Wyjaśnienia dotyczące wybranych zagadnień

1. Wyjazd służbowy czy delegowanie?

Czy trwający miesiąc wyjazd zagraniczny, który pracownicy odbywają wraz z pracodawcą w celu instalacji produktów firmy u klienta może być kwalifikowany jako podróż służbowa? Czy z uwagi na okres wykonywania pracy za granicą taki wyjazd stanowi dla pracowników delegowanie do Hiszpanii w ramach świadczenia usług, wymagające zapewnienia im minimalnych warunków zatrudnienia obowiązujących w Hiszpanii?

Zgodnie z art. 3 pkt 5 lit. a ustawy z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 73), dalej ustawy o delegowaniu pracowników, przez pracodawcę delegującego pracownika z terytorium RP rozumie się pracodawcę mającego siedzibę lub stałe miejsce wykonywania działalności na terytorium Polski, kierującego tymczasowo pracownika do pracy na terytorium państwa członkowskiego w związku z realizacją umowy zawartej przez tego pracodawcę z podmiotem prowadzącym działalność na terytorium innego państwa członkowskiego. W tę definicję wpisuje się sytuacja, w której polski pracodawca na zlecenie kontrahenta z Hiszpanii wykonuje określone produkty, które następnie instaluje u klienta w Hiszpanii przy udziale pracowników zatrudnionych na stałe w Polsce. Zbliżoną regulację zawiera art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy nr 45/1999 z dnia 29 listopada 1999 r. w sprawie delegowania pracowników w ramach świadczenia usług poza granicami państwowymi (BOE.286 z 30.11.1999.) dalej ustawy nr 45/1999, obowiązującej na terytorium Hiszpanii. Przepis ten definiuje delegowanie w ramach świadczenia usług poza granicami państwowymi m.in. jako delegowanie pracownika na rachunek i pod kierownictwem przedsiębiorstwa, w którym jest on zatrudniony w celu wykonania umowy zawartej między przedsiębiorstwem a odbiorcą świadczonych usług mającym swoją siedzibę lub prowadzącym działalność w Hiszpanii.

Wracając na grunt rodzimych przepisów, pracownikiem delegowanym z terytorium RP jest pracownik w rozumieniu przepisów państwa członkowskiego, do którego jest delegowany, wykonujący pracę w Polsce, tymczasowo skierowany do pracy na terytorium tego państwa przez pracodawcę delegującego pracownika z terytorium RP (art. 3 pkt 7 ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług). Obydwie te definicje się uzupełniają.

Zwracamy uwagę! W przypadku miesięcznego pobytu pracowników w Hiszpanii na pracodawcy ciąży dodatkowy obowiązek informacyjny. Zgodnie z art. 25c omawianej ustawy, pracodawca delegujący pracownika z terytorium RP na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie, przed delegowaniem takiego pracownika do pracy w innym państwie członkowskim aktualizuje informacje, o których mowa w art. 29 § 3 i art. 29¹ § 2 K.p., oraz dodatkowo informuje takiego pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o:

• wynagrodzeniu za pracę przysługującym zgodnie z prawem państwa członkowskiego, na terytorium którego pracownik został delegowany,
• dodatku z tytułu delegowania lub przepisach dotyczących zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, w przypadku gdy takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy, postanowienia regulaminów, statutów, układów zbiorowych pracy lub innych porozumień zbiorowych, lub należnościach na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową,
• linku do oficjalnej strony internetowej prowadzonej przez państwo członkowskie, na terytorium którego pracownik został delegowany, zawierającej informacje o warunkach zatrudnienia, które muszą być stosowane do pracowników delegowanych.

