Przekazanie pracownikom PIT-11 oraz RMUA i dopuszczalność potrącenia kosztu wysyłki tych dokumentów z wynagrodzenia pracownika

W regulaminie pracy znajduje się zapis, że w związku z przechodzeniem na korespondencję elektroniczną pracownicy mogą podać adres e-mail oraz numer telefonu w celu weryfikacji adresu mailowego. Ma to ułatwiać dostęp do PIT-11 (o którego kopię notorycznie proszą pracownicy) oraz rocznego RMUA. Czy pracodawca może potrącić z wynagrodzenia koszt wysłania listu poleconego z tymi informacjami, jeżeli pracownik nie chce podać powyższych danych, ale zgodził się na piśmie na potrącenie?

Nie, potrącenie kosztów listu poleconego z informacjami PIT-11 i/lub RMUA z wynagrodzenia pracownika, który nie przekaże pracodawcy prywatnego adresu mailowego i numeru telefonu w celu otrzymania ich drogą elektroniczną, byłoby bezpodstawne i stanowiłoby wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Uzasadnienie tej odpowiedzi poniżej.

Zasady przekazywania PIT-11

Do obowiązków pracodawcy należy przekazywanie pracownikom informacji PIT-11 (art. 39 ust. 1 ustawy o pdof). Może go wykonać na różne sposoby, ponieważ przepisy żadnego nie narzucają. Ma zatem prawo dostarczyć pracownikom PIT-11 bezpośrednio do rąk własnych w tradycyjnej wersji papierowej, w tej samej wersji poprzez operatora pocztowego, albo za pośrednictwem poczty elektronicznej lub poprzez jego udostępnienie do pobrania w portalu pracowniczym. Przesądzają o tym:

• stanowisko ministerstwa finansów udostępnione naszemu Wydawnictwu 9 marca 2021 r.,
• interpretacje podatkowe, w tym m.in. indywidualne interpretacje Dyrektora KIS z 18 stycznia 2023 r. (znak 0112-KDIL2-1.4011.785.2022.2.AK), z 24 listopada 2023 r. (znak 0113-KDIPT2-3.4011.716.2023.1.KKA), z 9 maja 2022 r. (znak 0114-KDIP3-2.4011.319.2022.1.MJ),
• wykładnia sądów administracyjnych, w tym m.in. wyrok WSA w Bydgoszczy z 25 sierpnia 2015 r. (sygn. akt I SA/Bd 505/15) oraz wyrok WSA w Krakowie z 10 września 2018 r. (sygn. akt I SA/Kr 537/18), w którym znalazł się też pogląd, że dostarczanie PIT-11 drogą elektroniczną nie wymaga zgody pracownika.

Zwracamy uwagę! W wyroku z 22 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 486/10, ONSAiWSA 2012/3/40), do którego odnosi się doktryna i interpretacje podatkowe, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu podkreślił, że: "(...) przekazanie deklaracji podatnikowi (np. PIT-11 - przy. red.) przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji, gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji. (...)". Natomiast w interpretacji indywidualnej z 24 lutego 2023 r. (znak 0114-KDIP3-2.4011.1184.2022.2.JM) Dyrektor KIS przypominał ugruntowany pogląd o braku konieczności potwierdzania przez pracodawcę doręczenia PIT-11 pracownikowi. Zauważył jednak również, że dla celów dowodowych warto jest pozyskać elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej z tym dokumentem.

Reguły dotyczące doręczenia RMUA

Według art. 41 ust. 8 ustawy o sus, pracodawca może przekazać pracownikowi roczną informację o danych wykazanych w raportach przekazanych do ZUS (dalej RMUA) za rok poprzedni do 28 lutego roku następnego w dwóch trybach. Pierwszy to tradycyjne pismo, a drugi to forma dokumentu elektronicznego, której użycie wymaga zgody pracownika. Dokumentem elektronicznym jest każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne. Tak go definiuje art. 3 pkt 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania... (Dz. U. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73), do której odsyła art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285 z późn. zm.).

