Przechowywanie dokumentacji dotyczącej czasu pracy i urlopowej

1. Wpływ daty zatrudnienia pracownika na okres przechowywania dokumentacji dotyczącej czasu pracy i urlopowej

Okres przechowywania całości dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. określony został w art. 94 pkt 9b K.p. Wynosi on 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy czas jej przechowywania. Dotyczy on jednak dokumentacji osób zatrudnianych po 31 grudnia 2018 r., co wynika z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357), dalej ustawy zmieniającej, która wprowadziła ww. regulacje w tym zakresie.

Pojęcie dokumentacji pracowniczej obejmuje zarówno akta osobowe, jak i dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a K.p.). Obligatoryjne elementy dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zostały wymienione w § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369 z późn. zm.), dalej zwanego rozporządzeniem, który wymienia m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy oraz związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.

W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie ustawy zmieniającej. Wówczas wobec braku regulacji w tym zakresie, w praktyce przyjmowało się okres przechowywania dokumentacji dotyczącej czasu pracy i urlopowej wynikający z przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, czyli z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § 1 K.p.), a akt osobowych i dokumentacji płacowej przez 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej).

2. Podział dokumentacji z obszaru czasu pracy i urlopowej

Dokumentację dotyczącą czasu pracy i urlopów wypoczynkowych można podzielić na dokumentację pracowniczą w rozumieniu nadanym przez art. 94 pkt 9a K.p. oraz dokumentację zbiorczą (zbiorową), która nie została ujęta w § 6 rozporządzenia.

Dokumentacja pracownicza w obszarze czasu pracy składa się z 4 części przewidzianych w § 6 pkt 1 lit. a-d rozporządzenia. Są to:

• ewidencja czasu pracy (karta czasu pracy),
• wnioski dotyczące czasu pracy i niektórych absencji (w tym punkcie z dniem 17 maja 2023 r. dodano dwa nowe wnioski, tj. o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej - art. 148¹ K.p. oraz o urlop opiekuńczy - art. 173¹ K.p.),
• dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego oraz dotyczące m.in. pracy nadliczbowej i dyżurów,
• a także zgody kobiet w ciąży i rodziców dzieci do lat 4 oraz lat 8 wyłączające ograniczenia w zakresie czasu pracy.

W katalogu tym nie ma harmonogramów (rozkładów) czasu pracy oraz list obecności, gdyż w praktyce najczęściej mają one charakter zbiorowy i dotyczą ogółu pracowników zatrudnionych u pracodawcy lub pracowników wyodrębnionej komórki organizacyjnej (np. działu, wydziału, departamentu itp.). Ponadto lista obecności nie jest dokumentem obligatoryjnym.

Z kolei dokumentacja urlopowa składa się z wniosków urlopowych oraz dokumentów związanych z przesunięciem lub odwołaniem z urlopu wypoczynkowego (§ 6 pkt 2 rozporządzenia). W jej zakres nie wchodzi plan urlopów, który tworzony jest dla ogółu pracowników lub poszczególnych obszarów funkcjonowania pracodawcy.

Należy przy tym zauważyć, że stworzenie zbiorczo innego dokumentu niż wymienione wyżej, który jest częścią dokumentacji pracowniczej, jest działaniem nieprawidłowym pracodawcy, gdyż nie da się następnie takiego dokumentu prawidłowo zarchiwizować. Będzie on bowiem zawierał dane osobowe kilku, czy kilkudziesięciu osób, a powinien być przechowywany w dokumentacji pracowniczej każdej z tych osób.

Brygadziści w firmie produkcyjnej wydają zbiorcze polecenia pracy w godzinach nadliczbowych w dniach roboczych, wskazując w nich 2 lub 4 dodatkowe godziny do przepracowania przez całą brygadę, czyli 20 osób oraz wydają polecenia dodatkowej pracy w wolną sobotę, wskazując w nich nazwiska pracowników, których to dotyczy, a których może być od 10 do 60. Działanie takie jest nieprawidłowe, gdyż polecenie pracy w nadgodzinach wchodzi w zakres dokumentacji pracowniczej (§ 6 pkt 1 lit. c tiret 3 rozporządzenia), a więc jeżeli jest sporządzane na piśmie, musi być indywidualnie wydane i następnie przechowywane w dokumentacji pracowniczej dotyczącej danego pracownika. Nie ma uzasadnienia prawnego, aby kserować takie polecenie w kilkudziesięciu kopiach i przechowywać je w dokumentacji każdego z pracowników, ponieważ byłoby to naruszeniem zasady minimalizacji dotyczącej przechowywania danych osobowych, która wynika z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.

