Formularze składane w procedurze unijnej i nieunijnej OSS

Punkt kompleksowej obsługi OSS (One Stop Shop) umożliwia podatnikom deklarowanie oraz regulowanie podatku VAT należnego w państwach członkowskich, w których co do zasady nie posiadają oni siedziby działalności gospodarczej. Rozliczenie dokonywane jest za pośrednictwem portalu elektronicznego funkcjonującego w państwie członkowskim, w którym dany podatnik został zidentyfikowany dla potrzeb tej procedury, czyli w tzw. państwie członkowskim identyfikacji.

W ramach systemu OSS funkcjonują dwie odrębne procedury:

1) procedura nieunijna - przeznaczona dla podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej i świadczą na terytorium UE usługi na rzecz podmiotów niebędących podatnikami;

2) procedura unijna - z której może korzystać przedsiębiorca:

a) posiadający siedzibę działalności gospodarczej albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej - w celu deklarowania oraz zapłaty VAT należnego z tytułu:

• wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO),
• usług świadczonych na rzecz konsumentów, czyli w relacji B2C, jeżeli miejscem ich świadczenia jest państwo członkowskie, w którym podatnik nie posiada ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności;

b) nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej - w zakresie deklarowania i zapłaty VAT należnego z tytułu WSTO;

c) który przy wykorzystaniu interfejsu elektronicznego ułatwia dokonanie transakcji zgodnie z art. 7a ust. 2 ustawy o VAT - niezależnie od tego, czy posiada siedzibę działalności gospodarczej w Unii Europejskiej, czy też na terytorium państwa trzeciego - w odniesieniu do:

• WSTO,
• krajowych dostaw towarów dokonywanych na rzecz konsumentów, w przypadku których wysyłka lub transport rozpoczynają się i kończą na terytorium tego samego państwa członkowskiego.

Podatnik zidentyfikowany w Polsce dla celów procedury szczególnej OSS jest zobowiązany do składania odpowiednich deklaracji za pośrednictwem systemu e-Deklaracje. W przypadku procedury unijnej właściwym formularzem jest VIU-DO, natomiast dla procedury nieunijnej stosuje się formularz VIN-DO. Podatnicy korzystający z systemu IOSS składają z kolei deklarację VII-DO, przeznaczoną dla szczególnej procedury importu.

W przypadku OSS deklaracje składane są za okresy kwartalne, w terminie do końca miesiąca następującego po każdym zakończonym kwartale. Właściwym organem jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Obowiązek złożenia deklaracji istnieje za każdy kwartał kalendarzowy, nawet w sytuacji, gdy w danym okresie nie miała miejsca żadna dostawa towarów ani świadczenie usług objętych procedurą OSS.

Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym podatnik nie wykonał żadnych czynności objętych procedurą, a jednocześnie nie dokonuje korekt dotyczących wcześniejszych deklaracji, powinien złożyć tzw. deklarację zerową.

Należy przy tym pamiętać, że deklaracji VAT w ramach OSS nie można złożyć przed zakończeniem okresu, którego ona dotyczy. Najwcześniejszym możliwym terminem jej przesłania jest zatem pierwszy dzień następujący po zakończeniu danego kwartału.

Co istotne, termin na złożenie deklaracji nie ulega przesunięciu w przypadku, gdy jego ostatni dzień przypada w sobotę albo w dzień ustawowo wolny od pracy.

W celu prawidłowego złożenia deklaracji podatnik powinien:

• wypełnić właściwy formularz, wskazując okres rozliczeniowy, którego dotyczy deklaracja, oraz określić cel jej złożenia;
• przesłać deklarację elektronicznie za pośrednictwem systemu e-Deklaracje do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście;
• wykazać w części C deklaracji podatek VAT należny poszczególnym państwom członkowskim konsumpcji, w których miało miejsce świadczenie usług albo dostawa towarów.

Przed przesłaniem właściwej deklaracji możliwe jest również przygotowanie i wysłanie jej wersji roboczej. W tym celu jako cel złożenia należy wskazać "Wersja robocza deklaracji". Dokument taki służy wyłącznie weryfikacji poprawności danych. Nie stanowi deklaracji podatkowej i nie jest przekazywany do państw członkowskich konsumpcji.

Wszystkie wartości wykazywane w deklaracji VAT składanej w ramach OSS podaje się w euro. Kwoty te nie są zaokrąglane, co oznacza, że podatnik powinien wykazać oraz wpłacić dokładną wysokość należnego podatku.

Jeżeli należności z tytułu dostaw towarów lub świadczenia usług objętych procedurą unijną albo nieunijną były rozliczane w walucie innej niż euro, konieczne jest ich przeliczenie. W takim przypadku stosuje się kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny w ostatnim dniu danego okresu rozliczeniowego. Jeżeli EBC nie opublikował kursu w tym dniu, należy zastosować kurs opublikowany w kolejnym dniu. Zasady te wynikają z art. 130c ust. 7 oraz art. 133 ust. 6 ustawy o VAT.

Jeżeli natomiast usługi wykonywane w określonym państwie członkowskim konsumpcji korzystają w tym państwie ze zwolnienia z VAT, podatnik nie powinien ujmować ich w deklaracji OSS. W deklaracji należy natomiast wykazywać usługi z odpowiednim podziałem według stosowanych stawek VAT - w szczególności stawki podstawowej oraz stawek obniżonych, jeżeli dane państwo członkowskie przewiduje zastosowanie niższej stawki dla określonego rodzaju świadczenia.

Termin zapłaty podatku VAT odpowiada terminowi złożenia deklaracji i przypada na ostatni dzień miesiąca następującego po zakończeniu danego kwartału.

Wpłaty podatku należy dokonywać na rachunek bankowy Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście:

84 1010 1010 0165 9315 1697 8000

Dla płatności realizowanych z zagranicy:

IBAN: PL84 1010 1010 0165 9315 1697 8000

BIC: NBPLPLPW

Podatek rozliczany w ramach OSS powinien być wpłacany w euro.

Zapłaty nie należy dokonywać przy wykorzystaniu formularza przelewu podatkowego przewidzianego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego (Dz. U. z 2026 r. poz. 537) ani za pomocą bankowej formatki przeznaczonej do standardowych przelewów podatkowych.

Wpłaty można dokonać przy użyciu zwykłego formularza przelewu bankowego lub wpłaty gotówkowej, przy czym płatność powinna zostać wykonana w euro. W takim przypadku nie wypełnia się pola "symbol płatności". Kluczowe znaczenie ma natomiast prawidłowe uzupełnienie pola "tytuł", w którym należy podać przypisany do deklaracji numer UNR.