Pracodawca delegujący pracownika z terytorium RP na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie informuje takiego pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie jego warunków zatrudnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy, postanowień układów zbiorowych pracy lub porozumień zbiorowych, jeżeli przepisy te lub postanowienia zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Odnosząc powyższe do przepisów obowiązujących w Hiszpanii, płaca minimalna w tym kraju jest ogłaszana po rozpoczęciu roku kalendarzowego, np. na 2022 r. została opublikowana w dekrecie królewskim z 22 lutego 2022 r., a obowiązująca w 2023 r. weszła w życie 16 lutego 2023 r. Na dzień oddania niniejszego numeru do druku jej wysokość w 2024 r. nie była jeszcze znana (w 2023 r. wynosiła 1.080 euro miesięcznie lub 36 euro dziennie). Co istotne w Hiszpanii obowiązują układy zbiorowe pracy i orzeczenia arbitrażowe, mające zastosowanie w danym miejscu i sektorze lub branży w odniesieniu do grupy zawodowej lub kategorii zawodowej, do której należy pracownik delegowany. Tym samym nie tylko branża, ale i jeden z 17 regionów, do którego pracodawca zamierza delegować pracowników będą miały wpływ na ostateczną wysokość ich minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w okresie pracy na terytorium Hiszpanii.

Obowiązek zapewnienia minimalnego wynagrodzenia oraz minimalnego wymiaru płatnego corocznego urlopu wypoczynkowego wymaganego w państwie wykonywania pracy nie dotyczy wykwalifikowanych i/lub wyspecjalizowanych robotników delegowanych z przedsiębiorstwa dostawczego w celu wykonania wstępnego montażu i/lub pierwszej instalacji wyrobów, jeśli montaż lub instalacja stanowią nieodłączną część umowy i są niezbędne do uruchomienia dostarczonych wyrobów (art. 3 ust. 2 dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. UE L 18 z 21.01.1997, str. 1 ze zm.). Warunkiem jest jednak to, by okres delegowania nie przekroczył ośmiu dni.

W kwestii świadczeń przysługujących z tytułu delegowania, pracodawca może bronić tezy, iż pracownicy udający się wraz z nim do Hiszpanii celem instalacji produktów u klienta odbywają podróż służbową.

Jeśli więc wyjazd do Hiszpanii odbywa się na polecenie pracodawcy, a nie w oparciu o porozumienie z pracownikiem czasowo zmieniające miejsce wykonywania pracy, a ponadto służy wykonaniu incydentalnego zadania służbowego, np. jeśli pracownicy odbywający podróż do Hiszpanii na co dzień pracują przy linii produkcyjnej, a instalacja produktów u klienta jest dla nich zdarzeniem odbiegającym od obowiązków realizowanych w ramach umówionej pracy, nie ma przeszkód aby dokonać zwrotu kosztów przejazdów, noclegów, wyżywienia na zasadach wynikających z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190) oraz wypłacać diety.

Dodatki z tytułu delegowania mogą uzupełniać wynagrodzenie pracownika do gwarantowanego w państwie wykonywania pracy wynagrodzenia minimalnego, o ile nie są one wypłacane z tytułu zwrotu kosztów faktycznie poniesionych w wyniku delegowania, takich jak koszty podróży, zakwaterowania lub wyżywienia (art. 4 ust. 5 ustawy o delegowaniu pracowników). Pozwala to zdaniem redakcji zaliczyć na poczet minimalnego wynagrodzenia hiszpańskiego 25% diety służące pokryciu innych drobnych wydatków w podróży.

Zwracamy uwagę! Fakt odbywania podróży służbowej nie wyklucza kwalifikacji pracownika, jako delegowanego do pracy w Hiszpanii. Zgodnie z interpretacją prezentowaną przez stronę hiszpańską, wyłącznie pracownicy, którzy są tymczasowo wysyłani do pracy w innym państwie członkowskim, ale nie świadczą tam usług, nie są pracownikami delegowanymi. Dotyczy to np. pracowników będących w podróży służbowej (podczas której nie świadczą żadnych usług) uczestniczących w konferencjach, spotkaniach, targach, szkoleniach itp. Zgodnie z informacjami publikowanymi przez władze Hiszpanii, zakres dyrektyw o delegowaniu pracowników nie obejmuje takich pracowników i w związku z tym wymogi administracyjne i środki kontroli określone w art. 9 dyrektywy 2014/67/UE Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71 WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, zmieniająca rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 w sprawie współpracy administracyjnej za pośrednictwem systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym ("rozporządzenie w sprawie IMI") - Dz. U. UE L 2014.159.11, nie mają wobec nich zastosowania.

