Organizacja czasu pracy pracownika objętego systemem równoważnym oraz ruchomym rozkładem czasu pracy

1) Na co należy zwrócić uwagę planując pracę pracownikowi objętemu systemem równoważnego czasu pracy, o którym mowa w art. 135 K.p. oraz ruchomym rozkładem czasu pracy, w ramach którego pracodawca wyznacza godziny pracy w harmonogramie, aby nie naruszyć odpoczynku dobowego? Kiedy w takim przypadku kończy się i rozpoczyna kolejna doba pracownicza?

Zasadą jest, że pracodawca nie powinien planować pracownikowi ponownego rozpoczęcia pracy w tej samej dobie pracowniczej. Pojęcie doby pracowniczej nie jest tożsame z dobą kalendarzową, oznacza bowiem 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 128 § 3 pkt 1 K.p.). Przykładowo, gdy pracownik zgodnie z rozkładem rozpoczął pracę we wtorek o godzinie 6⁰⁰, to wtorkowa doba pracownicza trwa od godziny 6⁰⁰ w tym dniu, do godziny 6⁰⁰ w środę. W takim przypadku w środę pracownikowi nie można zaplanować pracy wcześniej niż o 6⁰⁰. Wyjątkiem od powyższej zasady jest m.in. organizacja ruchoma uregulowana w art. 140¹ K.p., w ramach której rozkład czasu pracy może przewidywać:

• różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy (art. 140¹ § 1 K.p.) - o to rozwiązanie pyta Czytelnik,
• przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 K.p.).

Organizacja ruchoma może być stosowana w każdym systemie czasu pracy, a więc także w ramach systemu równoważnego czasu pracy, o którym mowa w art. 135 K.p. (tzw. wariant podstawowy systemu równoważnego), który może być stosowany jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją. Pracownikowi objętemu tym systemem pracodawca może planować pracę w wymiarze wyższym niż 8 godzin na dobę, jednak nieprzekraczającym 12 godzin, natomiast aby zachować obowiązujący pracownika nominał w przyjętym okresie rozliczeniowym (ustalony zgodnie z art. 130 § 1 i 2 K.p.), przedłużony dobowy wymiar czasu pracy równoważony jest krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy.

Pomimo, iż ruchomy rozkład czasu pracy pozwala na bardziej elastyczną organizację czasu pracy, nie daje on jednak pracodawcy pełnej swobody. Wykonywanie pracy w ramach ruchomego rozkładu (bez względu na to, czy to pracodawca ustala grafiki, czy też pracownik sam decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy) nie może bowiem naruszać prawa pracownika do przysługującego mu okresu odpoczynku, w tym odpoczynku dobowego, który musi być nieprzerwany i wynosić w każdej dobie pracowniczej co najmniej 11 godzin (art. 132 § 1 K.p.). Obowiązek zapewnienia odpoczynku dobowego pozostaje przy tym ściśle związany z pojęciem doby pracowniczej. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 8 marca 2013 r. (sygn. akt II PK 204/12): "(...) Doba pracownicza związana jest z rozkładem czasu pracy oraz normą dzienną i ewentualnie nadgodzinami, a także z okresem odpoczynku (11 godzin). (...)".

Zwracamy uwagę! W doktrynie wskazuje się, że w przypadku ruchomego rozkładu czasu pracy: "(...) doby mogą nakładać się na siebie. Innymi słowy, dobę liczy się z każdym rozpoczęciem pracy zgodnie z harmonogramem lub zgodnie z wyborem pracownika w ramach widełek czasowych. W trakcie tak rozpoczętej i trwającej doby może rozpocząć się kolejna. Warunkiem brzegowym jest to, że doba następna nie może się rozpocząć wcześniej niż po 11 godzinach od zakończenia pracy w dobie poprzedniej. (...)". (por. A. Sobczyk w: Kodeks pracy. Komentarz, 6. Wydanie, Warszawa 2023, C.H.Beck, str. 706). Oznacza to, że w ruchomym rozkładzie czasu pracy każdą dobę pracowniczą należy liczyć przez 24 godziny od godziny rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem. Jeżeli jednak w kolejnym dniu pracownik ma zgodnie z ruchomym rozkładem rozpocząć pracę wcześniej, rozpoczęcie tej pracy wyznacza początek kolejnej doby pracowniczej, mimo że poprzednia 24-godzinna doba jeszcze się nie zakończyła. Doby pracownicze mogą się zatem na siebie nakładać, pod warunkiem zachowania przysługującego pracownikowi odpoczynku.

