Rozliczanie i wykazywanie transakcji w procedurach OSS i IOSS

1. Formularze składane w procedurze unijnej i nieunijnej OSS

Punkt kompleksowej obsługi OSS (One Stop Shop) umożliwia podatnikom deklarowanie oraz regulowanie podatku VAT należnego w państwach członkowskich, w których co do zasady nie posiadają oni siedziby działalności gospodarczej. Rozliczenie dokonywane jest za pośrednictwem portalu elektronicznego funkcjonującego w państwie członkowskim, w którym dany podatnik został zidentyfikowany dla potrzeb tej procedury, czyli w tzw. państwie członkowskim identyfikacji.

W ramach systemu OSS funkcjonują dwie odrębne procedury:

1) procedura nieunijna - przeznaczona dla podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej i świadczą na terytorium UE usługi na rzecz podmiotów niebędących podatnikami;

2) procedura unijna - z której może korzystać przedsiębiorca:

a) posiadający siedzibę działalności gospodarczej albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej - w celu deklarowania oraz zapłaty VAT należnego z tytułu:

• wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO),
• usług świadczonych na rzecz konsumentów, czyli w relacji B2C, jeżeli miejscem ich świadczenia jest państwo członkowskie, w którym podatnik nie posiada ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności;

b) nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej - w zakresie deklarowania i zapłaty VAT należnego z tytułu WSTO;

c) który przy wykorzystaniu interfejsu elektronicznego ułatwia dokonanie transakcji zgodnie z art. 7a ust. 2 ustawy o VAT - niezależnie od tego, czy posiada siedzibę działalności gospodarczej w Unii Europejskiej, czy też na terytorium państwa trzeciego - w odniesieniu do:

• WSTO,
• krajowych dostaw towarów dokonywanych na rzecz konsumentów, w przypadku których wysyłka lub transport rozpoczynają się i kończą na terytorium tego samego państwa członkowskiego.

Podatnik zidentyfikowany w Polsce dla celów procedury szczególnej OSS jest zobowiązany do składania odpowiednich deklaracji za pośrednictwem systemu e-Deklaracje. W przypadku procedury unijnej właściwym formularzem jest VIU-DO, natomiast dla procedury nieunijnej stosuje się formularz VIN-DO. Podatnicy korzystający z systemu IOSS składają z kolei deklarację VII-DO, przeznaczoną dla szczególnej procedury importu.

W przypadku OSS deklaracje składane są za okresy kwartalne, w terminie do końca miesiąca następującego po każdym zakończonym kwartale. Właściwym organem jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Obowiązek złożenia deklaracji istnieje za każdy kwartał kalendarzowy, nawet w sytuacji, gdy w danym okresie nie miała miejsca żadna dostawa towarów ani świadczenie usług objętych procedurą OSS.

Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym podatnik nie wykonał żadnych czynności objętych procedurą, a jednocześnie nie dokonuje korekt dotyczących wcześniejszych deklaracji, powinien złożyć tzw. deklarację zerową.

Należy przy tym pamiętać, że deklaracji VAT w ramach OSS nie można złożyć przed zakończeniem okresu, którego ona dotyczy. Najwcześniejszym możliwym terminem jej przesłania jest zatem pierwszy dzień następujący po zakończeniu danego kwartału.

Co istotne, termin na złożenie deklaracji nie ulega przesunięciu w przypadku, gdy jego ostatni dzień przypada w sobotę albo w dzień ustawowo wolny od pracy.

W celu prawidłowego złożenia deklaracji podatnik powinien:

• wypełnić właściwy formularz, wskazując okres rozliczeniowy, którego dotyczy deklaracja, oraz określić cel jej złożenia;
• przesłać deklarację elektronicznie za pośrednictwem systemu e-Deklaracje do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście;
• wykazać w części C deklaracji podatek VAT należny poszczególnym państwom członkowskim konsumpcji, w których miało miejsce świadczenie usług albo dostawa towarów.

Przed przesłaniem właściwej deklaracji możliwe jest również przygotowanie i wysłanie jej wersji roboczej. W tym celu jako cel złożenia należy wskazać "Wersja robocza deklaracji". Dokument taki służy wyłącznie weryfikacji poprawności danych. Nie stanowi deklaracji podatkowej i nie jest przekazywany do państw członkowskich konsumpcji.

