Przechowywanie indywidualnej dokumentacji z zakresu czasu pracy

W przypadku indywidualnej dokumentacji dotyczącej czasu pracy może obowiązywać 3-letni lub 10-letni okres jej przechowywania, w zależności od daty nawiązania stosunku pracy. Możliwe jest też wystąpienie sytuacji mieszanej, gdy pracownik miał zawartych z pracodawcą kilka umów o pracę, przy czym część z nich została nawiązana do 31 grudnia 2018 r., a część po tej dacie.

Pracownik jest zatrudniony od 2018 r., najpierw na okres próbny, następnie na czas określony (24-m-ce), a bezpośrednio po tym okresie na czas nieokreślony. Dokumentację dotyczącą czasu pracy tego pracownika należy podzielić na 2 części, tj.:

• dokumentacja dotycząca umów na okres próbny i na czas określony - te dwa stosunki pracy zostały nawiązane przed 2019 r., a więc w tym zakresie obowiązują przepisy przejściowe i będzie obowiązywał 3-letni okres przechowywania dokumentacji wynikający z zasad przedawnienia roszczeń,
• dokumentacja dotycząca umowy na czas nieokreślony, nawiązanej w aktualnym stanie prawnym, która podlega 10-letniemu okresowi przechowywania, liczonemu od dnia 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym ustanie stosunek pracy.

Porównując okresy przechowywania dokumentacji dotyczącej czasu pracy sprzed 1 stycznia 2019 r. i od tej daty, należy zwrócić uwagę, że w poprzednim stanie prawnym dokumentacja taka była niszczona także w trakcie trwania zatrudnienia, natomiast w aktualnym stanie prawnym nie ma takiej możliwości.

Okres 10 lat przechowywania dokumentacji związanej z czasem pracy dotyczy pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. i jest liczony w taki sam sposób jak akt osobowych, list płac i dokumentacji urlopowej, czyli od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy zawarty z pracownikiem. Wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej czasu pracy nie oznacza jednak zmiany terminu przedawnienia roszczeń np. z tytułu nadgodzin, pełnionych dyżurów, dodatków nocnych itp. Po upływie 3-letniego okresu przedawnienia pracownik nie może już wysuwać w stosunku do pracodawcy żadnych roszczeń, a także Państwowa Inspekcja Pracy nie może kierować środków prawnych w stosunku do wcześniejszego okresu. Pracodawca musi jedynie przechowywać dokumenty, aby nie popełnić wykroczenia, polegającego na zbyt szybkim zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

W przypadku stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. obowiązuje 3-letni okres przechowywania dokumentacji dotyczącej czasu pracy, spójny z okresem przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, a więc nie ma różnicy w terminach jak powyżej. W tym zakresie ważny jest jednak sposób liczenia przedawnienia roszczeń z zakresu czasu pracy. Tutaj pomocne będzie orzecznictwo Sądu Najwyższego dotyczące przedawnienia roszczeń o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. W wyroku z 20 sierpnia 2008 r. (sygn. akt I PK 35/08, OSNP 2010/1-2/8) Sąd ten stwierdził, że: "(...) Roszczenie o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych staje się wymagalne (art. 291 § 1 K.p.) w dniu, w którym powinno nastąpić rozliczenie czasu pracy po upływie przyjętego okresu rozliczeniowego. (...)". Z pytaniem w jaki sposób prawidłowo ustalić okres, po którym strona stosunku pracy będzie mogła podnieść zarzut przedawnienia, nasze Wydawnictwo wystąpiło do resortu pracy (wówczas Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii). 

W dniu 13 maja 2021 r. resort wyjaśnił, że: "(...) O wymagalności roszczenia decyduje zatem chwila, kiedy uprawniony mógł zażądać spełnienia świadczenia.

Przy czym, należy zauważyć, że początku wymagalności roszczenia nie da się ująć w jedną uniwersalną regułę, gdyż zależy on od charakteru i właściwości zobowiązania będącego źródłem roszczenia podlegającego przedawnieniu.

Roszczenie może stać się wymagalne w dniu oznaczonym w umowie, przepisach ustawy, układzie zbiorowym pracy lub innym akcie będącym źródłem prawa pracy. Wymagalność roszczenia może nastąpić niezwłocznie po jego powstaniu lub łączyć się z ustaniem stosunku pracy.

