Ustalenie i rozliczenie urlopu wypoczynkowego pracownika zatrudnionego na część etatu

1) Od 1 czerwca 2026 r. zatrudniamy na czas nieokreślony pracownika na 1/2 etatu. Pracownik ten przedłożył nam dokumenty potwierdzające ukończenie studiów licencjackich, roczny okres pracy na podstawie umowy o pracę oraz zaświadczenie z ZUS potwierdzające wykonywanie przez niego przez ostatnie 10 miesięcy umowy zlecenia, z tytułu której podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym. Pracownik zamierza korzystać z urlopu wypoczynkowego we wrześniu br. Jak ustalić uprawnienia urlopowe tego pracownika? Nadmieniamy, że wymienione okresy nie pokrywają się.

Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat oraz 26 dni - przy co najmniej 10-letnim okresie zatrudnienia. Jeśli pracownik jest zatrudniony na część etatu, wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę odpowiednio wymieniony wcześniej wymiar urlopu (niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia). Wynika to z art. 154 K.p.

Zgodnie z art. 154¹ § 1 K.p., do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy.

Od 1 stycznia 2026 r. - w przypadku pracodawców będących jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 z późn. zm.), a od 1 maja 2026 r. - pozostałych pracodawców, tzw. prywatnych, do okresu zatrudnienia zaliczane są udokumentowane okresy wykonywania przez osobę fizyczną m.in. umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, w których osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, oraz okresy, w których nie podlegała przedmiotowym ubezpieczeniom na podstawie odrębnych przepisów (art. 302¹ § 2 pkt 1 i § 3 K.p.). Wymienione okresy mają znaczenie dla wymiaru nabywanego urlopu. Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia szkoły okres wskazany w art. 155 § 1 K.p. Okresy nauki nie podlegają sumowaniu.

Przyjmujemy dane z pytania. Do stażu urlopowego pracownika należy wliczyć okres pracy na podstawie umowy o pracę - 1 rok, okres wykonywania umowy zlecenia - 10 miesięcy, a także 8 lat - z tytułu ukończenia szkoły wyższej. Zliczając wszystkie wymienione okresy, do dnia podjęcia obecnego zatrudnienia pracownik legitymował się stażem urlopowym wynoszącym 9 lat i 10 miesięcy. Pracownik 31 lipca 2026 r. osiągnął 10-letni staż urlopowy.

Zgodnie z art. 158 K.p., pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający. Zatem prawo do urlopu uzupełniającego ma pracownik, który przed osiągnięciem 10-letniego stażu urlopowego wykorzystał przysługujący mu za dany rok urlop w dotychczasowym wymiarze. Jeśli natomiast do dnia nabycia prawa do wyższego wymiaru nie wykorzystał w całości przysługującego mu dotychczas urlopu, wymiar urlopu za ten rok ulega podwyższeniu. Przepis § 3 rozporządzenia urlopowego stanowi, że wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu w wyższym wymiarze, ustala się uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu. 

Potwierdza to wyjaśnienie resortu pracy w odpowiedzi z 16 sierpnia 2024 r. na pytanie naszego Wydawnictwa, w którym czytamy: "(...) Pojęcia »urlopu uzupełniającego« nie stosuje się jednak w sytuacji, w której pracownik przed osiągnięciem 10-letniego okresu zatrudnienia nie wykorzystał w całości przysługującego mu do tej pory w danym roku wymiaru urlopu. W takim przypadku mamy do czynienia ze zwiększeniem w trakcie tego roku kalendarzowego przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu wypoczynkowego. (...)".

Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu oraz zakładamy, że pracownik dotychczas nie korzystał z urlopu wypoczynkowego. Pracownikowi przysługuje za okres zatrudnienia w bieżącym roku urlop wypoczynkowy w łącznym wymiarze 8 dni (26 dni x 1/2 etatu = 13 dni; 13 dni x 7/12 = 7,58 dnia, po zaokrągleniu 8 dni).

2) Pracownik z poprzedniego pytania pracuje według następującego rozkładu: w poniedziałek i środę po 8 godzin oraz w czwartek 4 godziny, czyli 20 godzin tygodniowo. Na urlopie będzie przebywał od 7 do 18 września 2026 r. Ile dni urlopu pozostanie mu do wykorzystania?

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 154² § 1 K.p.). Przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art. 154² § 2 K.p.). Przepis ten stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin (art. 154² § 3 K.p.). Oznacza to obowiązek przeliczenia puli wyrażonej w dniach (po zaokrągleniach wynikających z obliczania wymiaru) na godziny oraz odjęcia od niej liczby godzin wykorzystanych.

Przyjmujemy założenia z poprzednich przykładów. Pula urlopowa pracownika wynosi 8 dni, czyli 64 godziny (8 dni x 8 godz.). Po wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego, z którego pracownik będzie korzystał w okresie od 7 do 18 września 2026 r. pozostaną mu jeszcze 24 godziny urlopu (64 godz. - 2 tyg. x 20 godz.). Jeśli pozostałą pulę wykorzysta w dłuższych dniówkach, da mu to jeszcze 3 dni urlopu (24 godz. : 8 godz.), a jeśli w "krótszej" dniówce - 6 dni wolnego (24 godz. : 4 godz.).