NR należy złożyć przy pierwszej wpłacie na rachunek kontrahenta nieznajdujący się w wykazie podatników VAT. Jeżeli podatnik ponownie przeleje środki na to samo konto kontrahenta (zgłoszone już wcześniej jako niefigurujące w wykazie), nie musi kolejny raz składać zawiadomienia (art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej).