Koszty przywrócenia przedmiotu leasingu operacyjnego do stanu początkowego

W styczniu 2025 r. nasza spółka z o.o. przyjęła w leasing operacyjny pomieszczenia, w których zamontowaliśmy sufit podwieszany. Zgodnie z postanowieniami umowy leasingu, na moment jej zakończenia będziemy zobowiązani do demontażu sufitu i przywrócenia pomieszczeń do stanu z dnia rozpoczęcia obowiązywania umowy. Szacowane koszty demontażu są dla nas istotne. W jaki sposób ująć w księgach rezerwę na koszty niezbędne do wywiązania się z tego zobowiązania? Ewidencję kosztów prowadzimy na kontach zespołu 4 i 5.

Ustawa o rachunkowości nie reguluje kwestii poruszonej w pytaniu. Szczegółowe informacje na temat leasingu można znaleźć w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 5 "Leasing, najem i dzierżawa" (KSR nr 5). Wskazówki jak postąpić w sytuacji opisanej w pytaniu można znaleźć w pkt 5.5 tego standardu.

Według KSR nr 5, umowy leasingu operacyjnego często zawierają klauzule stanowiące, że korzystający zobowiązuje się ponosić dodatkowe opłaty za przeprowadzone przez finansującego lub w jego imieniu konserwacje, remonty, usuwanie uszkodzeń przedmiotu leasingu w okresie leasingu lub zobowiązuje się zwrócić finansującemu stanowiący przedmiot leasingu środek trwały w stanie, w jakim przejął go w momencie rozpoczęcia leasingu przy uwzględnieniu normalnego zużycia przez okres leasingu. O ile w odniesieniu do własnych środków trwałych jednostka może postępować w sposób, który pozwala uniknąć poniesienia w przyszłości kosztów konserwacji, remontów itp., to w przypadku środków trwałych przejętych w leasing operacyjny postanowienia umowy leasingu mogą wykluczać taką możliwość. Warunki umowy leasingu operacyjnego mogą powodować, że na dzień bilansowy przypadający na okres leasingu istnieje zobowiązanie, z którego korzystający nie może się wycofać lub uniknąć jego spełnienia. Zachodzi wtedy zdarzenie obligujące w rozumieniu Krajowego Standardu Rachunkowości nr 6 "Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe" (KSR nr 6), uzasadniające tworzenie rezerwy (biernego rozliczenia międzyokresowego) na koszty niezbędne do wywiązania się z tego zobowiązania. W myśl KSR nr 6, już w momencie wykonania sufitu podwieszanego w pytającej spółce powstanie zdarzenie obligujące, w wyniku którego przewidywane koszty usunięcia sufitu i przywrócenia pomieszczeń do stanu pierwotnego - jeżeli są istotne - wymagają ujęcia jako bierne rozliczenie międzyokresowe kosztów (w bilansie są one wykazywane jako rezerwa) przy uwzględnieniu zmian wartości pieniądza, a drugostronnie - jako odpowiadające im czynne rozliczenie międzyokresowe kosztów. Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów są systematycznie odpisywane w ciężar odpowiednich kosztów działalności operacyjnej jednostki przez okres trwania leasingu. Na każdy dzień bilansowy należy weryfikować wysokość biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (ich wystarczalność dla wywiązania się z przewidzianego umową zobowiązania). W przypadku zmiany szacunków ich kwotę trzeba zaktualizować poprzez - odpowiednio - zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych lub zmniejszenie pozostałych kosztów operacyjnych. W momencie zakończenia umowy leasingu i przywrócenia przedmiotowi leasingu stanu pierwotnego, poniesione w związku z tym koszty obciążają ujęte w tym celu bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów (por. pkt 5.5 KSR nr 5).