Od 1 marca 2026 r. zmiany w udzielaniu i korzystaniu z ulg we wpłatach na PFRON

Z dniem 1 marca 2026 r. weszła w życie część przepisów ustawy z dnia 7 listopada 2025 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. poz. 1665), dalej zwanej ustawą zmieniającą. Wprowadziły one zmiany w art. 22 ustawy o rehabilitacji, dotyczącym obniżania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, dalej PFRON. Obowiązek dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON mają pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy nieosiągający wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%. Ustala się je w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.

Wpłaty na PFRON, ulegają obniżeniu z tytułu zakupu produkcji lub usługi, z wyłączeniem handlu, odpowiednio wytworzonej lub świadczonej przez zakłady aktywności zawodowej, przedsiębiorstwa społeczne zatrudniające co najmniej 10 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy lub innych pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy - jeżeli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych zaliczonych do osób o:

• znacznym stopniu niepełnosprawności lub
• umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, oraz niewidomych

wynosi co najmniej 30%, zwanych dalej "sprzedającymi" (art. 22 ust. 1 ustawy o rehabilitacji).

Warunkiem obniżenia wpłaty na PFRON, tak jak dotychczas, jest:

• udokumentowanie zakupu fakturą,
• uregulowanie należności za zakup produkcji lub usługi w terminie określonym na fakturze, z tym że w przypadku płatności dokonywanych za pośrednictwem banku za datę uregulowania należności uważa się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu,
• udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją o kwocie obniżenia wystawioną przez sprzedającego w terminie, o którym mowa w art. 22 ust. 10 pkt 1 ustawy o rehabilitacji (tj. niezwłocznie po terminowym uregulowaniu należności za zakup, jednak nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup).

Ustawą zmieniającą do art. 22 ustawy o rehabilitacji dodano nowe ust. 2a-2c, które zmieniły zasady przekazywania nabywcy przez sprzedającego informacji o obniżeniu wpłat na PFRON. Dotychczas sprzedający spełniający warunki wskazane wcześniej wraz z fakturą przekazywał nabywcy, jednokrotnie w danym roku, informację o: zasadach nabywania i korzystania z obniżenia wpłat; możliwości złożenia oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat; możliwości odwołania ww. oświadczenia (art. 22 ust. 1a ustawy o rehabilitacji, został uchylony ustawą zmieniającą). Wystawienie informacji o kwocie obniżenia wpłat na PFRON (INF-U) było obowiązkiem sprzedającego, chyba że sprzedający otrzymał oświadczenie nabywcy o rezygnacji z ulg. W praktyce okazywało się, że nabywcy nie składali takich oświadczeń, nawet gdy nie korzystali z tej ulgi, a sprzedający każdorazowo wraz z fakturą przekazywał informację o kwocie obniżenia.

Wniosek składany jest jednorazowo i może on zostać odwołany w każdym czasie, w ww. formach. Sprzedający, który otrzymał wniosek od nabywcy o wystawienie informacji o kwocie obniżenia, każdorazowo po wystawieniu faktury nabywcy wystawia mu informację o kwocie obniżenia.

Zgodnie z nowym ust. 2d w art. 22 ustawy o rehabilitacji, sprzedający może skorygować informację o kwocie obniżenia.

Ustawa zmieniająca nadała nowe brzmienie pkt. 1 w ust. 10 w art. 22 ustawy o rehabilitacji, na mocy którego od 1 marca 2026 r. sprzedający wystawia nabywcy informację o kwocie obniżenia:

• po otrzymaniu wniosku nabywcy złożonego w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej oraz
• niezwłocznie po terminowym uregulowaniu należności za zakup

jednak nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup.

W świetle powołanych regulacji, sprzedający począwszy od 1 marca 2026 r. wystawi nabywcy informację o kwocie obniżenia, o ile otrzyma od niego wniosek o jej wystawianie. Wniosek ten będzie zobowiązywał sprzedającego (do czasu jego odwołania) do wystawiania nabywcy informacji o kwocie obniżenia, po terminowym uregulowaniu należności za zakup. Dotyczy to również faktur wystawionych w styczniu i w lutym 2026 r., których zapłata nastąpi po 28 lutego 2026 r.

