Odpis podstawowy na ZFŚS oraz jego zwiększenia

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, dalej Fundusz, w 2026 r. tworzą pracodawcy:

• zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia 2026 r. co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
• zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia 2026 r. co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty - na wniosek zakładowej organizacji związkowej,
• prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Inni pracodawcy niż ww. tworzą Fundusz fakultatywnie. Tak wynika z art. 3 ust. 1, 1c i 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288 ze zm.), dalej ustawy o Funduszu.

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy o Funduszu). Jego wysokość na jednego zatrudnionego ustala się jako określony procent przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (art. 5 ust. 2 ustawy o Funduszu).

Prezes GUS w obwieszczeniu z dnia 19 lutego 2026 r. ogłosił, że przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2025 r. wyniosło 7.770,04 zł, a w drugim półroczu 2025 r. - 7.848,60 zł.

W związku z powyższym w 2026 r. wysokość odpisu podstawowego wynosi:

• 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na jednego zatrudnionego w "normalnych" warunkach, czyli 2.943,23 zł (7.848,60 zł x 37,5%),
• 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, dalej wykonującego prace szczególne, czyli 3.924,30 zł (7.848,60 zł x 50%),
• 5%, 6%, 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na jednego pracownika młodocianego odpowiednio w pierwszym, drugim, trzecim roku nauki, czyli: 392,43 zł (7.848,60 zł x 5%), 470,92 zł (7.848,60 zł x 6%), 549,40 zł (7.848,60 zł x 7%).

Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego:

• na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności oraz
• na każdego emeryta i rencistę, w tym także ze zlikwidowanego zakładu pracy uprawnionego do opieki socjalnej.

W 2026 r. wysokość odpisu podstawowego na ww. osoby może być zwiększona o 490,54 zł (7.848,60 zł x 6,25%).

Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć Fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. W 2026 r. kwota ta wynosi 588,65 zł (7.848,60 zł x 7,5%).

Zgodnie z art. 5 ust. 8 ustawy o Funduszu, przedstawione wcześniej zasady ustalania wysokości odpisów i zwiększeń na Fundusz nie mają zastosowania do: uczelni publicznych działających na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym i nauce; szkół i placówek objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2024 r. poz. 986 z późn. zm.), dalej ustawy KN.

Pracodawca nieprowadzący działalności w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych może dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz bądź zrezygnować z jego tworzenia. Dokonuje tego wprowadzając - po uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową - w aktach prawa wewnątrzzakładowego stosowne postanowienie w tej sprawie. Pracodawca nieobjęty układem zbiorowym pracy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, ewentualne zmiany wysokości odpisu na Fundusz lub postanowienia o jego nietworzeniu przed wprowadzeniem do regulaminu wynagradzania uzgadnia z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Tak wynika z art. 4 ustawy o Funduszu.