Obciążanie klienta opłatą sądową

Adwokat jest czynnym podatnikiem VAT. Świadczy usługi polegające na prowadzeniu spraw swoich klientów, występuje przed sądami i innymi organami państwowymi. W związku z prowadzoną działalnością ponosi różne koszty prowadzenia tej działalności, m.in. koszty opłat sądowych (np. za wniosek za klauzule, za wpis do rejestru sądowego, za stwierdzenie spadku itp.), jak również za pełnomocnictwa. Klienci z reguły zwracają powyższe opłaty, w praktyce zatem adwokat jest tylko pośrednikiem między organami a klientem. Czy takiego typu opłaty są poza ustawą o VAT, jeżeli klient w tej samej wartości zwraca je adwokatowi? Jak powinny być one dokumentowane? Czy też powinny być wkalkulowane w cenę usługi i opodatkowane VAT?

Z treści przedstawionego pytania wynika, że adwokat ponosi koszty opłat sądowych i pełnomocnictwa. Natomiast klient zwraca adwokatowi poniesione opłaty w tej samej wysokości. W praktyce adwokat pełni jedynie funkcję pośrednika pomiędzy organami, a danym klientem. W konsekwencji należy przyjąć, że w analizowanym przypadku mamy do czynienia wyłącznie z obciążeniem klienta kosztami poniesionymi w jego imieniu oraz na jego rzecz. W art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT wskazano, że podstawa opodatkowania VAT nie obejmuje kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku. Zdaniem redakcji przepis ten znajdzie zastosowanie w sytuacji opisanej w pytaniu. Żeby jednak uczynić zadość wymaganiom ustawodawcy, adwokat powinien prowadzić ewidencję wydatków ponoszonych w imieniu i na rzecz klientów.

Przykładowo Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 31 marca 2026 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.1052.2025.2.AWY wyjaśnił: "(...) Podstawowym warunkiem zastosowania wyłączenia określonego w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT jest działanie podatnika w imieniu i na rachunek usługobiorcy. W tej sytuacji usługodawca »niejako« reguluje płatność »za usługobiorcę«, a otrzymane przez niego od usługobiorcy środki pieniężne na pokrycie opłat uiszczanych w imieniu i na rzecz usługobiorcy, nie stanowią wynagrodzenia z tytułu czynności podlegającej opodatkowaniu VAT. Zwrot tego typu kosztów na rzecz usługodawcy nie powoduje konsekwencji w zakresie podatku VAT, gdyż nie stanowi on wynagrodzenia z tytułu wykonania czynności objętej VAT. Natomiast jeżeli podatnik działa we własnym imieniu, lecz na rachunek swojego klienta (usługobiorcy), to przepis ten nie znajduje zastosowania.

Kolejną przesłanką, którą powinien spełnić podatnik, aby skorzystać z instytucji zwrotu poniesionych wydatków, do której odnosi się art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT, jest ujęcie tych wydatków przejściowo w prowadzonej ewidencji dla potrzeb rozliczenia podatku VAT. Istotne jest bowiem, aby wydatki niewchodzące do podstawy opodatkowania VAT były w ewidencji wyodrębnione (wyróżnione).

Następnym warunkiem wynikającym z ww. przepisu jest udokumentowanie wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz usługobiorcy. Aby otrzymane przez usługodawcę od usługobiorcy środki pieniężne nie stanowiły elementu podstawy opodatkowania, to usługodawca powinien dysponować dowodami dokumentującymi rzeczywiste kwoty poniesionych kosztów w imieniu i na rzecz swoich usługobiorców.

W konsekwencji spełnienie przez podatnika warunków wynikających z art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT skutkuje nieujmowaniem w podstawie opodatkowania VAT przedmiotowych wydatków. Jednak do zastosowania tej regulacji prawnej (zarówno krajowej jak i unijnej) niezbędne jest poniesienie przez podatnika wydatków w imieniu i na rzecz usługobiorcy (zaksięgowanych na koncie przejściowym) (podkreślenie redakcji) (...)".

Na uwagę zasługuje również interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 26 lutego 2025 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.1010.2020.11.KO (wydana po ponownym rozpatrzeniu sprawy i uwzględniająca prawomocny wyrok WSA w Białymstoku z dnia 7 lipca 2021 r., sygn. akt I SA/Bk 262/21). Mianowicie, jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, podatnik wykonuje zawody radcy prawnego, doradcy podatkowego oraz rzeczoznawcy majątkowego. W związku ze świadczeniem tych usług ponosi wydatki, które zgodnie z ich charakterem powinny być ponoszone przez klientów, w szczególności opłaty sądowe, kancelaryjne, skarbowe oraz inne należności na rzecz organów administracji, sądów i innych podmiotów.

Dotychczas podatnik nie ponosił tych wydatków w imieniu klientów. Informował klientów o konieczności dokonania określonych płatności, a klienci regulowali je samodzielnie i przekazywali mu potwierdzenia dokonania płatności. W związku z tym, podatnik nie pobierał od klientów środków na te opłaty ani nie naliczał z tego tytułu żadnej marży. Podatnik zamierza zmienić ten sposób działania. W celu przyspieszenia prowadzonych spraw oraz umożliwienia klientom szybkiego dokonywania wymaganych płatności chciałby pobierać od nich środki pieniężne przeznaczone na konkretne opłaty, a następnie regulować te należności w imieniu i na rzecz klientów. Podatnik nie zamierza pobierać z tego tytułu żadnej marży ani dodatkowego wynagrodzenia. W jego ocenie środki te powinny być traktowane jako kwoty przejściowe, które nie stanowią wynagrodzenia za świadczone usługi i w związku z tym nie powinny podlegać opodatkowaniu VAT.

