Skutki podatkowe wystawienia faktury poza KSeF - odpowiedź na interpelację poselską

Kwestia skutków podatkowych i cywilnoprawnych faktur wystawianych poza KSeF i przekazywanych do Systemu była przedmiotem interpelacji poselskiej nr 14723.

W odpowiedzi na ww. interpelację udzieloną w dniu 13 lutego 2026 r., nr DAK1.054.8.2026 Minister Finansów i Gospodarki w pierwszej kolejności wskazał, że regulacje w zakresie momentu otrzymania każdego rodzaju faktury zawarte są w ustawie o VAT.

Przypomniano, że faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji pomiędzy kontrahentami. Powołując się na definicje faktury zawarte w art. 2 pkt 31, 32, 32a ustawy o VAT podkreślono, że faktura dokumentująca (potwierdzająca) daną transakcję jest jedna, wprowadzenie obligatoryjnego fakturowania w KSeF nie zmienia zasad rozliczeń podatkowych, a jedynie - w opinii resortu - porządkuje system obiegu faktur w gospodarce.

W interpelacji poruszono zagadnienie:

"(...) gdy podatnik wystawia fakturę VAT w postaci elektronicznej i przekazuje ją kontrahentowi, realizując tym samym ustawowy obowiązek dokumentacyjny. Następnie, zgodnie z nowymi regulacjami, ta sama faktura ma zostać przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur, przy czym czynność ta może nastąpić po upływie kilku dni lub nawet tygodni od dnia jej wystawienia.

W rezultacie data przesłania dokumentu do KSeF różni się od daty jego wystawienia i pierwotnego doręczenia nabywcy (...)". MF wskazał, że w takiej sytuacji należy odróżnić dwie sytuacje.

» Wystawienie faktury z pominięciem KSeF

Zdaniem MF, przez wystawienie faktury poza KSeF należy rozumieć - stosownie do art. 2 pkt 32 ustawy - wystawienie faktury elektronicznej (z pominięciem wzoru faktury ustrukturyzowanej) i otrzymanie jej przez nabywcę w dowolnym formacie elektronicznym. Taka faktura elektroniczna, jak czytamy w ww. odpowiedzi na interpelację:

"(...) nigdy nie zostanie przesłana do KSeF - została wystawiona m.in. bez zachowania wymogu wzoru faktury ustrukturyzowanej, co uniemożliwia jej przesłanie do KSeF z powodów technicznych i prawnych. Datą powstania prawa do odliczenia w tym przypadku będzie data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę (z pominięciem KSeF) (podkreślenie redakcji) (...)".

» Wystawienie faktury w trybie offline24

Procedury związane ze stosowaniem trybu offline24 określone są w art. 106nda ustawy o VAT. Z przepisów tych wynika, że jeśli podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline24, to taka faktura jest przygotowywana zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej i jest przesyłana najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu do KSeF.

Podkreślono, że taka faktura jest otrzymywana przez nabywcę będącego krajowym podatnikiem VAT przy użyciu KSeF, zaś za datę otrzymania faktury w KSeF uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego ją w tym Systemie.

Zwrócono także uwagę, że w przypadku dokonywania m.in. sprzedaży na rzecz osoby fizycznej niebędącej podatnikiem lub na rzecz podatnika nieposiadającego siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej faktura jest udostępniana takiemu nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Za datę otrzymania faktury uznaje się wtedy datę faktycznego otrzymania jej przez nabywcę.

W konsekwencji, jak czytamy:

"(...) regulacje dotyczące trybu offline24 wskazują, iż można wystawić tylko fakturę zgodną z wzorem faktury ustrukturyzowanej, a nie fakturę elektroniczną wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie i istnieje obowiązek jej przesłania do KSeF. Nabywca (podatnik) otrzymuje ją w KSeF przy użyciu tego systemu.

W świetle tych regulacji prawo do odliczenia u nabywcy z takiej faktury (przy spełnieniu wszystkich przesłanek warunkujących prawo do odliczenia) powstaje w rozliczeniu za okres, w którym tę fakturę otrzymał, a datą otrzymania tej faktury jest data przydzielenia numeru KSeF tej fakturze (...)".

Oznacza to, zdaniem MF, że prawo do odliczenia VAT u nabywcy z takiej faktury (przy spełnieniu wszystkich przesłanek warunkujących to prawo do odliczenia) powstaje w rozliczeniu za okres, w którym tę fakturę otrzymał, a datą otrzymania jest data przydzielenia numeru KSeF tej fakturze.

Ponadto wyjaśniono:

"(...) Jeżeli nabywca otrzyma dokument przygotowany według wzoru faktury ustrukturyzowanej i dokument ten jest opatrzony kodami QR zgodnie z zasadami przewidzianymi dla trybu offline24, ale poza KSeF przed przesłaniem go do tego systemu (co w świetle regulacji art. 106nda jest działaniem nieprawidłowym ze strony sprzedawcy) nabywca nie może ponosić konsekwencji nieprawidłowo wydanej faktury przez sprzedawcę - zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Moment otrzymania faktury należy ustalać na podstawie faktycznego momentu otrzymania tego dokumentu.

W świetle przedstawionej wykładni należy zwrócić uwagę na negatywne konsekwencje, które mogą zaistnieć w związku ze współpracą z podmiotami, którzy nie stosują się do obowiązujących przepisów w zakresie VAT.

W przypadku faktur wystawionych i otrzymanych poza KSeF kluczowe dla nabywcy pozostaje zachowanie należytej staranności przy korzystaniu z odliczenia VAT. W ramach dobrych praktyk zasadne pozostaje również uzyskanie dokumentu w KSeF - faktura otrzymana w tym systemie potwierdza bowiem prawidłowość postępowania ze strony sprzedawcy (...)".

Dodatkowo wskazano:

"(...) Nałożenie na nabywcę obowiązku zweryfikowania czy faktura została prawidłowo wystawiona poza KSeF byłoby (...) niewspółmierne, a nawet niemożliwe do wykonania.

Przypominamy, że do końca 2026 r. nie ma kar za błędne stosowanie KSeF (...)".