Anulowanie faktur przez podatników obowiązanych do korzystania z KSeF

Coraz więcej przedsiębiorców wystawia faktury za pośrednictwem KSeF, a proces fakturowania ulega postępującej elektronizacji. W związku z tym pojawia się pytanie, czy w realiach obowiązkowego KSeF nadal możliwe jest anulowanie faktury. Zagadnienie to nabiera szczególnego znaczenia w przypadku dokumentów, które zostały przygotowane, lecz nie zostały jeszcze przesłane do KSeF ani udostępnione nabywcy.

1. Brak możliwości anulowania faktury wystawionej w KSeF

Choć przepisy ustawy o VAT nie regulują procedury anulowania faktur, to nie oznacza, że przedsiębiorca w żadnym przypadku nie może anulować błędnie wystawionego dokumentu. Dotychczasowa, ugruntowana praktyka organów podatkowych wskazuje, że dopuszczalne jest anulowanie faktur, ale tylko wyjątkowo w określonych przypadkach. Zdaniem organów podatkowych anulowanie faktury może nastąpić po spełnieniu łącznie dwóch przesłanek, tj.:

• faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego,
• faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Zatem anulowanie faktury jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy dokument nie został wprowadzony do obrotu prawnego oraz nie dokumentuje rzeczywiście dokonanej czynności.

Natomiast faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) jest fakturą wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem ją identyfikującym w tym systemie. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje postać plików XML. W sytuacji gdy plik XML zostanie wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze zostanie nadany numer identyfikujący ją w KSeF, oznacza to, że faktura weszła do obrotu prawnego.

W związku z tym, jeśli w wystawionym dokumencie zidentyfikowano błędy, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą w celu poprawienia tych błędów. W takiej sytuacji w KSeF nie jest możliwe anulowanie wystawionej faktury.

Uwaga

W odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych nie przewidziano możliwości ich anulowania. Oznacza to, że w sytuacji, gdy po wystawieniu faktury sprzedawca stwierdzi w niej błąd, właściwym rozwiązaniem jest wystawienie w KSeF faktury korygującej. Natomiast anulowanie faktury wystawionej w wersji papierowej (przez tzw. najmniejszych podatników) nadal jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy dokument nie został wprowadzony do obrotu prawnego oraz nie dokumentuje rzeczywiście dokonanej czynności.

Przypomnijmy, iż z ustawy o VAT wynika, że podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą - w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. - wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników, udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu, jest mniejsza lub równa 10.000 zł. Podatnik utraci to prawo począwszy od faktury, którą przekroczy ww. wartość 10.000 zł.

2. Anulowanie projektu faktury niewprowadzonej do KSeF i nieudostępnionej nabywcy

W praktyce mogą zdarzyć się sytuacje, w których faktura przygotowana przez podatnika w jego systemie księgowym (tzw. "propozycja faktury") zostanie odrzucona w procesie wewnętrznej akceptacji (jeszcze przed przesłaniem faktury do KSeF i udostępnieniem jej nabywcy). Powstaje pytanie czy w takim przypadku podatnik ma możliwość anulowania takiego dokumentu.

Powyższa problematyka została poruszona przez Dyrektora KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 9 czerwca 2026 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.220.2026.2.AWY. Z opisu sprawy wynika, że w analizowanym przypadku mamy do czynienia nie z wystawioną fakturą, lecz z jej projektem, określanym jako "propozycja" faktury. Dokument ten nie został wprowadzony do KSeF ani udostępniony nabywcy, a przed jego przesłaniem do KSeF podlega wewnętrznej procedurze akceptacji. W przypadku braku akceptacji dokument zostaje odrzucony, co rodzi potrzebę jego usunięcia, określanego jako "anulowanie", jeszcze przed jego udostępnieniem nabywcy.

Organ podatkowy mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane w tym zakresie wyjaśnienia uznał, że:

"(...) skoro w opisanej sytuacji mamy do czynienia z fakturami, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego (nie zostały udostępnione nabywcy w żaden sposób i nie zostały przesłane do KSeF) oraz nie dokumentują one faktycznie wykonanych zdarzeń gospodarczych (ze względu np. na nieprawidłowy opis usługi, nieprawidłowe kwoty), to będą mieli Państwo prawo do anulowania tych faktur na etapie ich wewnętrznego tworzenia w systemie księgowym spółki. Tym samym, nie będą mieli Państwo obowiązku wprowadzania takich faktur i ich korekt do KSeF.

Jednocześnie podkreślić należy, że ewentualne »anulowanie«, o którym jest mowa w Państwa przypadku, odnosi się do dokumentu przygotowanego w pliku xml, który to jednakże nie został jeszcze przekazany do KSeF, a stanowi dopiero propozycję faktury podlegającą w Spółce wewnętrznej procedurze akceptacji i poprawieniu zidentyfikowanych błędów. KSeF nie przewiduje bowiem możliwości anulowania wystawionej za jego pośrednictwem faktury (...)".