I tak, dla przykładu, roszczenie o odszkodowanie za skrócony okres wypowiedzenia, roszczenie o odprawę pieniężną z tytułu likwidacji stanowiska pracy, roszczenia o ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, stają się wymagalne w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Natomiast wynagrodzenie za godziny nadliczbowe powstałe z powodu przekroczenia normy dobowej, powinno być wypłacone w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc (a więc najpóźniej w terminie do 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego - art. 85 § 2 K.p.). Natomiast roszczenie o wypłatę dodatkowego wynagrodzenia za przepracowane nadgodziny z tytułu przekroczenia normy przeciętnej staje się wymagalne (art. 291 § 1 K.p.) w dniu, w którym powinno nastąpić rozliczenie czasu pracy po upływie przyjętego okresu rozliczeniowego (wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2008 r., I PK 35/08, OSNP 2009, nr 1-2, poz. 8).

Dla wynagrodzenia za pracę datą wymagalności jest ustalony z reguły w regulaminie pracy termin jego wypłaty.

Ministerstwo pragnie również zauważyć, że w wyroku z dnia 4.11.2015 r. Sąd Apelacyjny w Łodzi orzekł, że »roszczenie o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych staje się wymagalne w dniu, w którym powinno nastąpić rozliczenie czasu pracy po upływie przyjętego okresu rozliczeniowego. Nie można jednak zgodzić się z poglądem, że dnia owego nie wyznacza dzień wypłaty samego wynagrodzenia. Rozliczenie czasu pracy w tym kontekście służy ustaleniu wynagrodzenia i jest immanentnie powiązane z jego wypłatą«. Ze względu na to, że w sprawie rozpatrywanej przez ten sąd pracodawca zgodnie z regulaminem pracy wypłacał wynagrodzenie do 10 dnia następnego miesiąca, sąd uznał, że najwcześniejszym dniem wymagalności roszczenia o wypłatę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe przepracowane przez pracowników w okresie od 1.1. do 31.3.2009 r. był 10.4.2009 r. Zatem początek biegu terminu przedawnienia przypadł na 11.4.2009 r. i upływał 11.4.2012 r. (...)".

Pracodawca stosuje 3-miesięczne okresy rozliczeniowe pokrywające się z kwartałami roku kalendarzowego. W regulaminie pracy określono termin wypłaty wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc na 5. dzień następnego miesiąca. Zatem początek okresu przedawnienia roszczeń za nadgodziny średniotygodniowe oraz za nadgodziny dobowe z ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego obejmującego I kwartał 2024 r. rozpocznie się 6 kwietnia 2024 r. i dla pracowników zatrudnionych przed 2019 r. od tego dnia będzie liczony także 3-letni okres przechowywania dokumentacji dotyczącej czasu pracy, a więc termin ten upłynie 6 kwietnia 2027 r.

W praktyce bardziej skomplikowana jest sytuacja pracodawców, którzy mają kilka okresów rozliczeniowych czasu pracy dla różnych grup pracowniczych, gdyż wtedy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej czasu pracy powinni ustalać odrębnie dla poszczególnych grup, uwzględniając za każdym razem długość okresu rozliczeniowego dotyczącą danego pracownika.

Pracodawca dokonuje wypłaty wynagrodzeń za dany miesiąc 10. dnia następnego miesiąca. W dziale produkcji obowiązuje 12-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy pokrywający się z rokiem finansowym spółki, który trwa od kwietnia do marca, w magazynie obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy pokrywający się z kwartałami roku kalendarzowego, a w administracji 1-miesięczny okres rozliczeniowy.

W zakładzie funkcjonują 3 różne sposoby obliczania okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z obszaru czasu pracy dla zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., tj.:

• 3 lata liczone co do zasady od 11 kwietnia dla całości dokumentacji dotyczącej danego 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego,
• 3 lata liczone co do zasady odpowiednio od 11 kwietnia, 11 lipca, 11 października oraz 11 stycznia dla dokumentacji dotyczącej poszczególnych 3-miesięcznych okresów rozliczeniowych oraz
• 3 lata liczone co do zasady od 11. dnia każdego miesiąca dla dokumentacji pracowników zatrudnionych w administracji, których obowiązują 1-miesięczne okresy rozliczeniowe.