Złożenie podpisu pod sprawozdaniem finansowym przez członka zarządu w trakcie zwolnienia chorobowego
Jeden z członków zarządu naszej spółki z o.o. przebywa na długotrwałym zwolnieniu chorobowym. Pełni funkcję członka zarządu na podstawie powołania oraz ma zawartą umowę o pracę. Obawiamy się, że do dnia podpisania sprawozdania finansowego za 2025 r. nie wróci do pracy. Czy sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez wszystkich członków zarządu? Czy podpisanie tego sprawozdania nie spowoduje utraty przez niego świadczeń chorobowych?
| Odpowiedzialność za sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego spoczywa na kierowniku jednostki. Obowiązek ten ma charakter osobisty i nie może zostać przeniesiony na pełnomocnika. Dlatego, naszym zdaniem, samo podpisanie sprawozdania finansowego przez członka zarządu w trakcie zwolnienia lekarskiego, ze względu na incydentalny charakter tej czynności, nie powinno przyczynić się do utraty świadczeń chorobowych. Fakt pozostawania przez członka zarządu na zwolnieniu lekarskim może być również podstawą do sporządzenia pisemnej odmowy podpisania sprawozdania finansowego lub odmowy złożenia oświadczenia. |
Za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki, który - w myśl art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości - jest zobowiązany zapewnić sporządzenie sprawozdania nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego oraz przedstawić je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami statutu lub umowy jednostki. Jak stanowi art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisują, podając zarazem datę podpisu:
- osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i
- kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie tego organu.
Ponadto art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości przewiduje uproszczenie polegające na tym, że gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład organu kierującego jednostką po złożeniu przez pozostałe osoby oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.
W świetle art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, za kierownika jednostki uważa się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy, to członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Z przepisu tego wyraźnie wynika, że za kierownika jednostki nie uznaje się ustanowionych przez jednostkę pełnomocników. W konsekwencji pełnomocnik, w tym prokurent, nie może zrealizować obowiązku podpisania sprawozdania finansowego, który to obowiązek został zastrzeżony wyłącznie dla kierownika tej jednostki. Dlatego samo przebywanie członka zarządu na zwolnieniu lekarskim w dniu podpisania sprawozdania finansowego nie powinno stanowić przeszkody w wykonaniu obowiązku jego podpisania. Złożenie podpisu na sprawozdaniu finansowym w okresie niezdolności do pracy, z reguły nie jest traktowane jako wykonywanie pracy zarobkowej, lecz raczej jako czynność o charakterze formalnoprawnym, incydentalnym i nie powinna powodować utraty prawa do zasiłku chorobowego.
Z postanowienia Sądu Najwyższego z 19 czerwca 2020 r., sygn. akt I UK 100/19, w zakresie utraty prawa do zasiłku w związku z wykonywaniem pracy zarobkowej w okresie niezdolności do pracy i wyjaśnienia pojęcia "wykonywania pracy zarobkowej" wynika, że:
"(...) w pewnych przypadkach wykonywanie niektórych ubocznych (marginalnych) czynności związanych z prowadzoną działalnością może nie być kwalifikowane jako wykonywanie pracy zarobkowej. Na przykład wykonywanie »formalnoprawnych czynności, do jakich jest zobowiązany ubezpieczony jako pracodawca« (por. wyrok Sądu Najwyższego z 7 października 2003 r., II UK 76/03, OSNP 2004 Nr 14, poz. 247), czy »podpisanie w trakcie zwolnienia lekarskiego dokumentów finansowych« przygotowanych przez inna osobę (wyrok Sądu Najwyższego z 17 stycznia 2002 r., II UKN 710/00, OSNP 2003 Nr 20, poz. 498). Należy zaznaczyć, że chodzi tu o zachowania o charakterze incydentalnym. Tylko sporadyczna, wymuszona okolicznościami aktywność może usprawiedliwiać zachowanie prawa do zasiłku (...)".
Jeżeli jednak członek zarządu przebywający na zwolnieniu lekarskim nie tylko podpisuje sprawozdanie finansowe, ale również wykonuje inne czynności związane z zarządzaniem jednostką, to może stracić prawo do zasiłku.
Zwracamy uwagę, że ustawa o rachunkowości dopuszcza również możliwość odmowy podpisu sprawozdania finansowego, jak i możliwość odmowy złożenia oświadczenia o tym, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania ustawy o rachunkowości, w sytuacji określonej w art. 52 ust. 2b tej ustawy, tj. gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy, a sprawozdanie finansowe podpisuje co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu, po złożeniu przez pozostałe osoby oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest bowiem równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego. Zarówno odmowa podpisu, jak i odmowa złożenia oświadczenia wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia oraz dołączenia do sprawozdania finansowego (por. art. 52 ust. 2 i ust. 2b ww. ustawy). Podstawę do sporządzenia pisemnego uzasadnienia mogłaby stanowić długotrwała choroba członka zarządu, która uniemożliwia sprawowanie ogólnego nadzoru nad rachunkowością jednostki oraz dokonanie analizy sprawozdania finansowego przedłożonego do podpisu.
Należy ponadto pamiętać, że w treści odmowy podpisu lub odmowy złożenia oświadczenia wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jeśli odmowa podpisu lub odmowa złożenia oświadczenia zostały sporządzone w postaci papierowej, opatrzonej własnoręcznym podpisem, to jedna z osób wchodzących w skład tego organu, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów (por. art. 52 ust. 2c-2e ustawy o rachunkowości).