3. Przechowywanie indywidualnej dokumentacji z zakresu czasu pracy

W przypadku indywidualnej dokumentacji dotyczącej czasu pracy może obowiązywać 3-letni lub 10-letni okres jej przechowywania, w zależności od daty nawiązania stosunku pracy. Możliwe jest też wystąpienie sytuacji mieszanej, gdy pracownik miał zawartych z pracodawcą kilka umów o pracę, przy czym część z nich została nawiązana do 31 grudnia 2018 r., a część po tej dacie.

Pracownik jest zatrudniony od 2018 r., najpierw na okres próbny, następnie na czas określony (24-m-ce), a bezpośrednio po tym okresie na czas nieokreślony. Dokumentację dotyczącą czasu pracy tego pracownika należy podzielić na 2 części, tj.:

• dokumentacja dotycząca umów na okres próbny i na czas określony - te dwa stosunki pracy zostały nawiązane przed 2019 r., a więc w tym zakresie obowiązują przepisy przejściowe i będzie obowiązywał 3-letni okres przechowywania dokumentacji wynikający z zasad przedawnienia roszczeń,
• dokumentacja dotycząca umowy na czas nieokreślony, nawiązanej w aktualnym stanie prawnym, która podlega 10-letniemu okresowi przechowywania, liczonemu od dnia 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym ustanie stosunek pracy.

Porównując okresy przechowywania dokumentacji dotyczącej czasu pracy sprzed 1 stycznia 2019 r. i od tej daty, należy zwrócić uwagę, że w poprzednim stanie prawnym dokumentacja taka była niszczona także w trakcie trwania zatrudnienia, natomiast w aktualnym stanie prawnym nie ma takiej możliwości.

Okres 10 lat przechowywania dokumentacji związanej z czasem pracy dotyczy pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. i jest liczony w taki sam sposób jak akt osobowych, list płac i dokumentacji urlopowej, czyli od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy zawarty z pracownikiem. Wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej czasu pracy nie oznacza jednak zmiany terminu przedawnienia roszczeń np. z tytułu nadgodzin, pełnionych dyżurów, dodatków nocnych itp. Po upływie 3-letniego okresu przedawnienia pracownik nie może już wysuwać w stosunku do pracodawcy żadnych roszczeń, a także Państwowa Inspekcja Pracy nie może kierować środków prawnych w stosunku do wcześniejszego okresu. Pracodawca musi jedynie przechowywać dokumenty, aby nie popełnić wykroczenia, polegającego na zbyt szybkim zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

W przypadku stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. obowiązuje 3-letni okres przechowywania dokumentacji dotyczącej czasu pracy, spójny z okresem przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, a więc nie ma różnicy w terminach jak powyżej. W tym zakresie ważny jest jednak sposób liczenia przedawnienia roszczeń z zakresu czasu pracy. Tutaj pomocne będzie orzecznictwo Sądu Najwyższego dotyczące przedawnienia roszczeń o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. W wyroku z 20 sierpnia 2008 r. (sygn. akt I PK 35/08, OSNP 2010/1-2/8) Sąd ten stwierdził, że: "(...) Roszczenie o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych staje się wymagalne (art. 291 § 1 K.p.) w dniu, w którym powinno nastąpić rozliczenie czasu pracy po upływie przyjętego okresu rozliczeniowego. (...)". Z pytaniem w jaki sposób prawidłowo ustalić okres, po którym strona stosunku pracy będzie mogła podnieść zarzut przedawnienia, nasze Wydawnictwo wystąpiło do resortu pracy (wówczas Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii). 

W dniu 13 maja 2021 r. resort wyjaśnił, że: "(...) O wymagalności roszczenia decyduje zatem chwila, kiedy uprawniony mógł zażądać spełnienia świadczenia.

Przy czym, należy zauważyć, że początku wymagalności roszczenia nie da się ująć w jedną uniwersalną regułę, gdyż zależy on od charakteru i właściwości zobowiązania będącego źródłem roszczenia podlegającego przedawnieniu.

Roszczenie może stać się wymagalne w dniu oznaczonym w umowie, przepisach ustawy, układzie zbiorowym pracy lub innym akcie będącym źródłem prawa pracy. Wymagalność roszczenia może nastąpić niezwłocznie po jego powstaniu lub łączyć się z ustaniem stosunku pracy.

