Obowiązki pracodawcy wobec pracownika podejmującego pierwszą pracę
Pierwsze zatrudnienie na podstawie umowy o pracę (dalej również pierwsza praca) ma miejsce, gdy osoba je podejmująca nigdy wcześniej nie pozostawała w stosunku pracy w rozumieniu art. 22 § 1 K.p., tj. nie była zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania ani spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 K.p.). Na kwalifikację zatrudnienia jako pierwszej pracy nie wpływają wcześniejsze aktywności zawodowe na innych podstawach prawnych, np. wykonywanie umów cywilnoprawnych. Okresy takich aktywności mogą jednak wpływać na staż pracy (patrz pkt 3 opracowania).
Z podjęciem pierwszej pracy wiążą się szczególne obowiązki pracodawcy i odpowiadające im uprawnienia pracownika, które omawiamy w dalszej części opracowania. Odmienne regulacje mogą obowiązywać w sferze budżetowej, gdzie pojęcie pierwszej pracy odnosi się niekiedy do podjęcia zatrudnienia w określonej grupie zawodowej, np. w służbie cywilnej, co pomijamy.
W niniejszym opracowaniu nie zajmujemy się kwestiami związanymi z zatrudnieniem pracowników niepełnoletnich.
1. Rodzaje umów o pracę
Umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas określony albo na czas nieokreślony. O rodzaju zawieranej umowy o pracę decyduje wspólna wola pracodawcy i pracownika w ramach zasady swobody umów (art. 3531 K.c. i m.in. postanowienie SN z 13 maja 2020 r., sygn. akt I PK 121/19). W poniższej tabeli przedstawiamy charakterystykę ww. rodzajów umów o pracę.
| Rodzaj umowy o pracę |
Charakterystyka danego rodzaju umowy o pracę |
Elementy treści umowy o pracę | |||||||||||||||||||||||||||||
| Umowa na okres próbny (dalej umowa próbna) |
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||
| Umowa na czas określony (dalej również zamiennie umowa terminowa) |
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||
| Umowa na czas nieokreślony (dalej również umowa bezterminowa) |
|
brak elementów przypisanych tylko do umowy bezterminowej | |||||||||||||||||||||||||||||
Minimalną treść wspólną dla wszystkich rodzajów umów o pracę określa art. 29 § 1 pkt 1-5 K.p., a dodatkowo - gdy pracownik jest zatrudniany na część etatu - art. 151 § 5 K.p. wymagający wskazania dopuszczalnej liczby godzin pracy ponad określony w niej wymiar czasu pracy pracownika, których przekroczenie uprawnia, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku za godziny nadliczbowe. Przy uzgodnieniu, że pierwsza praca będzie wykonywana zdalnie (całkowicie lub częściowo), w umowie należy zamieścić tę formę świadczenia pracy, miejsce/miejsca jej wykonywania (wskazane przez pracownika, każdorazowo uzgodnione z pracodawcą), warunki (zgodnie z porozumieniem ze stroną związkową, regulaminem pracy zdalnej lub porozumieniem indywidualnym) oraz okres wykonywania (por. przepisy art. 6718-6734 K.p.).
2. Obowiązek skierowania na wstępne badania lekarskie
Pracodawca musi skierować osobę przyjmowaną do pracy po raz pierwszy w życiu na wstępne badania lekarskie (art. 229 § 1 pkt 1 i § 4a K.p.). Jest to obowiązek bezwzględny, ponieważ nie ma w tym przypadku zastosowania art. 229 § 11 i 12 K.p.
Osoba przyjmowana do pracy jest zobligowana wykonać wstępne badania lekarskie, w celu uzyskania orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku, w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na te badania. Bez aktualnego orzeczenia pracodawca nie może dopuścić jej do pracy (art. 229 § 4 K.p.). Orzeczenie jest aktualne w okresie w nim wymienionym, jeżeli stan zdrowia pracownika w dniu dopuszczenia do pracy pozwala mu ją podjąć (por. wyroki SN z 18 grudnia 2002 r., sygn. akt I PK 44/02 i z 13 kwietnia 2017 r., sygn. akt I PK 146/16).