Wszystkie wartości wykazywane w deklaracji VAT składanej w ramach OSS podaje się w euro. Kwoty te nie są zaokrąglane, co oznacza, że podatnik powinien wykazać oraz wpłacić dokładną wysokość należnego podatku.

Jeżeli należności z tytułu dostaw towarów lub świadczenia usług objętych procedurą unijną albo nieunijną były rozliczane w walucie innej niż euro, konieczne jest ich przeliczenie. W takim przypadku stosuje się kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny w ostatnim dniu danego okresu rozliczeniowego. Jeżeli EBC nie opublikował kursu w tym dniu, należy zastosować kurs opublikowany w kolejnym dniu. Zasady te wynikają z art. 130c ust. 7 oraz art. 133 ust. 6 ustawy o VAT.

Jeżeli natomiast usługi wykonywane w określonym państwie członkowskim konsumpcji korzystają w tym państwie ze zwolnienia z VAT, podatnik nie powinien ujmować ich w deklaracji OSS. W deklaracji należy natomiast wykazywać usługi z odpowiednim podziałem według stosowanych stawek VAT - w szczególności stawki podstawowej oraz stawek obniżonych, jeżeli dane państwo członkowskie przewiduje zastosowanie niższej stawki dla określonego rodzaju świadczenia.

Termin zapłaty podatku VAT odpowiada terminowi złożenia deklaracji i przypada na ostatni dzień miesiąca następującego po zakończeniu danego kwartału.

Wpłaty podatku należy dokonywać na rachunek bankowy Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście:

84 1010 1010 0165 9315 1697 8000

Dla płatności realizowanych z zagranicy:

IBAN: PL84 1010 1010 0165 9315 1697 8000

BIC: NBPLPLPW

Podatek rozliczany w ramach OSS powinien być wpłacany w euro.

Zapłaty nie należy dokonywać przy wykorzystaniu formularza przelewu podatkowego przewidzianego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego (Dz. U. z 2026 r. poz. 537) ani za pomocą bankowej formatki przeznaczonej do standardowych przelewów podatkowych.

Wpłaty można dokonać przy użyciu zwykłego formularza przelewu bankowego lub wpłaty gotówkowej, przy czym płatność powinna zostać wykonana w euro. W takim przypadku nie wypełnia się pola "symbol płatności". Kluczowe znaczenie ma natomiast prawidłowe uzupełnienie pola "tytuł", w którym należy podać przypisany do deklaracji numer UNR.

2. Deklaracja VII-DO służąca do rozliczenia VAT w szczególnej procedurze importu

IOSS, czyli Import One Stop Shop, jest szczególną procedurą umożliwiającą rozliczenie podatku VAT należnego z tytułu sprzedaży na odległość towarów importowanych - SOTI - należnego w państwie członkowskim konsumpcji, za pośrednictwem państwa członkowskiego identyfikacji.

Przy zastosowaniu IOSS dostawca dokonujący sprzedaży towarów o niskiej wartości, znajdujących się w państwie trzecim, na rzecz konsumentów z Unii Europejskiej nalicza VAT już w chwili sprzedaży towarów. Następnie deklaruje i odprowadza ten podatek za pośrednictwem systemu IOSS w państwie członkowskim, w którym został zidentyfikowany do tej procedury.

Towary objęte takim sposobem rozliczenia korzystają następnie ze zwolnienia z VAT w momencie importu. Mechanizm ten ma na celu uproszczenie odprawy celnej i umożliwienie sprawniejszego dopuszczenia towarów do obrotu.

Procedura IOSS jest dostępna dla podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej, jak również - na określonych zasadach - dla podatników niemających siedziby w UE, którzy dokonują SOTI dotyczącej towarów o wartości rzeczywistej nieprzekraczającej 150 euro.

Podatnik zarejestrowany dla potrzeb szczególnej procedury importu, a także pośrednik działający w jego imieniu, ma obowiązek składać deklaracje VAT właściwe dla tej procedury za pomocą środków komunikacji elektronicznej do właściwego urzędu skarbowego.

Jeżeli podatnik dokonujący SOTI zdecyduje się na korzystanie z usług pośrednika, obowiązek składania deklaracji VAT realizowany jest przez tego pośrednika.

