Rozliczenie ulgi na złe długi przez podatnika stosującego metodę kasową

Czy mały podatnik rozliczający podatek VAT metodą kasową jest uprawniony do skorzystania z tzw. ulgi na złe długi w sytuacji, gdy jego kontrahent, niebędący czynnym podatnikiem VAT, nie uregulował należności za fakturę?

1. Moment powstania obowiązku podatkowego u małych podatników rozliczających VAT metodą kasową

Podmiot uznany za małego podatnika w świetle art. 2 pkt 25 ustawy o VAT ma prawo korzystać z tzw. metody kasowej rozliczania VAT. W takiej sytuacji na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje:

• z dniem otrzymania całości lub części zapłaty - w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz czynnego podatnika VAT,
• z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi - w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu, który nie jest czynnym podatnikiem VAT

- po uprzednim zawiadomieniu na piśmie naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosował tę metodę.

Otrzymanie zapłaty w części powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części. Mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową, składają w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy kwartalne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale (z pewnymi wyjątkami, które tu pomijamy).

2. Ulga na złe długi u wierzyciela - stanowisko organu podatkowego

Z przepisów ustawy o VAT wynika, że podatnik może skorygować podstawę opodatkowania oraz podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. Korekta dotyczy również podstawy opodatkowania i kwoty podatku przypadającej na część kwoty wierzytelności, której nieściągalność została uprawdopodobniona.

Nieściągalność wierzytelności - stosownie do zapisu art. 89a ust. 1a ustawy o VAT - uważa się za uprawdopodobnioną, w przypadku gdy wierzytelność nie została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Podatnik (wierzyciel) - na podstawie art. 89a ust. 2 ustawy - ma prawo skorzystać z tzw. ulgi na złe długi w przypadku, gdy spełnione są następujące warunki:

• wierzyciel jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny, na dzień poprzedzający dzień złożenia deklaracji podatkowej, w której dokonuje ww. korekty,
• od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 3 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona.

W przypadku dostawy towaru lub świadczenia usług dokonanych na rzecz podmiotu innego niż podatnik, o którym mowa w art. 15 ust. 1, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, czyli na rzecz konsumenta lub podatnika zwolnionego z VAT, w myśl art. 89a ust. 2a ustawy o VAT korekta, o której mowa w art. 89a ust. 1 ustawy o VAT, może zostać dokonana, jeżeli:

• wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego lub
• wierzytelność została wpisana do rejestru długów prowadzonego na poziomie krajowym, lub
• wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką na podstawie odrębnych przepisów.

Korekty takiej można dokonać pod warunkiem, że do dnia złożenia przez niego deklaracji za ten okres rozliczeniowy, należność nie została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie. W przypadku, gdy po skorzystaniu przez wierzyciela z ulgi na złe długi należność zostanie uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie, będzie on miał obowiązek zwiększenia podstawy opodatkowania i podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana lub zbyta. W przypadku częściowego uregulowania należności, podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego zwiększa się w odniesieniu do tej części.

Problem przedstawiony w pytaniu dotyczy możliwości skorzystania z tzw. ulgi na złe długi przez małego podatnika, który rozlicza się metodą kasową i dokonuje sprzedaży na rzecz podmiotu, który nie jest czynnym podatnikiem VAT. W takim przypadku (gdy podatnik nie otrzymał zapłaty należności z faktury) prawo do korekty w ramach ulgi na złe długi jest możliwe do realizacji dopiero w rozliczeniu za okres, w którym powstanie obowiązek podatkowy, tj. w deklaracji podatkowej za okres, w którym upłynął 180. dzień od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (o ile oczywiście zostaną spełnione warunki wynikające z art. 89a ust. 2 i 2a ustawy o VAT).

Podobnie wypowiedział się Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 30 stycznia 2026 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.882.2025.1.AA, tj.:

"(...) W przypadku małego podatnika, który rozlicza się metodą kasową i dokonuje sprzedaży na rzecz podmiotu innego niż podatnik będący zarejestrowanym, korekta podatku należnego z tytułu »ulgi na złe długi«, może być zastosowana nie wcześniej niż w okresie rozliczeniowym, w którym wykazany zostanie podatek należny z tytułu dokonanej dostawy towarów lub usług. Czyli w opisanym przez Państwa przypadku (nie otrzymają Państwo płatności od wybranych ubezpieczycieli Klientów innych niż podatnik) - w okresie, w którym przypada 180 dzień od wykonania usługi.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że są Państwo czynnym podatnikiem VAT, nie planują Państwo zbywać przedmiotowej wierzytelności, jak również nie upłynie 3 letni okres od daty wystawienia faktury, licząc od końca roku, w którym zostanie wystawiona. Ponadto wskazali Państwo, że upłynie 90 dniowy termin uprawdopodobniający nieściągalność wierzytelności.

Zatem (...) należy stwierdzić, że w okolicznościach przedstawionych w opisie sprawy, Państwo - jako wierzyciel - będą uprawnieni do dokonania korekty podatku należnego na podstawie art. 89a ust. 1 ustawy z tytułu nieuregulowanych przez TU wierzytelności w powiązaniu z art. 90 Dyrektywy (podkreślenie redakcji) (...)".

» Planowane zmiany

Warto zaznaczyć, że z projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (nr druku UD314) wynika, że planuje się doprecyzowanie przepisów w zakresie korzystania z tzw. ulgi na złe długi, tj. przez małych podatników rozliczających się metodą kasową, dokonujących sprzedaży na rzecz podmiotów innych niż czynni podatnicy VAT, w sytuacji, gdy uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności następuje przed powstaniem obowiązku podatkowego (poprzez dodanie w art. 89a ust. 3a ustawy).

W treści uzasadnienia do projektu ww. ustawy czytamy:

"(...) W tym przypadku obowiązek podatkowy u małego podatnika powstaje potencjalnie w terminie 180 dni, natomiast termin skorzystania z ulgi na złe długi wynosi 90 dni. W konsekwencji może dojść do sytuacji, gdzie MP będzie chciał skorzystać z ulgi na złe długi przed terminem powstania z tytułu tej dostawy obowiązku podatkowego.

Zmiany doprecyzowują sposób korzystania z tej ulgi poprzez wskazanie, że korekta podatku należnego z tytułu ulgi na złe długi może nastąpić nie wcześniej niż w okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy czyli z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi - w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu innego niż podatnik, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny (podkreślenie redakcji) (...)".

Powyższe zmiany mają wejść w życie z dniem 1 lipca 2026 r.