Gdyby orzeczenie lekarskie wskazywało istnienie przeciwwskazań zdrowotnych i tym samym niezdolność do wykonywania albo podjęcia pracy na określonym stanowisku, wówczas pracodawca nie mógłby dopuścić do pracy osoby, której ono dotyczy. Przyjmuje się, że badania powinny być wykonywane przed rozpoczęciem pracy, czyli przed dniem powstania stosunku pracy (art. 26 K.p.). Nie wpływa to jednak na istnienie samej umowy o pracę. Pracodawca powinien więc zaproponować w takich okolicznościach rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron, a przy braku zgody - dokonać wypowiedzenia, nie płacąc za okres jego trwania, skoro w tym czasie nie będzie świadczona praca i nie ma przepisu gwarantującego odpłatność takiego okresu (art. 30 § 1 pkt 1 i 2, art. 34, art. 36 § 1 i art. 80 K.p. wyrok SN z 29 października 2007 r., sygn. akt II PK 56/07). Nawet jedno przeciwwskazanie do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie uzasadnia wypowiedzenie (por. m.in. postanowienia SN z 12 maja 2021 r., sygn. akt I PSKP 12/21 i z 25 czerwca 2019 r., sygn. akt II PK 180/18 oraz wyrok SN z 16 grudnia 1999 r., sygn. akt I PKN 469/99).
3. Ustalenie stażu pracy
W przypadku pierwszego zatrudnienia pracowniczego, zakładowy staż pracy, co do zasady, będzie dopiero naliczany od dnia powstania stosunku pracy, gdyż jest on sumą okresów zatrudnienia u danego pracodawcy oraz poprzednich pracodawców, jeśli zmiana pracodawców nastąpiła w trybie art. 231 K.p. lub przepisów szczególnych przewidujących następstwo prawne. Niewykluczone jednak, że pracownik wcześniej świadczył pracę dla pracodawcy w ramach m.in. okresów aktywności zawodowej z art. 3021 § 1-7 K.p. np. okresów wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług (do której stosuje się przepisy o zleceniu), umowy agencyjnej. W takim przypadku okresy takiej pracy zostaną wliczone do zakładowego stażu pracy (art. 3021 § 8 K.p.).
| Przykład |
Student przez 2 lata wykonywał umowy zlecenia w agencji marketingowej. Po ukończeniu studiów agencja zawarła z nim umowę o pracę, pierwszą w jego życiu. Początkowy zakładowy i ogólny (patrz dalej) staż pracy wyniósł w przypadku tego pracownika 2 lata wskutek uwzględnienia okresu pracy w ramach umowy zlecenia. Co do stażu urlopowego - patrz pkt 4 opracowania.
Wskazane wyżej okresy aktywności zawodowej z art. 3021 § 1-7 K.p. wejdą też do ogólnego stażu pracy, który stanowi sumę okresów zatrudnienia pracowniczego u różnych pracodawców oraz innych okresów wliczanych do okresów zatrudnienia na podstawie konkretnych przepisów prawa pracy (tzw. okresy zaliczalne). Do ogólnego stażu pracy trzeba również wliczyć okresy aktywności zawodowej z art. 3021 § 1-7 K.p. (są okresami zaliczalnymi), które pracownik wykonywał na rzecz innych podmiotów niż jego pierwszy w życiu pracodawca. Podstawę wliczenia tych okresów do stażu pracy stanowi obowiązujący od 1 stycznia 2026 r. art. 3021 K.p., który u pracodawców z sektora finansów publicznych stosuje się już od tej daty, a u pracodawców prywatnych - od 1 maja 2026 r. (art. 9 w zw. z art. 10 ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy..., Dz. U. poz. 1423, dalej ustawy stażowej). Więcej na ten temat pisaliśmy m.in. w UiPP nr 1/2026, str. 56 i nr 9/2026, str. 8.
| Przykład |
Pracownica od 1 września 2026 r. podjęła pierwszą w życiu pracę na podstawie umowy o pracę. Wcześniej przez 18 miesięcy współpracowała przy prowadzonej przez męża działalności gospodarczej (pomagała w prowadzeniu sklepu). Z tytułu współpracy podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Okres współpracy podlega wliczeniu do jej ogólnego stażu pracy.
Zwracamy uwagę! Okresy aktywności zawodowej, o których mowa w art. 3021 § 1-7 K.p. nie muszą być zakończone, żeby zostały włączone do stażu pracy (por. odpowiedzi MRPiPS z 31 grudnia 2025 r. na pytania naszego Wydawnictwa). Jeżeli zaś pokrywają się wzajemnie lub ze stosunkiem pracy, należy przyjąć okres najkorzystniejszy dla pracownika (art. 3021 § 10 K.p.).
4. Zasady nabywania prawa do urlopu wypoczynkowego
Pracownik zatrudniany po raz pierwszy w życiu, na cały etat, ma prawo do 20 dni (przy zatrudnieniu krótszym niż 10 lat) lub 26 dni (przy zatrudnieniu minimum 10-letnim) urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym (art. 154 § 1 K.p.). W razie zatrudnienia na część etatu pracownik jest uprawniony do rocznego urlopu ustalonego proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy, przy czym podstawę obliczeń - w zależności od posiadanego stażu urlopowego - stanowi 20 lub 26 dni, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.
