Możliwość zwolnienia nowo zatrudnionego pracownika ze szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy

1) Nowo zatrudniony pracownik przedłożył zaświadczenie o ukończeniu okresowego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Czy jest to podstawą do zwolnienia go z obycia takiego szkolenia w naszym zakładzie?

Szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (bhp) jest prowadzone jako szkolenie wstępne i szkolenie okresowe. Szczegółowe zasady, zakres, i wymagania dotyczące treści i realizacji programów tych szkoleń, a także sposób dokumentowania szkoleń oraz przypadki, w których pracodawcy lub pracownicy mogą być zwolnieni z określonych rodzajów szkolenia, określają przepisy rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2024 r. poz. 1327 ze zm.), dalej rozporządzenia.

Szkolenie okresowe ma na celu aktualizację i ugruntowanie wiedzy i umiejętności w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zaznajomienie uczestników szkolenia z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi w tym zakresie. Szkolenie to odbywają:

1) osoby będące pracodawcami oraz inne osoby kierujące pracownikami, w szczególności kierownicy, mistrzowie i brygadziści,

2) pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych,

3) pracownicy inżynieryjno-techniczni, w tym projektanci, konstruktorzy maszyn i innych urządzeń technicznych, technolodzy i organizatorzy produkcji,

4) pracownicy służby bezpieczeństwa i higieny pracy i inne osoby wykonujące zadania tej służby,

5) pracownicy na stanowiskach administracyjno-biurowych,

6) pracownicy niewymienieni w pkt 1-5, których charakter pracy wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne albo z odpowiedzialnością w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (§ 14 rozporządzenia).

Szkolenie okresowe pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych przeprowadza się w formie instruktażu, nie rzadziej niż raz na 3 lata, a na stanowiskach, na których są wykonywane prace szczególnie niebezpieczne, nie rzadziej niż raz w roku. Z kolei szkolenie okresowe osób wymienionych wyżej w pkt 1, 3-6 powinno być przeprowadzane w formie kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego nie rzadziej niż raz na 5 lat, a w przypadku pracowników na stanowiskach administracyjno-biurowych - nie rzadziej niż raz na 6 lat (§ 15 ust. 1-2 rozporządzenia).

Pierwsze szkolenie okresowe osób zatrudnionych na stanowiskach wymienionych wcześniej w:

• pkt 1 - przeprowadza się w okresie do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tych stanowiskach,
• pkt 2-6 - przeprowadza się w okresie do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tych stanowiskach (§ 15 ust. 4 rozporządzenia).

Zwracamy uwagę! Zgodnie z § 15 ust. 5 rozporządzenia, ze szkolenia okresowego bhp może być zwolniona osoba, która:

• przedłoży aktualne zaświadczenie o odbyciu w tym okresie u innego pracodawcy wymaganego szkolenia okresowego,
• odbyła w tym okresie szkolenie okresowe wymagane dla osoby zatrudnionej na stanowisku należącym do innej grupy stanowisk, jeżeli jego program uwzględnia zakres tematyczny wymagany programem szkolenia okresowego obowiązującego na nowym stanowisku pracy.

Szkolenie okresowe nie jest również wymagane w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka zawodowego wynika, że jest to konieczne (art. 237³ § 2² K.p.). W przypadku gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajdzie się w grupie działalności, dla której zostanie ustalona wyższa niż trzecia kategoria ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, pracodawca jest obowiązany przeprowadzić szkolenie okresowe pracownika w zakresie bhp, w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia ustalenia wyższej kategorii ryzyka (art. 237³ § 2³ K.p.). Przepis ten stosuje się odpowiednio, gdy z dokonanej oceny ryzyka zawodowego wynika, że przeprowadzenie szkolenia okresowego pracownika, o którym mowa w art. 237³ § 2² K.p., stało się konieczne. Szkolenie okresowe przeprowadza się w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia dokonania oceny ryzyka (art. 237³ § 2⁴ K.p.).

Dodajmy, że przedstawione wyjątki dotyczą wyłącznie pierwszych szkoleń okresowych. W przypadku szkolenia wstępnego bhp, obejmującego instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy (por. § 8 rozporządzenia), wyjątek umożliwiający zwolnienie pracodawcy z obowiązku jego przeprowadzenia dotyczy przypadku, w którym pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę (art. 237³ § 2 zd. 2 K.p.). Tym samym, nawet gdyby program szkolenia okresowego nowo zatrudnionego pracownika pokrywał się tematycznie z tym, który obowiązuje na oferowanym stanowisku pracy, nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku zapewnienia takiemu nowo zatrudnionemu pracownikowi szkolenia wstępnego przed dopuszczeniem go do pracy.

2) Gdzie należy przechowywać zaświadczenie, o którym mowa w pytaniu 1?

Jeżeli pracownik (który na podstawie powołanych w odpowiedzi na 1 pytanie przepisów jest zwolniony ze szkolenia okresowego bhp) dostarczy nowemu pracodawcy aktualne zaświadczenie o ukończeniu takiego szkolenia u innego pracodawcy, którego zakres pokrywa się z zakresem szkolenia u nowego pracodawcy, to rozstrzygając o tym, w której części akt osobowych należy przechowywać taki dokument, należy wziąć pod uwagę przepis § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r. poz. 535 ze zm.). Stanowi on, iż w części A akt osobowych przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² K.p.). Z kolei § 3 ust. 2 lit. h rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej nakazuje przechowywanie dokumentów potwierdzających ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp w części B akt osobowych. Tym samym, choć dołączenie tego dokumentu do części A akt osobowych nie będzie błędem, właściwszym rozwiązaniem będzie przechowywanie go w części B wraz z zaświadczeniem o ukończeniu szkolenia wstępnego bhp, przeprowadzonego u aktualnego pracodawcy.