I tak, dla przykładu, roszczenie o odszkodowanie za skrócony okres wypowiedzenia, roszczenie o odprawę pieniężną z tytułu likwidacji stanowiska pracy, roszczenia o ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, stają się wymagalne w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Natomiast wynagrodzenie za godziny nadliczbowe powstałe z powodu przekroczenia normy dobowej, powinno być wypłacone w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc (a więc najpóźniej w terminie do 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego - art. 85 § 2 K.p.). Natomiast roszczenie o wypłatę dodatkowego wynagrodzenia za przepracowane nadgodziny z tytułu przekroczenia normy przeciętnej staje się wymagalne (art. 291 § 1 K.p.) w dniu, w którym powinno nastąpić rozliczenie czasu pracy po upływie przyjętego okresu rozliczeniowego (wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2008 r., I PK 35/08, OSNP 2009, nr 1-2, poz. 8).

Dla wynagrodzenia za pracę datą wymagalności jest ustalony z reguły w regulaminie pracy termin jego wypłaty.

Ministerstwo pragnie również zauważyć, że w wyroku z dnia 4.11.2015 r. Sąd Apelacyjny w Łodzi orzekł, że »roszczenie o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych staje się wymagalne w dniu, w którym powinno nastąpić rozliczenie czasu pracy po upływie przyjętego okresu rozliczeniowego. Nie można jednak zgodzić się z poglądem, że dnia owego nie wyznacza dzień wypłaty samego wynagrodzenia. Rozliczenie czasu pracy w tym kontekście służy ustaleniu wynagrodzenia i jest immanentnie powiązane z jego wypłatą«. Ze względu na to, że w sprawie rozpatrywanej przez ten sąd pracodawca zgodnie z regulaminem pracy wypłacał wynagrodzenie do 10 dnia następnego miesiąca, sąd uznał, że najwcześniejszym dniem wymagalności roszczenia o wypłatę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe przepracowane przez pracowników w okresie od 1.1. do 31.3.2009 r. był 10.4.2009 r. Zatem początek biegu terminu przedawnienia przypadł na 11.4.2009 r. i upływał 11.4.2012 r. (...)".

Pracodawca stosuje 3-miesięczne okresy rozliczeniowe pokrywające się z kwartałami roku kalendarzowego. W regulaminie pracy określono termin wypłaty wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc na 5. dzień następnego miesiąca. Zatem początek okresu przedawnienia roszczeń za nadgodziny średniotygodniowe oraz za nadgodziny dobowe z ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego obejmującego I kwartał 2024 r. rozpocznie się 6 kwietnia 2024 r. i dla pracowników zatrudnionych przed 2019 r. od tego dnia będzie liczony także 3-letni okres przechowywania dokumentacji dotyczącej czasu pracy, a więc termin ten upłynie 6 kwietnia 2027 r.

W praktyce bardziej skomplikowana jest sytuacja pracodawców, którzy mają kilka okresów rozliczeniowych czasu pracy dla różnych grup pracowniczych, gdyż wtedy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej czasu pracy powinni ustalać odrębnie dla poszczególnych grup, uwzględniając za każdym razem długość okresu rozliczeniowego dotyczącą danego pracownika.

Pracodawca dokonuje wypłaty wynagrodzeń za dany miesiąc 10. dnia następnego miesiąca. W dziale produkcji obowiązuje 12-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy pokrywający się z rokiem finansowym spółki, który trwa od kwietnia do marca, w magazynie obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy pokrywający się z kwartałami roku kalendarzowego, a w administracji 1-miesięczny okres rozliczeniowy.

W zakładzie funkcjonują 3 różne sposoby obliczania okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z obszaru czasu pracy dla zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., tj.:

• 3 lata liczone co do zasady od 11 kwietnia dla całości dokumentacji dotyczącej danego 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego,
• 3 lata liczone co do zasady odpowiednio od 11 kwietnia, 11 lipca, 11 października oraz 11 stycznia dla dokumentacji dotyczącej poszczególnych 3-miesięcznych okresów rozliczeniowych oraz
• 3 lata liczone co do zasady od 11. dnia każdego miesiąca dla dokumentacji pracowników zatrudnionych w administracji, których obowiązują 1-miesięczne okresy rozliczeniowe.

4. Przechowywanie indywidualnej dokumentacji urlopowej

W przypadku dokumentacji urlopowej zasadniczo sytuacja jest analogiczna jak w przy przechowywaniu dokumentacji z obszaru czasu pracy, co oznacza, że może on wynosić 3 lata lub 10 lat, bądź dla części okres 3 lat, a części 10 lat. W tym zakresie adekwatne są wyjaśnienia i przykład przedstawione w punkcie 2.

