Refakturowanie kosztów mediów na najemcę

Na podstawie art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, jeżeli podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Zasada wyrażona w tym przepisie ma zastosowanie również przy tzw. "przenoszeniu" kosztów za zużyte media na najemców, czyli osoby z nich korzystające. W praktyce czynność taka określana jest mianem "odsprzedaży" lub "refakturowania" usług.

Organy podatkowe opierając się na wyroku TSUE z dnia 16 kwietnia 2015 r., w sprawie C-42/14 czy wyroku NSA z dnia 7 października 2015 r., sygn. akt I FSK 906/15, przyjmują, że jeżeli najemca ma możliwość wyboru sposobu korzystania z mediów (np. wody, gazu, energii elektrycznej i cieplnej, odprowadzania ścieków) poprzez decydowanie o wielkości ich zużycia, to najem i media powinny być uważane za świadczenia odrębne. Sytuacja taka występuje w szczególności, gdy media rozliczane są w oparciu o wskazania liczników/podliczników lub gdy opłaty z tego tytułu ustalane są wg innych kryteriów (np. z uwzględnieniem liczby osób korzystających z nieruchomości, czy jej powierzchni).

Powyższe oznacza, że jeśli najemcy lokali mają wpływ na wielkość zużycia mediów (koszty dostarczonych mediów są rozliczane zgodnie z rzeczywistym ich zużyciem, np. w oparciu o wskazania liczników), to najem tych lokali oraz związane z nim media stanowią odrębne i niezależne świadczenia, które podlegają opodatkowaniu według stawek właściwych dla danej czynności (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 8 stycznia 2025 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.699.2024.3.KO). Jednocześnie warto mieć na uwadze, że:

• w przypadku najmu nieruchomości o charakterze mieszkalnym bądź użytkowym, przenoszone na najemców koszty eksploatacyjne dotyczące części wspólnych nieruchomości powinny być traktowane jako jedna usługa ze świadczeniem głównym - usługą wynajmu lokalu i opodatkowane według zasad właściwych dla usługi wynajmu danego lokalu (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 30 stycznia 2024 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.525.2023.2.AS),
• opłata za odbiór odpadów komunalnych/wywozu nieczystości (śmieci) powinna być traktowana również jako jedna usługa ze świadczeniem głównym - usługą najmu i opodatkowana według stawki właściwej dla usługi najmu (vide: interpretacje indywidualne Dyrektora KIS z dnia 15 stycznia 2026 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.961.2025.2.PRP czy z dnia 9 grudnia 2025 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.694.2025.3.KO).