Dokumentowanie najmu lokalu użytkowego

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 6 lutego 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.827.2025.2.MSO wyjaśnił, że: podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT, do dokumentowania transakcji związanych z najmem lokalu użytkowego na żądanie swojego kontrahenta (przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą) powinien stosować przepisy ustawy o VAT, czyli wystawiać faktury.

Podatnicy, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego nie muszą wystawiać faktur. Fakturę muszą wystawić jedynie wówczas, gdy nabywca wystąpi z żądaniem jej wystawienia w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Obowiązek wystawienia faktury przez podatnika zwolnionego z VAT występuje zatem wyłącznie na wniosek nabywcy zgłoszony w ww. terminie (art. 106b ust. 2 i 3 ustawy o VAT).

Z rozpatrywanej przez organ podatkowy sprawy wynika, że wnioskodawca jest na emeryturze i wynajmuje lokal użytkowy dla przedsiębiorców (nie na cele mieszkalne). Nie posiada numeru NIP i nie jest płatnikiem podatku VAT. Korzysta ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT. Czynność wynajmu lokalu dokumentuje rachunkiem.

W ocenie organu podatkowego: "(...) Transakcje związane z najmem lokalu użytkowego dokonywane na rzecz innych podatników nie powinny być dokumentowane rachunkiem, jak wskazuje Pan w opisie sprawy. W tym przypadku bowiem dla potrzeb udokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT wystawiana jest faktura w oparciu o regulacje wynikające z ustawy o VAT. Ta zasada dotyczy nie tylko samego czynszu z tytułu najmu lokalu, ale również opłat eksploatacyjnych, w sytuacji gdy obciąża Pan nimi swojego kontrahenta.

Tym samym - jeżeli łączna wartość sprzedaży na rzecz ww. kontrahenta udokumentowana fakturą wystawioną przez Pana w danym miesiącu nie przekroczy kwoty 10.000 zł, to nie będzie Pan miał obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w okresie do końca 2026 r. Obowiązek wystawienia faktur ustrukturyzowanych w takim przypadku wystąpi od 1 stycznia 2027 r. Natomiast jeśli łączna wartość sprzedaży z wystawionych w danym miesiącu faktur przekroczy kwotę 10.000 zł, to będzie Pan miał obowiązek stosowania KSeF od 1 kwietnia 2026 r. (podkreślenie redakcji) (...)".

Jednocześnie od 1 lutego 2026 r., zgodnie z § 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, faktura dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy powinna zawierać dane, o których mowa w § 3 pkt 1 lit. a-g). Zatem w przypadku wystawiania faktur ustrukturyzowanych i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy - należy uwzględnić numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a gdy podatnik nie jest zarejestrowany na potrzeby podatku - numer identyfikacji podatkowej podatnika.

Dyrektor KIS uwzględniając ww. przepisy i stan faktyczny wyjaśnił, że:

"(...) Skoro będzie miał Pan obowiązek wystawiania ww. faktur przy użyciu KSeF od 1 stycznia 2027 r., to do wystawiania faktur w KSeF niezbędne będzie posiadanie przez Pana identyfikatora podatkowego w postaci numeru NIP. Tym samym w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF będzie Pan zobowiązany do wystąpienia do organu podatkowego o nadanie numeru NIP. Nie można więc zgodzić się z Panem, że nie musi Pan wystąpić o nadanie numeru NIP. Nie można też przyjąć, że wynajmując kontrahentowi lokal użytkowy, nie prowadzi Pan działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy o VAT (podkreślenie redakcji) (...)".

Warto nadmienić, że w zaktualizowanym podręczniku MF dotyczącym KSeF 2.0 pt. "Cz. II Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF" odnośnie świadczenia usług najmu wyjaśniono, że:

• w przypadku najmu na cele mieszkaniowe (czynność zwolniona na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy) lub na cele użytkowe (zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy), dokonywanego przez osobę fizyczną na rzecz innej osoby fizycznej - zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a) ustawy - nie wystąpi obowiązek wystawienia faktury nawet na żądanie nabywcy usługi; nie ma jednak przeszkód, aby w takiej sytuacji podatnik wystawił fakturę dobrowolnie - w KSeF lub poza KSeF - decyzja należy tu do podatnika (faktury B2C są wyłączone z obowiązku ich wystawiania w KSeF, ale z możliwością dobrowolnego ich wystawienia w systemie),
• w przypadku najmu na cele użytkowe, dokonywanego przez osobę fizyczną korzystającą ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy, na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą - wystąpi obowiązek wystawienia faktury w przypadku zgłoszenia żądania nabywcy usługi, na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy; przy czym podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., a jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tego podatnika udokumentowana fakturami elektronicznymi lub fakturami w postaci papierowej, wystawionymi w danym miesiącu, będzie mniejsza lub równa 10.000 zł - to dopiero od 1 stycznia 2027 r.