Dla 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji nie będzie także żadnej różnicy w zasadach liczenia terminu, gdyż ten jest spójny dla ogółu dokumentacji pracowniczej i jest liczony od 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Różnica wystąpi jednak w przypadku 3-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, gdyż w orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjęta została specyficzna zasada dotyczą przedawnienia urlopu wypoczynkowego. Sąd Najwyższy w uchwale składu 7 sędziów z 20 lutego 1980 r. (sygn. akt V PZP 6/79, OSNC 1980/7-8/131) uznał, że: "Bieg przedawnienia roszczenia pracownika o urlop wypoczynkowy rozpoczyna się ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu (...), chyba że szczególne przepisy Kodeksu pracy lub innych aktów normatywnych przewidują obowiązek udzielenia przez zakład pracy urlopu w innych terminach.". Najpóźniej więc rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy następuje z końcem trzeciego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (por. wyroki SN z 29 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14 i z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38). W praktyce najbezpieczniej jest przyjąć dla ogółu pracowników, że okres przedawnienia, a więc i 3-letniego przechowywania wniosków urlopowych jest liczony od dnia 1 października kolejnego roku kalendarzowego.

Wnioski urlopowe za 2023 r. pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. powinny być przez pracodawcę przechowywane przez 3 lata, licząc od 1 października 2024 r. Termin przechowywania upłynie zatem 1 października 2027 r. i wówczas będzie można zniszczyć całość wniosków urlopowych dotyczących urlopu z 2023 r. Analogicznie wnioski urlopowe dotyczące 2022 r. powinny być przechowywane od 1 października 2023 r. do 1 października 2026 r.

5. Przechowywanie zbiorowej dokumentacji dotyczącej czasu pracy i urlopowej

W przypadku dokumentacji o charakterze zbiorowym nie ma zastosowania ani przepis art. 94 pkt 9b K.p., ani przepisy przejściowe ustawy zmieniającej. W tym zakresie dla ogółu pracowników, zarówno zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., jak i od tego dnia, stosuje się jednakowy okres przechowywania omawianej dokumentacji wynikający z art. 291 § 1 K.p., tj. przez 3 lata.

Biorąc pod uwagę inne zasady przedawnienia urlopu wypoczynkowego oraz świadczeń z zakresu czasu pracy, również w przypadku dokumentacji zbiorowej inaczej będą liczone 3-letnie okresy przechowywania poszczególnych dokumentów. Zatem plan urlopów, harmonogramy czasu pracy i listy obecności powinny być przechowywane na takich samych zasadach jak omówione wcześniej dla indywidualnej dokumentacji pracownika, z którym nawiązano stosunek pracy przed 2019 r.

Zwracamy uwagę! Dla pracowników zatrudnionych począwszy od 2019 r. plany urlopowe, harmonogramy czasu pracy oraz listy obecności są przechowywane przez okres 3 lat, zgodnie z zasadami przedawnienia roszczeń mimo tego, że ich dokumentacja urlopowa i czasu pracy są przechowywane według nowych zasad, czyli przez okres 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do ustania zatrudnienia u pracodawcy.

W odniesieniu do list obecności pogląd powyższy potwierdza wprost stanowisko MRPiPS z 7 lutego 2019 r., w którym stwierdzono, że zbiorcze listy obecności pracowników nie są częścią dokumentacji pracownika w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, ani częścią jego akt osobowych, a ponieważ nie ma powszechnie obowiązującego przepisu, który wskazywałby okres przechowywania takich list, to przyjmuje się, że mogą być one przechowywane najdłużej przez okres trzech lat od upływu okresu, którego dotyczą.

6. Zniszczenie dokumentacji urlopowej i dotyczącej czasu pracy

W przypadku 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji indywidualnej zarówno z obszaru czasu pracy, jak i urlopowej pracownik po upływie tego okresu ma 1 miesiąc kalendarzowy na odebranie swojej dokumentacji (art. 94⁶ pkt 2 K.p.). Jeśli tego nie uczyni, pracodawca ma czas na jej zniszczenie w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika (art. 94⁷ K.p.). Do czasu zniszczenia dokumentacji, pracodawca może wydać ją byłemu pracownikowi.

W poprzednim stanie prawnym nie było regulacji związanych z odebraniem i zniszczeniem dokumentacji pracowniczej. Do osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. w tym zakresie nie stosuje się art. 94⁶ K.p., co wynika z treści art. 7 ust. 1 ustawy zmieniającej. Przepis ten nakazuje jednak zastosowanie odpowiednio art. 94⁷ K.p. dotyczącego zniszczenia dokumentacji pracowniczej w terminie do 12 miesięcy, w tym przypadku liczonym po upływie okresu jej przechowywania (ze względu na brak regulacji dotyczącej jej odbioru). Dokumentacja urlopowa, jak i dotycząca czasu pracy zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. również nie musi być zniszczona przez pracodawcę niezwłocznie po upływie wskazanego okresu, lecz można ten proces zaplanować w okresie kolejnych 12 miesięcy.