Zakładamy, że pracodawca A jest uprawniony do udzielania ulg we wpłatach na PFRON (sprzedający) oraz przyjmujemy, że w marcu 2026 r. pracodawca B zakupi u pracodawcy A usługi. Aby pracodawca B mógł obniżyć wpłatę na PFRON, powinien:

• złożyć wniosek w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej o wystawianie informacji o kwocie obniżenia wpłat na PFRON (ten wniosek będzie aktualny do czasu jego odwołania, nie trzeba składać kolejnego w razie zakupu u pracodawcy A w następnych miesiącach),
• udokumentować zakup fakturą wystawioną w marcu 2026 r.,
• uregulować należności za zakup usługi w terminie określonym na fakturze,
• otrzymać od sprzedającego informację o kwocie obniżenia wpłat na PFRON (niezwłocznie po terminowym uregulowaniu należności za zakup, jednak nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup).

Obniżenie wpłaty przysługuje do wysokości 50% wpłaty na PFRON, do której obowiązany jest nabywca w danym miesiącu. Przysługująca, a niewykorzystana kwota obniżenia może być uwzględniana we wpłatach na PFRON przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy, licząc od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia. Powyższe wynika z art. 22 ust. 3 i 4 ustawy o rehabilitacji.

Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu i dodatkowo zakładamy, że sprzedający wystawił informację o kwocie obniżenia wpłat na PFRON w wysokości 2.528,50 zł, którą nabywca otrzyma 2 kwietnia 2026 r. Na podstawie otrzymanej informacji pracodawca B (nabywca) będzie miał prawo obniżyć wpłatę za marzec 2026 r., której termin zapłaty przypada do 20 kwietnia 2026 r.

Pracodawca B zatrudnia 27 pracowników w przeliczeniu na pełny etat (żaden z pracowników nie legitymuje się niepełnosprawnością).

Wyliczona wpłata na PFRON za marzec 2026 r. wynosi: 0,4065 x 9.197,79 zł x (27 etatów x 0,06) = 6.057,02 zł. Pracodawca B obniży wpłatę na PFRON o pełną kwotę obniżenia wykazaną w informacji przekazanej przez sprzedającego, tj. o 2.528,50 zł, gdyż 50% z obliczonej wpłaty na PFRON w wysokości 6.057,02 zł stanowi kwota 3.028,51 zł, czyli kwota wyższa od przysługującej kwoty obniżenia. Zatem pracodawca B w terminie do 20 kwietnia 2026 r. dokona wpłaty na PFRON za marzec 2026 r. w wysokości 3.528,52 zł (6.057,02 zł - 2.528,50 zł). Gdyby kwota obniżenia była wyższa niż 3.028,51 zł, to pozostałą kwotę pracodawca mógłby wykorzystać w następnych miesiącach, jednakże nie dłużej niż przez 6 miesięcy, licząc od daty otrzymania tej ulgi.

Zwracamy uwagę! Zgodnie z art. 2 ustawy zmieniającej, do obniżenia wpłat na PFRON związanych z zakupem produkcji lub usługi dokonanym przed 1 marca 2026 r. stosuje się przepisy dotychczasowe. Powołany przepis ma zastosowanie wówczas, gdy przed 1 marca 2026 r. sprzedający wystawił fakturę dokumentującą zakup usługi lub produkcji, a nabywca uregulował należności za zakup tej produkcji lub usługi w terminie określonym na fakturze nie później jednak niż do 28 lutego 2026 r.

W przypadku spełnienia ww. warunków sprzedający wystawił/wystawi informację o kwocie obniżenia wpłat na PFRON na warunkach obowiązujących do 28 lutego 2026 r., czyli bez wniosku nabywcy o jej wystawienie (zakładając, że nie złożył on w bieżącym roku oświadczenia o nieprzekazywaniu tej informacji).

Dotychczasowe przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 22 ust. 12 ustawy o rehabilitacji, zachowują moc do dnia wejścia w życie nowych przepisów wykonawczych wydanych na podstawie art. 22 ust. 12 ustawy o rehabilitacji, jednak nie dłużej niż przez 18 miesięcy od dnia wejścia w życie tych zmian (1 marca 2026 r.).