Podział dokumentacji z obszaru czasu pracy i urlopowej

Dokumentację dotyczącą czasu pracy i urlopów wypoczynkowych można podzielić na dokumentację pracowniczą w rozumieniu nadanym przez art. 94 pkt 9a K.p. oraz dokumentację zbiorczą (zbiorową), która nie została ujęta w § 6 rozporządzenia.

Dokumentacja pracownicza w obszarze czasu pracy składa się z 4 części przewidzianych w § 6 pkt 1 lit. a-d rozporządzenia. Są to:

• ewidencja czasu pracy (karta czasu pracy),
• wnioski dotyczące czasu pracy i niektórych absencji (w tym punkcie z dniem 17 maja 2023 r. dodano dwa nowe wnioski, tj. o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej - art. 148¹ K.p. oraz o urlop opiekuńczy - art. 173¹ K.p.),
• dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego oraz dotyczące m.in. pracy nadliczbowej i dyżurów,
• a także zgody kobiet w ciąży i rodziców dzieci do lat 4 oraz lat 8 wyłączające ograniczenia w zakresie czasu pracy.

W katalogu tym nie ma harmonogramów (rozkładów) czasu pracy oraz list obecności, gdyż w praktyce najczęściej mają one charakter zbiorowy i dotyczą ogółu pracowników zatrudnionych u pracodawcy lub pracowników wyodrębnionej komórki organizacyjnej (np. działu, wydziału, departamentu itp.). Ponadto lista obecności nie jest dokumentem obligatoryjnym.

Z kolei dokumentacja urlopowa składa się z wniosków urlopowych oraz dokumentów związanych z przesunięciem lub odwołaniem z urlopu wypoczynkowego (§ 6 pkt 2 rozporządzenia). W jej zakres nie wchodzi plan urlopów, który tworzony jest dla ogółu pracowników lub poszczególnych obszarów funkcjonowania pracodawcy.

Należy przy tym zauważyć, że stworzenie zbiorczo innego dokumentu niż wymienione wyżej, który jest częścią dokumentacji pracowniczej, jest działaniem nieprawidłowym pracodawcy, gdyż nie da się następnie takiego dokumentu prawidłowo zarchiwizować. Będzie on bowiem zawierał dane osobowe kilku, czy kilkudziesięciu osób, a powinien być przechowywany w dokumentacji pracowniczej każdej z tych osób.

Brygadziści w firmie produkcyjnej wydają zbiorcze polecenia pracy w godzinach nadliczbowych w dniach roboczych, wskazując w nich 2 lub 4 dodatkowe godziny do przepracowania przez całą brygadę, czyli 20 osób oraz wydają polecenia dodatkowej pracy w wolną sobotę, wskazując w nich nazwiska pracowników, których to dotyczy, a których może być od 10 do 60. Działanie takie jest nieprawidłowe, gdyż polecenie pracy w nadgodzinach wchodzi w zakres dokumentacji pracowniczej (§ 6 pkt 1 lit. c tiret 3 rozporządzenia), a więc jeżeli jest sporządzane na piśmie, musi być indywidualnie wydane i następnie przechowywane w dokumentacji pracowniczej dotyczącej danego pracownika. Nie ma uzasadnienia prawnego, aby kserować takie polecenie w kilkudziesięciu kopiach i przechowywać je w dokumentacji każdego z pracowników, ponieważ byłoby to naruszeniem zasady minimalizacji dotyczącej przechowywania danych osobowych, która wynika z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.