Magazyn energii, którego zakup sfinansowano z dotacji celowej

Spółka z o.o. ze 100% udziałem gminy realizowała czynności związane z organizacją zakupu magazynu energii przeznaczonego na potrzeby gminy. Zakup został sfinansowany z dotacji celowej w ramach Programu Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej, która nie obejmowała usługi doradczej, przygotowania przetargu, montażu magazynu. Spółka poniosła wydatki na obsługę doradczą postępowania, a w przyszłości poniesie koszty montażu. Magazyn został dostarczony i zostanie zainstalowany w nieruchomości spółki. Obecnie stanowi on składnik majątku gminy i planowane jest jego wniesienie aportem do spółki w 2026 r. W jaki sposób spółka powinna ujmować te wydatki w ewidencji do momentu wniesienia aportu?

Z pytania wnioskujemy, że gmina w ramach Programu Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej zyskała finansowanie nabycia magazynu energii, który zostanie zamontowany w nieruchomości będącej w posiadaniu spółki z o.o. należącej do tej gminy. Pewne czynności związane z organizacją zakupu zostały zlecone spółce, ona też je sfinansowała, a niebawem sfinansuje także montaż i uruchomienie magazynu energii. Kluczowa dla zakwalifikowania obiektu do aktywów i do środków trwałych spółki jest odpowiedź na pytanie, czy przedmiotowy magazyn energii przyczyni się do powstawania korzyści ekonomicznych w spółce. Korzyści ekonomiczne mogą pojawiać się w spółce na kilka sposobów, przykładowo magazyn może:

• być wykorzystywany przez spółkę do gromadzenia nadwyżek energii generowanych z będących pod jej kontrolą źródeł OZE,
• pełnić rolę zapasowego źródła energii do awaryjnego zasilania użytkowanych przez spółkę instalacji,
• przynosić korzyści ekonomiczne z tytułu wykonywania przez spółkę zadań powierzonych przez gminę w ramach programu ochrony ludności.

Jeżeli spółka będzie w stanie wskazać konkretne korzyści ekonomiczne płynące z posiadania tego urządzenia przez okres dłuższy niż 12 miesięcy, to należy zaliczyć ten składnik aktywów do środków trwałych spółki.

Kolejnym problemem jest rozstrzygnięcie jak potraktować wydatki ponoszone przez spółkę przed przyjęciem aportu, tj. wydatki na doradztwo i organizację przetargu oraz na montaż i uruchomienie magazynu. Koszty doradztwa można odnieść na konto środków trwałych w budowie pod warunkiem, że zostały poniesione już po decyzji o nabyciu magazynu energii i dotyczą one aspektów technicznych jak typ, pojemność, konfiguracja. W takim przypadku koszty te wpłyną na wartość początkową powstałego obiektu inwentarzowego (inwestycja w obcy środek trwały bądź środek trwały, zależnie od tego, czy aport będzie miał miejsce odpowiednio po czy przed oddaniem urządzenia do używania). Natomiast koszty organizacji przetargu, jako koszty jedynie pośrednio związane z pozyskaniem środka trwałego, nie zwiększają jego wartości - odpisuje się je w ciężar kosztów okresu poniesienia.

Zakładając, że magazyn w momencie ponoszenia wydatków na montaż i uruchomienie nadal pozostaje własnością gminy, to wydatki te należy ująć w spółce na koncie środków trwałych w budowie, a po uzyskaniu gotowości do użytkowania ich sumę odnieść na konto środków trwałych i traktować jako podlegający amortyzacji nakład w obcym środku trwałym.

Możliwa jest też sytuacja, kiedy na moment ponoszenia wydatków magazyn będzie już wniesiony aportem (czyli ujęty na koncie środków trwałych w budowie w korespondencji z odpowiednimi kontami kapitałów) - wówczas wydatki te także odnosi się na konto środków trwałych w budowie, skąd po uruchomieniu magazynu trafią na docelowe konto środków trwałych.

Ostatni możliwy wariant zakłada, że najpierw następuje montaż i uruchomienie, rozpoczyna się amortyzowanie nakładu w obcym środku trwałym i dopiero po jakimś czasie następuje wniesienie urządzenia aportem. Aport ujmuje się wówczas w spółce bezpośrednio na koncie środków trwałych (w korespondencji z odpowiednimi kontami kapitałów własnych w zespole 8), zaś wartość początkową tak utworzonej pozycji ewidencyjnej zwiększa się o wartość niezamortyzowanej do tego czasu inwestycji w obcy środek trwały (przeksięgowanie wewnątrz grupy 0).

Naszym zdaniem wartość magazynu dla potrzeb jego wyceny aportowej nie powinna być zwiększana o koszty poniesione przez spółkę. Wydatki te bowiem obciążyły już przyjmującego aport.