Przy obliczaniu stażu urlopowego na dzień pierwszego zatrudnienia pracowniczego, pracodawca uwzględnia okresy ukończonej nauki w wymiarze wskazanym w art. 155 § 1 K.p., przy czym okresów tych nie sumuje. Do stażu urlopowego zalicza okres przypisany do szkoły co do zasady ostatnio ukończonej przez pracownika, oraz okresy zaliczalne, w tym okresy aktywności zawodowej wymienione w art. 3021 § 1-7 K.p. (por. odpowiedź MRPiPS z 11 grudnia 2025 r. na pytanie naszego Wydawnictwa). W razie pokrywania się tych okresów pracodawca powinien przyjąć do stażu urlopowego okres korzystniejszy dla pracownika (art. 155 § 2 K.p.).
Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy, wyrażonym w odpowiedzi z 27 lipca 2026 r. na pytanie naszego Wydawnictwa (znak GIP-GBI.0701.85.2026.3): "(...) Z treści art. 155 § 1 Kodeksu pracy wynika, że okresy nauki w średniej szkole ogólnokształcącej oraz szkole policealnej nie podlegają sumowaniu. Zaliczany jest w takim przypadku wyłącznie jeden, korzystniejszy dla pracownika okres, czyli ten, którego wliczenie do stażu urlopowego spowoduje wcześniejsze nabycie wyższego wymiaru urlopu. (...)". Więcej na ten temat piszemy w niniejszym numerze na str. 4.
| Przykład |
Agencja marketingowa zatrudniła od 1 lipca 2026 r. osobę, która wcześniej będąc studentem przez 2,5 roku, wykonywała w tej agencji umowę zlecenia. Okres wykonywania tej umowy został uwzględniony przy ustalaniu zakładowego i ogólnego stażu pracy pracownika, który do dnia zatrudnienia wyniósł 2 lata i 6 miesięcy. Natomiast staż urlopowy pracownika wyniósł 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej. Ponieważ okres wykonywania umowy zlecenia przypadał na czas studiów, nie został dodatkowo uwzględniony w stażu urlopowym.
Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku, tzw. urlop cząstkowy (art. 153 § 1 K.p.). Pojęcie "pracy", o której tu mowa, interpretuje się jako pierwszą pracę na podstawie stosunku pracy (por. m.in. Kodeks pracy. Komentarz, red. dr hab. Krzysztof Walczak, C.H.BECK 2025, kom. do art. 153). Z tego powodu na wskazany sposób nabywania urlopu z dołu, po przepracowaniu każdego miesiąca, nie ma wpływu posiadanie przez takiego pracownika okresów aktywności zawodowej, o których mowa w art. 3021 § 1-7 K.p., mimo ich włączenia do stażu urlopowego (por. przywoływana odpowiedź MRPiPS z 11 grudnia 2025 r.).
Miesiąc pracy przy pierwszym zatrudnieniu pracowniczym liczy się według zasad potocznych, z wyłączeniem art. 112 K.c. (por. wyrok SN z 19 grudnia 1996 r., sygn. akt I PKN 47/96). Urlopu tego nie zaokrągla się, chyba że pracodawca wprowadził zasadę zaokrąglania w górę (korzystniejszego dla pracownika) do prawa wewnątrzzakładowego.
| Przykład |
Pracownik 1 sierpnia 2026 r. podjął pierwszą w życiu pracę na podstawie umowy o pracę na 3-miesięczny okres próbny. Jego staż urlopowy do tego dnia wynosił 12 lat (6 lat szkoły policealnej + niepokrywające się z okresem nauki 6 lat wykonywania umów zlecenia i B2B). W takim razie urlop cząstkowy jest naliczany z 26 dni urlopu rocznie. Ponieważ u pracodawcy nie obowiązują w przepisach wewnątrzzakładowych postanowienia o zaokrąglaniu cząstkowego urlopu w górę, pracownik uzyskał prawo do 2,16 dnia (1/12 x 26 dni) urlopu po przepracowaniu pierwszego pełnego miesiąca (1-31 sierpnia 2026 r.). Tyle samo będzie mu przysługiwało za przepracowany w całości wrzesień i październik br., a także listopad i grudzień br., przyjmując, że zostanie zawarta kolejna umowa o pracę (na czas określony lub nieokreślony).
