Problematyka ustalania podstawy wymiaru zasiłków

1. Uwzględnianie premii uznaniowej w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego

Pracodawca wypłaca pracownikom premię uznaniową, która zgodnie z regulaminem wynagradzania: "(...) przyznawana jest za czas efektywnie przepracowany oraz za czas urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego i innych usprawiedliwionych nieobecności, za które przysługuje wynagrodzenie. Premia nie przysługuje za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który przysługuje wynagrodzenie za czas choroby, świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, urlop wychowawczy, urlop bezpłatny.". Czy premię wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego?

Decyzja o przyjmowaniu premii do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego zależy od zasad, na jakich jest ona wypłacana za czas absencji spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, co wyjaśniamy poniżej.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego (tj. zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku wyrównawczego) przysługujących pracownikom stosuje się odpowiednio rozdział 8 ustawy zasiłkowej, z uwzględnieniem przepisów ustawy wypadkowej (art. 7 ustawy wypadkowej).

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi co do zasady za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego wlicza się do niej inne składniki wynagrodzenia (premie, nagrody, dodatki) wypłacane za dane okresy (np. miesięczne, kwartalne).

Jak wynika z powyższego przepisu, aby składnik wynagrodzenia mógł być wliczany do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego musi spełniać następujące warunki:

• pracownik nie może zachowywać do niego prawa w okresie pobierania tego zasiłku (co powinno wynikać z obowiązujących u pracodawcy przepisów płacowych),
• nie może on być wypłacany za okres pobierania tego zasiłku.

Dodatkowych wyjaśnień w tym zakresie udzielił ZUS w komentarzu do ustawy zasiłkowej (dostępnym na stronie internetowej www.zus.pl). Wynika z nich, że w razie braku odpowiednich postanowień w przepisach wewnątrzzakładowych lub w umowach o pracę (u pracodawców niemających obowiązku tworzenia regulaminów wynagradzania) o zachowywaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku należy uznać, że składnik wynagrodzenia nie przysługuje za okres pobierania zasiłku i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Jeżeli jednak, mimo braku ww. postanowień, pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres pobierania zasiłku, składnika tego nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku.

Premia, o której mowa w pytaniu, przyznawana jest za czas efektywnie przepracowany, nie jest zatem wypłacana za okresy absencji zasiłkowych. Z przepisów płacowych wynika, że pracownik nie zachowuje do niej prawa za okresy pobierania m.in. wynagrodzenia za czas choroby i świadczeń wypłacanych w ramach ubezpieczenia chorobowego. Tym samym powinna być ona uwzględniana w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego (z ubezpieczenia chorobowego), zasiłku opiekuńczego, zasiłku macierzyńskiego. Regulamin nie zawiera zapisów dotyczących zasad wypłaty premii za czas absencji spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową. Dlatego też jeśli w praktyce premia za miesiąc, w którym wystąpiła niezdolność do pracy z powodu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej jest pracownikom:

• zmniejszana za ten okres, to należy ją uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego,
• wypłacana w pełnej wysokości za ten okres, to nie należy jej przyjmować do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego.

Pracownik oprócz wynagrodzenia zasadniczego otrzymuje premię. Pracodawca nie określił w regulaminie zasad wypłaty premii za okresy usprawiedliwionych nieobecności w pracy. W praktyce pracownik nie otrzymuje premii za miesiąc, w którym był nieobecny w pracy z powodu choroby (w tym spowodowanej wypadkiem przy pracy/chorobą zawodową) lub opieki, korzystania z urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego/ojcowskiego.

Premia powinna być przyjmowana do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego, zasiłków opiekuńczego i macierzyńskiego.

Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu, z tym że na przyznanie i wysokość premii nie mają wpływu absencje pracownika spowodowane wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową (pracownik za miesiąc, w którym wystąpiły otrzymuje premię w pełnej przyznanej wysokości). Premia powinna być uwzględniana w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia chorobowego, zasiłków opiekuńczego i macierzyńskiego. Nie należy jej wliczać do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia wypadkowego.

Zwracamy uwagę! W celu wyeliminowania wątpliwości w zakresie wliczania bądź nie danego składnika wynagrodzenia do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego przysługującego w ramach ubezpieczenia wypadkowego najlepiej, aby stosowny zapis w tej sprawie został ujęty w regulaminie wynagradzania. Zakładając, że pracodawca z pytania nie wypłaca pracownikom premii za czas absencji spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, do istniejącego zapisu w regulaminie mógłby dodać: "Premia nie przysługuje i nie jest wypłacana za czas niezdolności do pracy z powodu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej".

