Zatrudnianie na podstawie umowy o pracę po 4 marca 2026 r. obywateli Ukrainy

Dwie pracownice - obywatelki Ukrainy, które przyjechały do Polski po wybuchu wojny w ich kraju (mają pieczątkę w paszporcie i PESEL ze statusem UKR) są zatrudnione na podstawie umów o pracę na czas określony do 28 lutego 2026 r. i elektronicznego powiadomienia PUP o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. Obydwie złożyły wnioski o zezwolenie na pobyt czasowy. Pracodawca zamierza zawrzeć z nimi od 1 marca 2026 r. umowy na czas nieokreślony (limity 3/33 zostały wyczerpane). Czy ten rodzaj umów jest dopuszczalny, skoro zezwolenie na pobyt czasowy jest udzielane na 3 lata? Czy pracodawca powinien był dopełnić jeszcze jakichś formalności w celu ich legalnego zatrudniania?

Do 4 marca 2026 r. dokumentem legalizującym zatrudnienie obywateli Ukrainy w Polsce jest powiadomienie powiatowego urzędu pracy (PUP), dokonane przez podmiot powierzający im pracę (dalej zatrudniający) w ciągu 7 dni od dnia podjęcia przez nich pracy. Dotyczy ono wyłącznie tych Ukraińców, którzy legalnie wjechali do Polski w okresie od 24 lutego 2022 r. w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium Ukrainy i deklarują zamiar pozostania w Polsce. Ich pobyt jest legalny do 4 marca 2026 r.

Te zasady są zapisane w art. 22 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz. U. z 2025 r. poz. 337 z późn. zm.), dalej ustawy o pomocy uchodźcom. Przestaną one obowiązywać 5 marca 2026 r. na skutek ich uchylenia na podstawie art. 17 pkt 1 i 9 ustawy z dnia 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw, dalej ustawy wygaszającej, która tego dnia ma wejść w życie, zakładając, że Prezydent ją podpisze (na dzień oddania niniejszego numeru UiPP do druku podpis nie został jeszcze złożony).

Powołany wyżej przepis odnosiłby się do pracodawcy z pytania, gdyby dokonał on ponownego powiadomienia PUP w ciągu 7 dni (maksymalnie 4 marca 2026 r.) od zmiany rodzaju umowy o pracę z terminowej na bezterminową ze względu na wyczerpanie limitów 3/33 zatrudnienia terminowego (art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy i art. 25¹ K.p.). Nie musi tego czynić, skoro pracownice - obywatelki Ukrainy zawnioskowały o zezwolenie na pobyt czasowy. Co istotne, od 5 marca 2026 r. pobyt tych pracownic w Polsce będzie uznawany za legalny, ponieważ dysponują numerami PESEL ze statusem UKR nadanymi na podstawie art. 4 ust. 1 lub 1a ustawy o pomocy uchodźcom (art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy wygaszającej w zw. z art. 106 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Dz. U. z 2025 r. poz. 223 z późn. zm.).

Zezwolenie na pobyt czasowy, o którym mowa w art. 114 ust. 1 lub 1a, art. 126, art. 127, art. 137a, art. 139a ust. 1, art. 139o ust. 1 lub art. 142 ust. 3 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2025 r. poz. 1079 z późn. zm.) jest samodzielną podstawą do wykonywania pracy w Polsce przez cudzoziemców (w tym obywateli Ukrainy). Przesądza o tym art. 3 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 621 ze zm.), dalej ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom.

Uzyskanie zezwoleń na pobyt czasowy przez pracownice - obywatelki Ukrainy z pytania zwalnia Czytelnika z obowiązku ubiegania się o zezwolenie na pracę lub wpis oświadczenia o powierzeniu im pracy do ewidencji takich oświadczeń, ponieważ są to odrębne dokumenty legalizujące pracę cudzoziemców w Polsce (art. 3 ust. 3-4 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Nie dotyczą go również obowiązki związane z otrzymaniem zezwolenia na pracę i wpisem do ewidencji oświadczenia o powierzeniu pracy, o jakich mowa w art. 17, 19, 68 i 70 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Czytelnik musi natomiast przestrzegać reguł o pozyskiwaniu danych osobowych obywatelek Ukrainy, przechowywania kopii zezwoleń na pobyt czasowy w Polsce oraz języka, w jakim sporządza umowy o pracę i ich tłumaczeń (art. 4-5 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom) - więcej na ten temat pisaliśmy w dodatku nr 4 do UiPP nr 4/2026. Odpowiadając zatem na pytanie drugie, to jedyne formalności przy zatrudnianiu obywatelek Ukrainy posiadających zezwolenie na pobyt czasowy.

W odpowiedzi na pytanie pierwsze należy stwierdzić, że nie ma przeszkód do zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony, gdy zezwolenie na pobyt czasowy zostanie udzielone na maksymalnie 3 lata. Okres ważności dokumentu legalizującego pobyt w Polsce nie wpływa na czas trwania i ważność stosunku pracy. Jednak brak tego typu ważnego dokumentu uniemożliwia zatrudniającemu powierzanie realnie pracy obywatelom Ukrainy, a im świadczenie pracy, gdyż byłoby to nielegalne (art. 2 pkt 2 lit. c i pkt 3 lit. c ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).