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w ramach systemu równoważnego, o którym mowa w art. 135 K.p., jest objęty 1-miesięcznym okresem rozliczeniowym oraz organizacją ruchomą, o której mowa w art. 140¹ § 1 K.p.

Jeżeli pracownik w poniedziałek pracuje:

• od 10⁰⁰ do 22⁰⁰ (12 godz.), we wtorek pracodawca może zaplanować mu rozpoczęcie pracy najwcześniej o 9⁰⁰,
• od 10⁰⁰ do 19⁰⁰ (9 godz.), we wtorek pracodawca może zaplanować rozpoczęcie pracy najwcześniej o 6⁰⁰.

W obu przypadkach rozpoczęcie pracy we wtorek następuje jeszcze przed upływem 24 godzin od rozpoczęcia pracy w poniedziałek, jednak jest dopuszczalne w ramach ruchomego rozkładu czasu pracy, przy zachowaniu co najmniej 11-godzinnego odpoczynku dobowego.

Oprócz obowiązku zapewnienia wymaganego okresu odpoczynku dobowego (oraz tygodniowego), pracodawcę obowiązują także pozostałe przepisy o czasie pracy, a ich naruszenie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za co grozi kara grzywny od 2.000 zł do 60.000 zł (art. 281 § 1 pkt 5 K.p.).

2) Czy pracownikowi objętemu organizacją czasu pracy, o której mowa w pierwszym pytaniu, można polecić pracę w godzinach nadliczbowych przed rozpoczęciem kolejnej dniówki, jeżeli zgodnie z rozkładem pracownik rozpoczyna ją w poprzedniej dobie pracowniczej?

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Można ją polecić (pracownikowi, któremu przepisy na to pozwalają) w przypadkach, o których mowa w art. 151 § 1 K.p., tj. w razie:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• szczególnych potrzeb pracodawcy.

Gdy pracownik jest objęty organizacją ruchomą, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie (zaplanowanej przez pracodawcę w harmonogramie - art. 140¹ § 1 K.p., lub wynikającej z decyzji pracownika w określonym przedziale czasu - art. 140¹ § 2 K.p.), nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 140¹ § 4 K.p.). Inaczej należy oceniać pracę wykonywaną na polecenie pracodawcy poza godzinami wynikającymi z ruchomego rozkładu czasu pracy. W takim przypadku ustalenie, czy doszło do pracy nadliczbowej oraz czy wynika ona z przekroczenia normy dobowej (przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy), czy przeciętnej normy tygodniowej, wymaga uwzględnienia definicji doby pracowniczej.

W stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu 20 listopada 2013 r. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej podkreśliło, że: "(...) Przepisy umożliwiające stosowanie ruchomego czasu pracy, tj. art. 140¹ Kodeksu pracy, nie modyfikują definicji doby ani definicji pracy nadliczbowej (...).

(...) jeżeli pracodawca poleci pracownikowi wykonywanie pracy przed rozpoczęciem przez pracownika pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy, ocena, czy doszło do pracy nadliczbowej w rozumieniu art. 151 Kodeksu pracy i czy praca ta była wynikiem przekroczenia normy dobowej czy przeciętnej normy tygodniowej powinna być dokonywana z uwzględnieniem definicji doby pracowniczej.

W opinii Departamentu, jeżeli praca taka zostanie pracownikowi polecona do wykonania w okresie czasu, który objęty jest dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego, to powinna być ona zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Jeżeli natomiast praca taka zostanie pracownikowi polecona do wykonania w okresie czasu, który nie jest już objęty dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego (bowiem upłynęły już 24 godziny od rozpoczęcia przez pracownika pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w poprzednim dniu kalendarzowym), to praca taka powinna być, zdaniem Departamentu Prawa Pracy, zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. (...)".

Zwracamy uwagę! Polecenie pracownikowi objętemu organizacją ruchomą pracy w godzinach nadliczbowych nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapewnienia mu odpoczynku dobowego (art. 132 K.p.) oraz tygodniowego (art. 133 K.p.).