Ostatnim elementem omawianej informacji będzie link do oficjalnej strony internetowej prowadzonej przez państwo członkowskie, na terytorium którego pracownik został delegowany, zawierającej informacje o warunkach zatrudnienia, które muszą być stosowane do pracowników delegowanych. W przypadku Hiszpanii jest to następujący adres: https://www.mites.gob.es/es/sec_trabajo/debes_saber/desplazamiento-trabajadores-pl/desplazamiento/index.htm.

Dodatkowym obowiązkiem związanym z delegowaniem pracowników do Hiszpanii jest wynikająca z art. 5 ustawy nr 45/1999 konieczność zawiadomienia o delegowaniu organu pracy wspólnoty autonomicznej, gdzie usługi mają być świadczone przed rozpoczęciem delegowania i niezależnie od okresu jego trwania. Jeżeli usługi mają być świadczone na terytorium autonomicznych miast Ceuta i Melilla, zawiadomienie o delegowaniu należy przekazać wydziałom pracy i imigracji odpowiednich delegatur rządu. Zawiadomienie składa się drogą elektroniczną. Wyjątki od tego obowiązku dotyczą wyłącznie przypadków, w których delegowanie obejmuje okres do 8 dni. Samo zawiadomienie o delegowaniu musi zawierać:

• oznaczenie przedsiębiorstwa delegującego pracownika,
• siedzibę tego przedsiębiorstwa dla celów podatkowych oraz numer identyfikacyjny dla celów rozliczenia podatku od wartości dodanej,
• dane osobowe i zawodowe pracowników delegowanych,
• oznaczenie przedsiębiorstwa lub przedsiębiorstw, a w określonych przypadkach, zakładu lub zakładów pracy, w których pracownicy delegowani będą świadczyć usługi,
• datę rozpoczęcia delegowania i jego przewidywany okres trwania,
• określenie rodzaju usług, które mają być świadczone przez pracowników delegowanych w Hiszpanii, ze wskazaniem odpowiedniego przypadku,
• dane identyfikacyjne i kontaktowe osoby fizycznej lub prawnej przebywającej w Hiszpanii, wyznaczonej przez przedsiębiorstwo jako jej przedstawiciel do kontaktów z właściwymi organami hiszpańskimi oraz, w razie potrzeby, do wysyłania i otrzymywania dokumentów lub powiadomień,
• dane identyfikacyjne i kontaktowe osoby, która może działać w Hiszpanii w imieniu usługodawcy w zakresie procedur informowania pracowników i konsultowania się z nimi oraz prowadzenia negocjacji dotyczących pracowników delegowanych do Hiszpanii.

Zwracamy uwagę! Pod adresem: https://www.mites.gob.es/es/sec_trabajo/debes_saber/desplazamiento-trabajadores/datoscontacto-autlaborales/index.htm, znajdują się dane kontaktowe hiszpańskich urzędów do spraw pracy, do których pracodawca kieruje zawiadomienia o delegowaniu i informuje o warunkach pracy.

Przez cały okres delegowania pracowników do Hiszpanii pracodawca ma obowiązek udostępnienia do natychmiastowego wglądu w miejscu pracy, lub w formie cyfrowej:

• umowy o pracę lub dokumentów zawierających istotne elementy tej umowy,
• pasków wynagrodzeń oraz dowodów wypłaty wynagrodzenia każdemu pracownikowi,
• ewidencji czasu pracy obejmującej początek i koniec czasu trwania dnia pracy,
• dokumentu potwierdzającego zezwolenie obywatelom państw trzecich na pracę zgodnie z ustawodawstwem państwa siedziby (art. 6 ust. 2 ustawy nr 45/1999).

Co istotne ww. dokumenty muszą być przetłumaczone na język hiszpański lub na język współurzędowy terytorium, na którym mają być świadczone usługi.

W związku z realizacją zamówienia pracodawca musi wyjechać do Hiszpanii, aby zamontować wykonane w Polsce wyroby (meble). Razem z nim wyjedzie dwóch pracowników. Pobyt za granicą będzie trwał około 1 miesiąca. Ten jednorazowy wyjazd można potraktować jako podróż służbową, uprawniającą pracowników do diet i zwrotu kosztów przejazdu, noclegu itp. Nie zmienia to jednak faktu, iż do takiego wyjazdu należy zastosować przepisy o delegowaniu pracowników do pracy w Hiszpanii. Oznacza to m.in. konieczność zapewnienia delegowanym pracownikom wynagrodzenia należnego pracownikowi za pracę w Hiszpanii. Jego wysokość zależy od branży i regionu, w którym będzie wykonywana usługa montażu mebli u klienta. W efekcie dopiero na podstawie tych danych pracodawca jest w stanie rozstrzygnąć, z jakich gwarancji płacowych korzystają pracownicy w okresie wykonywania montażu mebli w Hiszpanii.

