Czy pracodawca finansuje wpłaty do PPK za pracownika, który jest objęty przestojem?

Pracownicy jednego z działów spółki zostali objęci przestojem ekonomicznym. Czy od wynagrodzenia wypłaconego im w czasie tego przestoju, ale za poprzedni okres, pracodawca ma obowiązek obliczyć finansowane przez siebie wpłaty do PPK i dokonać tych wpłat?

W sprawie odpowiedzi na pytanie Czytelnika nasza redakcja wystąpiła do PFR Portal PPK. W dniu 1 lutego 2024 r. otrzymaliśmy odpowiedź, którą przedstawiamy poniżej.

"Jeżeli przestój, o którym mowa w pytaniu, jest przestojem ekonomicznym, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 669), to nie. W przypadku gdy warunek ten jest spełniony, pracodawca nie oblicza od wynagrodzenia wypłaconego pracownikom (uczestnikom PPK) objętym przestojem - nawet przysługującego im za poprzedni okres - finansowanych przez siebie wpłat do PPK. Wpłaty do PPK finansowane przez tych pracowników są obliczane i pobierane z wynagrodzenia wypłaconego im w okresie przestoju ekonomicznego tylko wtedy, gdy zadeklarowali oni pracodawcy finansowanie przez siebie tych wpłat. Wynika to z art. 25 ust. 4 i 5 ustawy o PPK. (...)

W odniesieniu do konkretnych pracowników

W ustawie o PPK przewidziano sytuacje, gdy pracodawca przestaje finansować wpłaty do PPK za uczestników tego programu, ze względu na swoją sytuację ekonomiczną. Pracodawca nie finansuje wpłat do PPK (ani podstawowych, ani dodatkowych - jeżeli w umowie o zarządzanie PPK zadeklarował finansowanie wpłat dodatkowych):

• w okresie przestoju ekonomicznego, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy, oraz w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy, o którym mowa w art. 2 pkt 2 tej ustawy,
• w przypadku zaistnienia przesłanek niewypłacalności pracodawcy, o których mowa w ustawie z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1087), czyli np. w razie ogłoszenia upadłości pracodawcy bądź otwarcia postępowania układowego,
• w okresie przejściowego zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej lub ograniczenia jej prowadzenia na skutek powodzi i braku środków na wypłatę wynagrodzeń dla pracowników, o których mowa w art. 23 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (Dz. U. z 2023 r. poz. 272 ze zm.).

Przestój ekonomiczny, o którym mowa wcześniej, to okres niewykonywania pracy przez pracownika z przyczyn niedotyczących pracownika pozostającego w gotowości do pracy. Natomiast obniżony wymiar czasu pracy oznacza obniżony przez pracodawcę wymiar czasu pracy pracownika z przyczyn niedotyczących pracownika, jednak nie więcej niż do połowy wymiaru czasu pracy. Zarówno przestój ekonomiczny, jak i obniżony wymiar czasu pracy, odnoszą się zatem do poszczególnych pracowników. Nie ma podstaw, aby - np. w razie przestoju ekonomicznego - pracodawca nie finansował wpłat do PPK za pracowników nieobjętych tym przestojem.

Ustawa o PPK nie przewiduje obowiązku informowania pracowników przez pracodawcę o niefinansowaniu wpłat do PPK w okresie przestoju ekonomicznego bądź obniżonego wymiaru czasu pracy. Taki obowiązek może jednak wynikać z innych regulacji (np. z umowy o zarządzanie PPK). Rekomendowanym jest, aby uczestnicy PPK zostali poinformowani o tym, że wpłaty do PPK w związku z przestojem ekonomicznym albo obniżonym wymiarem czasu pracy nie będą finansowane oraz o możliwości złożenia przez nich deklaracji finansowania wpłat podstawowych i wpłat dodatkowych do PPK w tym okresie.

Ważna jest data wypłaty wynagrodzenia

Pracodawca nie finansuje wpłat do PPK od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK w czasie, gdy jest on objęty przestojem ekonomicznym. Nie ma przy tym znaczenia, za jaki okres przysługuje to wynagrodzenie, oraz czy przestój ekonomiczny obejmuje cały miesiąc kalendarzowy. Oznacza to przykładowo, że jeżeli przestój ekonomiczny został wprowadzony na okres od 15 stycznia do 29 lutego br., to:

• wpłat do PPK naliczonych przed 15 stycznia br. należało dokonać, niezależnie od wprowadzonego przestoju ekonomicznego,
• od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK objętemu przestojem ekonomicznym, w okresie od 15 stycznia do 29 lutego br. pracodawca nie nalicza i nie dokonuje finansowanych przez siebie wpłat do PPK. (...)

Finansowanie wpłat przez uczestnika PPK

Uczestnik PPK, objęty przestojem ekonomicznym albo obniżonym wymiarem czasu pracy, może w deklaracji złożonej pracodawcy zadeklarować finansowanie przez siebie wpłaty podstawowej i wpłaty dodatkowej do PPK (pomimo, że wpłaty do PPK nie są finansowane przez pracodawcę) - przykładowy wzór takiej deklaracji dostępny jest na portalu mojeppk (w plikach do pobrania).

Po otrzymaniu takiej deklaracji uczestnika PPK pracodawca ma obowiązek obliczać, pobierać i dokonywać wpłat finansowanych przez uczestnika PPK.

Deklaracja finansowania wpłat do PPK w okresie przestoju ekonomicznego albo obniżonego wymiaru czasu pracy, złożona przez uczestnika PKK na podstawie art. 25 ust. 5 ustawy o PPK, może zostać przez niego w każdym czasie cofnięta. W tym celu uczestnik PPK powinien poinformować pracodawcę, że cofa (odwołuje) wcześniej złożoną deklarację finansowania wpłat do PPK (w takim przypadku uczestnik nie powinien składać deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK). Wpłat do PPK nie nalicza się wówczas począwszy od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK w okresie przestoju ekonomicznego albo obniżonego wymiaru czasu pracy po cofnięciu tej deklaracji. Natomiast ponowne obliczanie, pobieranie i dokonywanie wpłat do PPK należy rozpocząć od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po zakończeniu objęcia go przestojem ekonomicznym albo obniżonym wymiarem czasu pracy. (...)".