Dokumentacja kadrowa

1. Wydanie członkom rodziny zmarłego pracownika kopii jego dokumentacji pracowniczej

Czy pracodawca jest obowiązany wydać członkom rodziny zmarłego pracownika kopię jego dokumentacji pracowniczej?

Zgodnie z art. 94¹² K.p., pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej:

• pracownika lub byłego pracownika albo
• osób, o których mowa w art. 94⁹ § 3 K.p., w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika.

Osobami uprawnionymi, o których mowa w powołanym wyżej przepisie, są:

• dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
• małżonek (wdowa i wdowiec),
• rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.

Wydanie tym osobom dokumentacji pracowniczej następuje po uprzednim udokumentowaniu przez nie uprawnienia do jej odbioru.

Stosownie do § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2026 r. poz. 474), dalej rozporządzenia w przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci:

• papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej w postaci:
• papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
• elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
• elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej w postaci:
• elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4 rozporządzenia, albo
• papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo innej osobie uprawnionej, kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku i nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania. Wniosek o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.