2. Wypłata wynagrodzenia pozostałego po zmarłym członku rady nadzorczej

Członek rady nadzorczej spółki z o.o. nie był pracownikiem spółki, ale otrzymywał wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji członka rady. Czy po jego śmierci spółka powinna wypłacić pozostałe po nim wynagrodzenie na takich samych zasadach jak w przypadku śmierci pracownika?

Nie. Członek rady nadzorczej nie był pracownikiem, w związku z czym w przypadku jego śmierci nie ma zastosowania art. 63¹ § 2 K.p. Wynagrodzenie zmarłego członka rady nadzorczej wchodzi do masy spadkowej.

Zgodnie z art. 222¹ § 1 K.s.h., członkom rady nadzorczej spółki z o.o. może zostać przyznane wynagrodzenie. Wynagrodzenie to określa umowa spółki lub uchwała wspólników. Przykładowo można ustalić, że członkom rady nadzorczej przysługuje stałe wynagrodzenie (miesięczne, kwartalne), lub przyjąć, że wynagrodzenie przysługuje za udział w posiedzeniu rady albo uzależnić je od wyników finansowych spółki. W myśl art. 222¹ § 2 K.s.h., członkom rady nadzorczej przysługuje zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady (zwrot kosztów, w przeciwieństwie do wynagrodzenia, jest obligatoryjny).

Zwracamy uwagę! W przypadku, gdy członek rady nadzorczej jest wynagradzany z tytułu pełnienia tej funkcji, to z tego tytułu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (art. 6 ust. 1 pkt 22 ustawy o sus). Nie jest to tytuł do objęcia ubezpieczeniami chorobowym i wypadkowym. Ponadto, w myśl art. 66 ust. 1 pkt 35 ustawy zdrowotnej, członkowie rad nadzorczych posiadający miejsce zamieszkania na terytorium Polski podlegają obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego (niezależnie do tego, czy otrzymują wynagrodzenie za pełnienie tej funkcji).

Śmierć członka rady nadzorczej spowodowała, że jego wynagrodzenie weszło do spadku i powinno zostać wypłacone spadkobiercom. W takim przypadku - dla otrzymania wynagrodzenia po zmarłym, np. przez członków rodziny - potrzebne będą dodatkowe dokumenty.

W styczniu zmarł pracownik spółki oraz członek rady nadzorczej (niebędący pracownikiem). Po odbiór wynagrodzenia zgłosiły się żony zmarłych. W przypadku wynagrodzenia po zmarłym pracowniku, zastosowanie miał art. 63¹ § 2 K.p., zgodnie z którym, prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (dopiero w razie braku takich osób, prawa te wchodzą do spadku). W przypadku zmarłego pracownika taką osobą była tylko jego żona, w związku z czym po stwierdzeniu, że nie ma innych osób uprawnionych, pracodawca wypłacił jej wynagrodzenie po zmarłym pracowniku (bez konieczności stwierdzenia praw do spadku). Z kolei w przypadku zmarłego członka rady nadzorczej, okazało się, że jego spadkobiercami są żona i dorosły syn. Po przedstawieniu przez nich odpisu prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia oraz zgodnego oświadczenia spadkobierców dotyczącego sposobu podziału wynagrodzenia zmarłego bądź prawomocnego postanowienia sądu o dziale spadku, spółka wypłaci im to wynagrodzenie.

Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (Dz. U. z 2023 r. poz. 1774 ze zm.), spółka będzie miała obowiązek przekazać naczelnikom urzędów skarbowych, właściwym ze względu na miejsce zamieszkania spadkobierców, informację o dokonanych wypłatach - w terminie 14 dni od dnia wypłaty.