Przepisy nie określają treści ani formy zgody na RMUA w formie dokumentu elektronicznego. W tej sytuacji pracownik może ją wyrazić poprzez każde zachowanie, które ujawnia jego wolę w sposób dostateczny, w tym również w postaci elektronicznej (art. 60 K.c.). Dla celów dowodowych rekomendujemy, żeby zgoda:

• przybrała co najmniej formę dokumentową (art. 77² K.c.),
• określała narzędzie przekazania RMUA w formie dokumentu elektronicznego, np. adres mailowy pracownika.

Jeżeli pracownik nie zgodzi się na otrzymanie RMUA w formie dokumentu elektronicznego, pracodawca musi mu go doręczyć na piśmie.

Pozyskanie prywatnego e-maila i telefonu pracownika

Podania danych kontaktowych pracodawca może żądać od kandydata do pracy (art. 22¹ § 1 pkt 3 K.p.), ale nie od pracownika (art. 22¹ § 2 K.p. nie wymienia tego typu danych). Nie on, lecz osoba ubiegająca się o pracę decyduje, czy przekaże numer telefonu, adres poczty elektronicznej czy inne formy kontaktu elektronicznego. Co więcej, pracodawca może je wykorzystywać wyłącznie do potrzeb rekrutacji i sfinalizowania zatrudnienia, w trakcie którego przetwarzanie tych danych jest dozwolone wyłącznie za zgodą pracownika (por. stanowiska: MRPiPS z 9 sierpnia 2019 r. oraz UODO z 17 sierpnia 2020 r. dostępne pod adresem http://www.vademecumkadrowego.pl/artykul_narzedziowa,1189,0,19933,wybrane-stanowiska-uodo.html).

Powstaje zatem pytanie, czy pracodawcy, który chce doręczać pracownikom PIT-11 i RMUA elektronicznie, wolno powołać się na art. 22¹ § 4 K.p., żeby uzyskać ich prywatne e-maile i numery telefonów?

Powołany przepis pozwala pracodawcy domagać się innych danych osobowych niż określone w art. 22¹ § 1 i 3 K.p., gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Przekazanie PIT-11 i RMUA nie podlega dyspozycji tego przepisu, ponieważ - jak napisaliśmy wcześniej - obowiązek dostarczenia pracownikom tej pierwszej informacji może być zrealizowany na różne sposoby, a tej drugiej tylko w dwóch. W konsekwencji pracodawca musi uzyskać zgodę pracownika (art. 22^1a § 1 K.p.), której wyrazem może być przekazanie obydwu tych danych kontaktowych, odpowiednio do postanowienia regulaminowego (tak u Czytelnika). Na marginesie należy zauważyć, że postanowienia regulaminowe zawierające zobowiązanie pracowników do przekazania tych danych, byłyby nieważne jako mniej korzystne dla nich niż przepisy powszechne (art. 58 K.c. w zw. z art. 9 § 1 K.p.).

Nie może być także niekorzystnie traktowany. Te zasady określa art. 22^1a § 2 K.p., rozciągając je również na wycofanie wcześniej udzielonej zgody. Wskazany przepis tylko przykładowo wymienia zakazane skutki braku/wycofania zgody, do których zalicza przyczynę uzasadniającą odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Jako negatywną konsekwencję braku zgody pracownika na udostępnienie adresu e-mail i numeru telefonu należy ocenić obciążenie go kosztami wysłania listu poleconego zawierającego PIT-11 i/lub RMUA, o czym pisze Czytelnik, a czego nie doświadczają pracownicy, którzy udostępnili potrzebne do komunikacji elektronicznej dane. Takie działanie narusza zatem art. 22^1a § 2 K.p.

Potrącenia dobrowolne

Pracodawca potrzebuje pisemnej zgody pracownika, żeby dokonywać z jego wynagrodzenia innych potrąceń niż wskazane w art. 87 § 1 K.p. (tzw. potrącenia obowiązkowe, np. na świadczenia alimentacyjne) i w § 7 tego przepisu (odliczenia kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia). Czytelnik spełnia ten warunek. Jednak z uwagi na wcześniejszą kwalifikację kosztów listu poleconego, takie potrącenie może być uznane za bezpodstawne. Za dokonywanie bezpodstawnych potrąceń grozi grzywna od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 282 § 1 pkt 1 K.p.).