Do rozliczenia podatku należnego w ramach szczególnej procedury importu służy formularz VII-DO - Deklaracja dla rozliczania podatku VAT w zakresie procedury importu.

W odróżnieniu od procedury OSS, w której zasadniczym okresem rozliczeniowym jest kwartał, deklaracja VII-DO składana jest za okresy miesięczne. Termin jej złożenia przypada na koniec miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie.

Obowiązek złożenia deklaracji występuje niezależnie od tego, czy w danym miesiącu rzeczywiście dokonano sprzedaży na odległość towarów importowanych.

Przykładowo deklarację VII-DO za sierpień 2026 r. należy złożyć najpóźniej do 30 września 2026 r.

Również w przypadku procedury IOSS podatnik lub pośrednik nie może przesłać deklaracji przed zakończeniem okresu rozliczeniowego. Oznacza to, że deklaracja może zostać wysłana elektronicznie najwcześniej pierwszego dnia po zakończeniu miesiąca, za który jest składana.

W celu prawidłowego rozliczenia procedury importu należy:

1) wypełnić formularz VII-DO, wskazując miesiąc oraz rok, których dotyczy rozliczenie;

2) przesłać deklarację za pomocą systemu e-Deklaracje do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście;

3) w części C deklaracji VII-DO wykazać podatek VAT należny wszystkim państwom członkowskim konsumpcji, w których znajdują się nabywcy towarów, czyli osoby niebędące podatnikami.

Także w przypadku deklaracji VII-DO przed jej ostatecznym złożeniem istnieje możliwość przygotowania wersji roboczej. Rozwiązanie to pozwala na wcześniejszą kontrolę poprawności danych i wyeliminowanie ewentualnych błędów jeszcze przed przesłaniem właściwej deklaracji.

Wersja robocza nie stanowi jednak deklaracji VAT i nie jest przekazywana właściwym administracjom podatkowym państw członkowskich konsumpcji.

Kwoty ujmowane w deklaracji VII-DO wykazywane są w euro i - analogicznie jak w przypadku OSS - nie podlegają zaokrągleniu ani w górę, ani w dół.

Przy wypełnianiu formularza VII-DO szczególnej uwagi wymagają pozycje 14 i 15 części C.1. dotyczące początku oraz końca okresu dostaw towarów. Pola te mają znaczenie w sytuacji, gdy za ten sam okres rozliczeniowy składana jest więcej niż jedna deklaracja VAT w różnych państwach członkowskich Unii Europejskiej.

W pozycji 14 wskazuje się datę rozpoczęcia okresu rozliczeniowego objętego daną deklaracją. Data ta nie może przypadać przed 1 lipca 2021 r. i jednocześnie musi mieścić się w miesiącu oraz roku wskazanych w polach 5 i 6 formularza.

W pozycji 15 należy natomiast podać datę zakończenia okresu rozliczeniowego, którego dotyczy deklaracja. Także w tym przypadku wskazana data musi mieścić się w miesiącu i roku określonych w polach 5 oraz 6 formularza VII-DO.

Podatnik korzystający z procedury importu, a w przypadku ustanowienia pośrednika - pośrednik odrębnie dla każdego reprezentowanego podatnika - jest zobowiązany do wpłaty należnego VAT w euro.

Przy dokonywaniu płatności należy wskazać deklarację VAT, której dotyczy dana wpłata. Termin zapłaty upływa z końcem miesiąca następującego po miesiącu, za który składane jest rozliczenie. Podstawę tej regulacji stanowi art. 138g ust. 8 ustawy o VAT.

Każdej prawidłowo złożonej deklaracji VAT nadawany jest indywidualny, unikatowy numer referencyjny - UNR. Numer ten ma podstawowe znaczenie dla prawidłowego przypisania wpłaty i powinien być każdorazowo wskazywany przy dokonywaniu płatności.

W przypadku szczególnej procedury importu numer UNR tworzony jest z oznaczenia państwa członkowskiego identyfikacji, numeru VAT oraz okresu rozliczeniowego obejmującego miesiąc i rok, za który składana jest deklaracja.

Przykładowy numer może mieć następującą postać:

PL/IMXXXXXXX/01.2026

Prawidłowe wskazanie numeru UNR pozwala organowi podatkowemu jednoznacznie przyporządkować dokonaną wpłatę do konkretnej deklaracji i właściwego okresu rozliczeniowego.