3. Odsetki od zwróconej zleceniobiorcy kwoty wynagrodzenia wyłącznie na jego wniosek

Pracownik korzysta ze współfinansowanego przez pracodawcę pakietu medycznego wraz z ubezpieczeniem na życie. Wartość dopłaty pracodawcy dolicza się do dochodu pracownika, a należną składkę potrąca się z jego wynagrodzenia netto. Przez błąd w programie od lipca do listopada 2023 r. składka była też pobierana od wynagrodzenia z umowy zlecenia zawartej przez pracodawcę z tym pracownikiem. W chwili wykrycia nieprawidłowości pracodawca wypłacił pracownikowi niesłusznie potrąconą kwotę. Czy musi naliczyć również odsetki?

O konieczności wypłaty odsetek od zwróconej kwoty, która była pobierana bezpodstawnie, decyduje wniosek zleceniobiorcy w ich sprawie.

Na podstawie art. 833 § 2¹ K.p.c. wynagrodzenie zleceniobiorcy podlega ochronie przed potrąceniami przewidzianej dla wynagrodzenia za pracę, jeśli spełnione są wskazane w nim kryteria. Przepis ten pozwala odpowiednio zastosować art. 87 K.p. (granice potrąceń) i art. 87¹ K.p. (kwota wolna od potrąceń), gdy wynagrodzenie z umowy zlecenia:

• jest świadczeniem powtarzającym się, tj. wypłacanym okresowo w powtarzających się odstępach czasu (por. wyrok SA w Łodzi z 13 lutego 2014 r., sygn. akt I ACa 1057/13),
• ma zapewnić utrzymanie albo stanowi jedyne źródło dochodu dłużnika będącego osobą fizyczną.

Te zasady nie odnoszą się do zleceniobiorcy z pytania, ponieważ jest on jednocześnie pracownikiem, a cywilnoprawny stosunek zlecenia ma charakter dodatkowy wobec stosunku pracy. Wobec wynagrodzenia wypłacanego mu z tytułu realizacji zlecenia nie ma też zastosowania art. 91 K.p. (tzw. potrącenie dobrowolne), wymagający pisemnej zgody pracownika na potrącenie i przestrzegania kwot wolnych od potrąceń. Przepis ten dotyczy potrąceń składki na pakiet medyczny wraz z ubezpieczeniem na życie, o jakim pisze Czytelnik, z wynagrodzenia przysługującego pracownikowi wyłącznie ze stosunku pracy. Potrącenia z umowy zlecenia mogą być dokonywane na warunkach w niej określonych, zgodnie z zasadą swobody umów (art. 353¹ K.c.). Taka sytuacja nie wystąpiła u Czytelnika, skoro składka była pobierana przez błąd w programie.

Z pytania wynika, że zleceniobiorca nie wystąpił z takim żądaniem, ponieważ zleceniodawca (będący jednocześnie pracodawcą) zwrócił pobraną kwotę w chwili ustalenia (w ramach samokontroli), że nastąpiło to bezpodstawnie. Kwestia odsetek, o jaką pyta Czytelnik, zależy od aktywności zleceniobiorcy, który musi o nie zawnioskować. Przepis art. 481 § 1 K.c. przyznaje prawo do domagania się odsetek:

• gdy zleceniodawca spóźnia się ze spełnieniem świadczenia, co w odniesieniu do sytuacji z pytania oznacza wypłatę wynagrodzenia w wysokości bezpodstawnie obniżanej o kwotę składki na pakiet medyczny wraz z ubezpieczeniem na życie,
• nawet w sytuacji, gdy zleceniobiorca nie poniósł żadnej szkody z powodu opóźnienia oraz jeśli opóźnienie było następstwem okoliczności, za które zleceniodawca odpowiedzialności nie ponosi.

Za każdy dzień opóźnienia należą się odsetki ustawowe, jeżeli strony umowy zlecenia nie ustalą ich w innej wysokości (art. 481 § 2 zd. 1 K.c.).

W okolicznościach przedstawionych w pytaniu nie obowiązuje art. 742 K.c., ponieważ dotyczy on zwrotu przez zleceniodawcę wydatków poniesionych przez zleceniobiorcę w celu należytego wykonania zlecenia, wraz z odsetkami ustawowymi.