Zasady ustalania podstawy wymiaru składek
1. Wyłączenie z podstawy wymiaru składek ZUS odprawy emerytalnej
Odprawa emerytalna obliczona zgodnie z zakładowym układem zbiorowym pracy jest wyższa niż określona przepisami Kodeksu pracy. Czy nadwyżkę należy oskładkować?
Nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.), dalej rozporządzenia składkowego, i art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej.
Na mocy powołanego przepisu, wyłączona z oskładkowania jest odprawa pieniężna wypłacona m.in. na podstawie art. 921 K.p., czyli pracownikowi, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę z tytułu niezdolności do pracy lub emeryturę. Pracownik, który otrzymał odprawę, nie może ponownie nabyć do niej prawa. Przepis ten gwarantuje wysokość odprawy na poziomie jednomiesięcznego wynagrodzenia. Jednakże postanowienia układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania mogą ustanawiać odprawy w wyższej wysokości. Jeżeli pracodawca w zakładowym układzie zbiorowym określił wysokość odprawy emerytalnej na poziomie wyższym niż określona w Kodeksie pracy, to odprawa ta w pełnej wysokości nie podlega oskładkowaniu.
Odprawa emerytalna podlega opodatkowaniu. Przepisy ustawy o pdof nie zwalniają z opodatkowania takiego rodzaju przychodu.
2. Oskładkowanie dodatku za rozłąkę wypłacanego kierowcom w przewozach międzynarodowych - interpretacja ZUS
Nie podlega oskładkowaniu dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne - do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (§ 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia składkowego). Aktualnie dieta z tytułu krajowej podróży służbowej wynosi 45 zł za dobę podróży (§ 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
Aby skorzystać z wyłączenia przewidzianego wskazanym powyżej przepisem, konieczne jest przeniesienie pracownika poza miejsce wykonywania przez niego pracy, które oznaczone jest w zawartej z nim umowie o pracę. Jak wyjaśnił ZUS w interpretacji indywidualnej z 15 stycznia 2024 r. (znak DI/200000/43/4/2024): "(...) Przeniesienie to, które zwyczajowo następuje w ramach porozumienia pracownika z pracodawcą, musi mieć charakter tymczasowy (czasowy). (...) Nie dotyczy to przypadku, gdy płatnik przeniósł czasowo pracownika do pracy poza stałym miejscem pracy, ale w miejscu jego zamieszkania. (...)".
W interpretacji indywidualnej z 10 stycznia 2025 r. (znak DI/200000/43/1155/2024), ZUS Oddział w Lublinie zajął stanowisko w sprawie oskładkowania dodatku za rozłąkę wypłacanego pracownikom - kierowcom w transporcie międzynarodowym, czasowo przeniesionym do pracy na terenie krajów UE, a także do krajów poza UE, w celu realizacji umów zawartych przez przedsiębiorcę z kontrahentami.
Jak w niej czytamy: "(...) Ww. przepis (§ 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia składkowego - przyp. red.) nie ma zastosowania do kierowców, gdyż nie są oni pracownikami czasowo przeniesionymi. Takie czasowe oddelegowanie pracownika poza stałe miejsce pracy wiąże się z rozłąką z rodziną i aby zrekompensować pracownikowi te niedogodności wypłacany jest dodatek za rozłąkę. Świadczenie to z założenia stanowi rodzaj zadośćuczynienia za czas, jaki zatrudniony musi spędzić z dala od bliskich. Podróż oraz wykonywanie pracy w różnych miejscach, a także wynikająca z tego faktu rozłąka z rodziną, nie stanowi w przypadku kierowców zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych, zwłaszcza w przypadku przewozów międzynarodowych. (...)".
3. Używanie służbowego samochodu dla celów prywatnych w podstawie wymiaru składek ZUS i opodatkowania
Pracownik używa nieodpłatnie samochód służbowy do celów prywatnych. Wartość pieniężna tego świadczenia w wysokości 250 zł (ustalona zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o pdof) podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu. Pracownik przez cały miesiąc przebywał na zwolnieniu lekarskim z prawem do zasiłku chorobowego, którego wypłaty dokonał ZUS (pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków). Czy za ten miesiąc ww. kwotę pracodawca powinien oskładkować? Czy kwotę tę należy wykazać w PIT-11 jako przychód do opodatkowania?
Wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jako przychód ze stosunku pracy podlega wliczeniu do podstawy wymiaru składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych. Zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o pdof, ustala się ją zarówno dla celów oskładkowania, jak i opodatkowania w wysokości:
1) 250 zł miesięcznie - dla samochodów: o mocy silnika do 60 kW; stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1289 z późn. zm.) lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy,
2) 400 zł miesięcznie - dla samochodów innych niż wymienione w pkt 1.
W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca, wartość pieniężną ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych wyżej. Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w przedstawiony wcześniej sposób i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.
Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (także na ubezpieczenie zdrowotne) wyłączone są składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku. Co prawa powołany przepis stanowi o składnikach wynagrodzenia, jednakże należy uznać, że znajduje on zastosowanie także przy wszystkich przychodach jakie otrzymuje pracownik. Oczywiście pod warunkiem, że z przepisów płacowych obowiązujących u pracodawcy jednoznacznie wynika, iż pracownik ma prawo do korzystania z samochodu służbowego dla celów prywatnych również w okresie niezdolności do pracy z powodu choroby. Jeżeli tak jest w okolicznościach z pytania, to wartość świadczenia jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ww. ubezpieczenia. W innym razie świadczenie to podlega oskładkowaniu.
Pracownik finansuje część składek ubezpieczeniowych. Przepisy nie wskazują jak ma postąpić pracodawca, jeśli nie ma przychodu, z którego mógłby pobrać te składki. Nie zwalnia to jednak pracodawcy z ich zapłaty w całości. Natomiast jeżeli chodzi o pobór podatku dochodowego, to jeżeli w danym miesiącu pracownik uzyskuje wyłącznie nieodpłatne świadczenie podlegające opodatkowaniu (pracodawca nie ma możliwości pobrania zaliczki na podatek), to powinien wykazać je w informacji PIT-11 za rok, w którym pracownik otrzymał ten przychód.
