Uzupełnienie dla celów zasiłkowych wynagrodzenia za miesiąc, w którym wystąpiła choroba i urlop wypoczynkowy

Pracownik jest wynagradzany w stałej miesięcznej wysokości. Ponadto otrzymuje zmienną premię, która zgodnie z regulaminem wynagradzania jest pomniejszana proporcjonalnie za czas nieobecności pracownika w pracy z powodu choroby i urlopu wypoczynkowego. W sierpniu 2026 r. przez kilka dni był niezdolny do pracy z powodu choroby. W jednym z miesięcy uwzględnianych w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego pracownik chorował i przebywał na urlopie wypoczynkowym. W jaki sposób należy uzupełnić wynagrodzenie za ten miesiąc przed wliczeniem go do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego?

Wynagrodzenie przyjmowane do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego wymaga uzupełnienia, jeśli w danym miesiącu pracownik nie osiągnął pełnej jego kwoty wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, pod warunkiem że przepracował w nim co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy. Nieprzepracowanie takiego okresu skutkuje wyłączeniem wynagrodzenia za ten miesiąc z podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego. Tak wynika z art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej w zw. z art. 92 § 2 K.p.

Przy ustalaniu, czy pracownik w danym miesiącu przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy przyjmuje się, że dni urlopu wypoczynkowego oraz inne dni nieobecności, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, są dniami przepracowanymi (por. komentarz ZUS do ustawy zasiłkowej, dostępny na stronie internetowej www.zus.pl).

Uzupełnienia wynagrodzenia, o którym mowa, dokonuje się zgodnie z art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Na mocy tego przepisu, w razie gdy pracownik jest wynagradzany:

• w stałej miesięcznej wysokości, przyjmuje się wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy, po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, które sfinansowałby pracownik,
• w zmiennej wysokości, przyjmuje się jako uzupełnione kwotę ustaloną przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych (wliczając dni urlopu wypoczynkowego) i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w tym miesiącu (otrzymaną kwotę pomniejszając o składki na ubezpieczenia społeczne, które sfinansowałby pracownik).

Powyższe ma zastosowanie nie tylko do wynagrodzenia zasadniczego, ale również do składników wynagrodzenia takich jak premie, nagrody, dodatki, pod warunkiem że są one zmniejszane proporcjonalnie za okresy absencji zasiłkowych (co wynika z przepisów płacowych). Nieproporcjonalne zmniejszanie tych składników za ww. okresy powoduje, że należy je przyjmować do podstawy wymiaru w kwocie faktycznie wypłaconej (bez uzupełnienia).

Pracownik z pytania oprócz wynagrodzenia zasadniczego w stałej miesięcznej wysokości otrzymuje zmienną premię miesięczną zmniejszaną proporcjonalnie za okresy choroby oraz urlopu wypoczynkowego. Gdyby więc w którymś z miesięcy uwzględnianych w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego w sierpniu 2026 r. pracownik chorował, przepracowując przy tym co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy, to wynagrodzenie za taki miesiąc pracodawca uzupełniłby odpowiednio: wynagrodzenie zasadnicze jak stały składnik wynagrodzenia, a premię miesięczną jak zmienny składnik wynagrodzenia. Z pytania wynika jednak, że w danym miesiącu pracownik oprócz absencji chorobowej korzystał z urlopu wypoczynkowego. 

Przyjmując, że przepracował w tym miesiącu wraz z urlopem wypoczynkowym co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy, to ze względu na sposób wynagradzania pracownika uzupełnienia wynagrodzenia za taki miesiąc należy dokonać zgodnie z wyjaśnieniem ZUS zawartym w komentarzu do ustawy zasiłkowej, tj.: "(...) W przypadku gdy wynagrodzenie pracownika składa się ze składników stałych i zmiennych, zmniejszanych proporcjonalnie do okresu nieobecności w pracy, a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wówczas całość wynagrodzenia, w tym także składniki stałe, należy przy uzupełnianiu potraktować jako składniki zmienne. (...)". Oznacza to, że w celu uzupełnienia wynagrodzenia należy zsumować wynagrodzenie zasadnicze, zmienną premię miesięczną i wynagrodzenie urlopowe (kwoty pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika) uzyskane za taki miesiąc, a następnie otrzymaną kwotę podzielić przez liczbę dni przepracowanych (wraz z urlopem) i pomnożyć przez liczbę dni obowiązujących do przepracowania w tym miesiącu.

Zakładamy, że pracownik z pytania otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 6.000 zł oraz zmienną premię uznaniową (zmniejszaną zgodnie z przepisami płacowymi proporcjonalnie za okresy absencji zasiłkowych oraz za urlop wypoczynkowy). W czerwcu 2026 r. pracownik przez 3 dni chorował i przez 10 dni przebywał na urlopie wypoczynkowym (przepracował wraz z urlopem 18 dni z 21 dni obowiązujących do przepracowania). Za ten miesiąc uzyskał (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne przez niego finansowane): wynagrodzenie zasadnicze - 4.659,66 zł (za przepracowane dni oraz za czas urlopu), zmienną premię - 244,45 zł, wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych - 218,84 zł.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego w sierpniu 2026 r. stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od sierpnia 2025 r. do lipca 2026 r., przy czym wynagrodzenie za czerwiec 2026 r. po uzupełnieniu. Uzupełnione wynagrodzenie za ten miesiąc wyniosło 5.976,77 zł, zgodnie z wyliczeniem: [(4.659,66 zł + 244,45 zł + 218,84 zł) : 18 dni "przepracowanych"] x 21 dni do przepracowania = 5.976,77 zł.