Podatnik nie prowadzi ksiąg rachunkowych i nie zamierza tworzyć odrębnego konta przejściowego. Zamiast tego planuje prowadzić w programie Excel odrębną ewidencję, w której ujmowane byłyby kwoty otrzymane od klientów, dokonane z tych środków opłaty oraz ich rozliczenie z klientami. Ewidencja ta miałaby służyć do wykazywania, że określone kwoty zostały poniesione w imieniu i na rzecz klienta i mają charakter przejściowy.

W związku z planowanym rozwiązaniem podatnik zwrócił się przede wszystkim z dwoma pytaniami. Po pierwsze miał wątpliwości czy może najpierw otrzymać od klienta środki pieniężne przeznaczone na określone wydatki, następnie dokonać tych płatności w imieniu i na rzecz klienta, a później ująć je przejściowo w prowadzonej przez siebie ewidencji podatkowej. Po drugie, chciał ustalić, czy taką ewidencją może być odrębny arkusz Excel, niezwiązany z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną na potrzeby rozliczania podatku VAT.

Zdaniem organu podatkowego: "(...) wskazane w opisie wniosku wydatki ponoszone w imieniu na rzecz klienta powinny być ujęte przejściowo w prowadzonej ewidencji dla potrzeb rozliczenia podatku VAT. Istotne jest bowiem, aby wydatki niewchodzące do podstawy opodatkowania VAT były w ewidencji wyodrębnione (wyróżnione). Tym samym ewidencja prowadzona przez Pana np. MS Excel i niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną dla potrzeb rozliczenia VAT, nie będzie prowadzona prawidłowo. Nie może to bowiem być ewidencja niezwiązana z ewidencją sprzedaży i zakupu VAT prowadzoną dla potrzeb rozliczenia podatku VAT.

W konsekwencji, nie można się zgodzić z Pana stanowiskiem, że ewidencja prowadzona na potrzeby podatku to może być ewidencja prowadzona np. w MS Excel i niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną dla potrzeb rozliczenia VAT, gdyż wskazane wydatki powinny być w ewidencji prowadzonej dla potrzeb rozliczenia podatku VAT wyodrębnione (wyróżnione), nie mogą być ujęte w ewidencji niezwiązanej z ewidencją prowadzoną dla potrzeb rozliczenia podatku VAT.

Odnosząc się do momentu ujęcia uzyskanych środków pieniężnych uzyskanych od klienta na poczet wydatków (które jak Pan wskazał ponosi klient) w prowadzonej ewidencji na potrzeby podatku, zaznaczyć należy, że warunkiem ujęcia jest udokumentowanie wydatków poniesionych w imieniu na rzecz usługobiorcy - klienta. Powinien Pan jako usługodawca dysponować dowodami dokumentującymi rzeczywiste kwoty poniesionych kosztów w imieniu i na rzecz swoich klientów.

Zatem, w przypadku gdy będzie Pan dysponował ww. dowodami, to może Pan najpierw uzyskać od klienta środki pieniężne na poczet wydatków, uiścić te wydatki, a następnie ująć »przejściowo« w prowadzonej przez siebie ewidencji dla potrzeb rozliczenia podatku VAT, pod warunkiem, że wydatki będą w tej ewidencji wyodrębnione (wyróżnione). Tym samym, skoro zamierza Pan ujmować »przejściowo« wskazane w opisie wniosku wydatki w ewidencji MS Excel niezwiązanej z ewidencją sprzedaży i zakupu prowadzoną dla potrzeb rozliczenia podatku VAT, to będzie to nieprawidłowe (podkreślenie redakcji) (...)".

Jeżeli czynność obciążenia klientów kosztami wymienionymi w treści pytania nie będzie opodatkowana VAT, to tym samym nie należy jej dokumentować poprzez wystawienie faktury. Właściwe może być wystawienie noty obciążeniowej. Powyższe stanowisko pośrednio zostało zaakceptowane przez organ podatkowy w ww. interpretacji z dnia 31 marca 2026 r. Czytamy w niej bowiem:

"(...) zwrot przez (...) na Państwa rzecz opłat z tytułu znaczków pocztowych, opłat skarbowych z tyt. pełnomocnictw urzędowych, opłat bankowych oraz kosztów związanych z polisami ubezpieczenia majątkowego nieruchomości poniesionych przez Państwa nie będzie stanowił elementu Państwa wynagrodzenia i nie będzie wliczany do podstawy opodatkowania podatkiem VAT.

W konsekwencji zwrot ww. opłat nie będzie podlegał opodatkowaniu podatkiem VAT oraz nie będzie zwiększał podstawy opodatkowania Państwa wynagrodzenia z tytułu świadczonych usług na rzecz (...). Tym samym, brak jest podstaw do dokumentowania tych czynności na fakturze, ponieważ - jak wynika z powołanego wyżej przepisu z art. 106b ust. 1 ustawy - faktury są dowodami dokumentującymi sprzedaż. Brak jest natomiast przeciwwskazań na gruncie przepisów dotyczących podatku VAT dla dokumentowania zwrotu ww. opłat notą księgową pozostającą bez wpływu na rozliczenia podatku VAT. Wobec tego, nota księgowa będzie dokumentem, który w świetle regulacji prawnych umożliwi udokumentowanie opisanych rozliczeń (...)".