Miesiąc pracy może być liczony jako 30 dni (art. 112 K.c.), jeżeli w pierwszym roku pracy pracownik zmieni pracodawcę. Tyle że wtedy umowa zawierana z nowym pracodawcą, nie będzie jego pierwszą tego rodzaju umową w życiu.
5. Zgłoszenie pracownika do PPK
Podmiot zatrudniający ma obowiązek zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika (szerzej osoby zatrudnionej) nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia. Dokonuje zapisu, pod warunkiem że pracownik:
- nie zadeklaruje przed upływem powyższego terminu niedokonywania wpłat do PPK albo nie przestanie być w stosunku do niego osobą zatrudnioną,
- nie ukończył 55 lat,
- będący w przedziale wiekowym 55-70 lat zawnioskował o przystąpienie do PPK.
Te zasady wynikają z art. 16 ust. 1 i art. 15 w zw. z art. 2 pkt 18 (definicja osoby zatrudnionej) i pkt 21 (definicja podmiotu zatrudniającego) ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2026 r. poz. 192 ze zm.).
Pracodawca nie musi zgłaszać do PPK pracownika, który przed swoją pierwszą umową o pracę w życiu został w tym podmiocie zapisany do PPK z innego tytułu niż stosunek pracy (np. w tym podmiocie wykonywał umowę zlecenia, z tytułu której podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym). Uczestnictwo w PPK jest trwałe również po ustaniu zatrudnienia innego niż pracownicze.
6. Inne obowiązki pracodawcy związane z pierwszym zatrudnieniem pracowniczym
Pracodawca, który zawiera umowę o pracę z pracownikiem, dla którego jest to pierwsze w życiu zatrudnienie pracownicze, dokonuje zgłoszenia go do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy (art. 36 ust. 2 i 4 ustawy o sus i art. 74 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Do niego należy również wykonanie obowiązków wymienionych w poniższej tabeli, bez względu na wiek pracownika.
Najważniejsze obowiązki pracodawcy związane z pierwszą w życiu umową o pracę
| Rodzaj obowiązku | Treść obowiązku |
| Szkolenie bhp | zapewnienie szkolenia przed dopuszczeniem do pracy (art. 2373 § 2 zd. 1 w zw. z art. 94 pkt 4 K.p.) |
| Oświadczenia i zgody pracownika z danymi osobowymi | przyjęcie oświadczeń na zasadach określonych w art. 221 K.p., a także ewentualnych zgód na przetwarzanie innych danych niż wymienione we wskazanym przepisie oraz danych biometrycznych w trybie art. 221a-221b K.p. |
| Dokumentacja pracownicza | założenie dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) i jej prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a i 9b K.p.) |
| Informacja o warunkach zatrudnienia | przekazanie informacji - w postaci papierowej lub elektronicznej - w ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy (art. 29 § 3 pkt 1 i § 31 K.p.) |
| Informacja o zabezpieczeniu społecznym | przekazanie informacji o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy; nie dotyczy pracownika wybierającego instytucję zabezpieczenia społecznego (art. 29 § 3 pkt 2 i K.p.) |
| Regulamin pracy, jeżeli obowiązuje u pracodawcy | zapoznanie z regulaminem przed dopuszczeniem pracownika do pracy (art. 1043 § 2 K.p.) |
| Informacja o monitoringu wizyjnym i/lub poczty elektronicznej | poinformowanie - w postaci papierowej lub elektronicznej - przed dopuszczeniem pracownika do pracy o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, jeśli jest stosowany (art. 222 § 8 i art. 223 § 3 K.p.) |
| Informacja o kontroli trzeźwości | poinformowanie - w postaci papierowej lub elektronicznej - pracownika, który jest objęty kontrolą trzeźwości o: wprowadzeniu kontroli trzeźwości, grupie lub grupach pracowników objętych tą kontrolą i sposobie jej przeprowadzania, w tym rodzaju urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czasie i częstotliwości jej przeprowadzania (art. 221c § 12 K.p.) |
| Informacja o ryzyku zawodowym | poinformowanie o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami; informację powinien otrzymać również przedstawiciel ustawowy pracownika młodocianego (art. 201 § 3 i art. 226 pkt 2 K.p.) |
| Informacja o zasadach równego traktowania | udostępnienie informacji o przepisach dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej (art. 941 K.p.) |
Zwracamy uwagę! W przypadku uzgodnienia pracy zdalnej przy zawieraniu pierwszej umowy o pracę należy mieć na uwadze szczegółowe regulacje dotyczące pracy zdalnej, w tym m.in. w art. 6721 § 1 K.p., dotyczący dodatkowych informacji zamieszczanych w informacji o warunkach zatrudnienia.