2. Podwyższenie do kwoty najniższej faktycznej podstawy wymiaru zasiłku pracownika otrzymującego składnik w niej nieuwzględniany

Pracownik choruje nieprzerwanie od grudnia 2023 r. Do podstawy wymiaru przysługującego mu zasiłku chorobowego nie przyjęliśmy dodatku stażowego (jest on wypłacany obok zasiłku). W jaki sposób ustalić, czy obliczona podstawa wymiaru wymaga podwyższenia do kwoty najniższej podstawy wymiaru?

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych lub pełnych miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia (przy krótszym zatrudnieniu) poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. W podstawie tej nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres jego pobierania. Tak stanowi art. 36 ust. 1 i 2 oraz art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej.

Ustalona w powyższy sposób podstawa wymiaru zasiłku chorobowego dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia (art. 45 ust. 1 ustawy zasiłkowej). W przypadku pracownika "niepełnoetatowego" kwota ta ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

W okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r. najniższa podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi "pełnoetatowemu" wynosi 3.660,42 zł, a od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. - 3.710,47 zł.

W sytuacji gdy obliczona podstawa wymiaru świadczenia chorobowego jest niższa od najniższej, to należy ją podwyższyć do kwoty najniższej. Przy czym jeśli pracownik otrzymuje składnik wynagrodzenia, który ze względu na zasady jego wypłaty nie jest uwzględniany w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego (pracownik zachowuje do niego prawo za okresy absencji zasiłkowych), to przed podwyższeniem tej podstawy do kwoty najniższej, trzeba sprawdzić, czy "hipotetyczna" podstawa wymiaru nie jest równa co najmniej kwocie najniższej. W tym celu do faktycznie ustalonej podstawy wymiaru dolicza się kwotę składnika wyłączonego z tej podstawy (pomniejszoną o kwotę odpowiadającą 13,71%). Jeżeli wyliczona "hipotetyczna" podstawa wymiaru jest:

• niższa od najniższej, to faktyczną podstawę wymiaru podwyższa się do kwoty najniższej, z tym że obliczonej jako różnica między kwotą minimalnego wynagrodzenia (pomniejszonego o kwotę odpowiadającą 13,71%) i kwotą składnika, do którego pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania świadczenia chorobowego (pomniejszonego o kwotę odpowiadającą 13,71%),
• co najmniej równa najniższej podstawie wymiaru, to wysokość świadczenia chorobowego ustala się od faktycznej podstawy wymiaru.

Wynagrodzenie zasadnicze pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy do 31 grudnia 2023 r. wynosiło 4.060 zł, a od 1 stycznia 2024 r. wynosi 4.500 zł. Otrzymuje on także dodatek stażowy w wysokości 850 zł, który nie jest przyjmowany do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych.

Pracownik jest nieprzerwanie niezdolny do pracy z powodu choroby od 18 grudnia 2023 r. Obliczona podstawa wymiaru zasiłku chorobowego (limit płatności wynagrodzenia chorobowego został już wykorzystany wcześniej) wyniosła 3.503,37 zł, tj. [(4.060 zł - 556,63 zł) x 12 m-cy] : 12 m-cy = 3.503,37 zł. Od tej kwoty pracodawca ustalił wysokość zasiłku chorobowego przysługującego za okres od 18 do 31 grudnia 2023 r.

Od 1 stycznia 2024 r. podstawa ta jest niższa od najniższej (3.503,37 zł < 3.660,42 zł). Ponieważ pracownik otrzymuje także dodatek stażowy nieuwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracodawca dla sprawdzenia, czy faktyczna podstawa wymiaru wymaga podwyższenia do kwoty najniższej, obliczył "hipotetyczną" jej wysokość w następujący sposób: 3.503,37 zł + (850 zł - 116,54 zł) = 4.236,83 zł. W związku z tym, że "hipotetyczna" podstawa wymiaru zasiłku chorobowego jest wyższa od najniższej (4.236,83 zł > 3.660,42 zł), nie ma podstaw do podwyższenia faktycznie obliczonej podstawy do kwoty najniższej. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego od 1 stycznia 2024 r. nadal stanowi kwota 3.503,37 zł.