Zastosowanie zapisu technicznego do korekty kosztu usługi obcej

Jesteśmy spółką jawną. W lutym 2025 r. koszt usługi obcej ujęliśmy na koncie 40-2 "Usługi obce" w pomyłkowo zawyżonej kwocie (zamiast kwoty: 2.000 zł zaksięgowaliśmy kwotę: 20.000 zł). Dokonaliśmy korekty za pomocą storna czarnego, zmniejszając koszt zapisem dodatnim po przeciwnej stronie konta. Czy należy zastosować w tym przypadku dodatkowo zapis techniczny?

Z przepisów ustawy o rachunkowości nie wynika definicja ani obowiązek stosowania tzw. zapisu technicznego. Oznacza to, że jego stosowanie nie jest wymagane przepisami prawa. W praktyce gospodarczej często stosuje się jednak taki zapis, szczególnie gdy w wyniku korekty błędnych zapisów na kontach, widniejące na nich obroty mogą dostarczać fałszywych informacji o przebiegu operacji gospodarczej i o sytuacji samej jednostki. W myśl art. 25 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca, stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi (storno czarne) albo tylko ujemnymi (storno czerwone). Dowodem księgowym korygującym zapisy jest zazwyczaj dowód "PK - Polecenie księgowania". Podstawą zapisów korekt mogą być również sporządzone przez jednostkę inne dowody księgowe korygujące poprzednie zapisy (por. art. 20 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Na ich podstawie w księgach rachunkowych dokonuje się storna błędnego zapisu oraz wprowadza zapis prawidłowy.

W sytuacji opisanej w pytaniu, spółka stornem czarnym dokonała korekty zawyżonej kwoty kosztu zaksięgowanego na koncie 40-2 "Usługi obce". Storno to polega na dokonaniu zapisu korygującego na tym samym koncie, na którym nastąpiło błędne księgowanie, lecz po przeciwnej jego stronie, za pomocą liczby dodatniej. Po skorygowaniu błędu stornem czarnym, skutki wprowadzonej korekty są widoczne na saldzie konta, natomiast jego obroty mają wartości zawyżone. W takim przypadku wskazane jest zastosować zapis techniczny. Zapisu technicznego dokonuje się po obu stronach tego samego konta w tej samej kwocie. Jego celem jest zachowanie czystości obrotów na koncie księgowym oraz przywrócenie pierwotnego charakteru konta. Stosowanie ww. zapisu wskazane jest szczególnie w odniesieniu do kont wynikowych (kont kosztów i przychodów).

Poniżej na schemacie księgowym przedstawiamy korektę błędnej kwoty kosztu usługi obcej stornem czarnym z zastosowaniem zapisu technicznego.

Schemat księgowań:	Opis operacji na koncie 40-2:
	1) błędna kwota kosztu, 2) storno czarne uprzednio dokonanego zapisu, 3) prawidłowa kwota kosztu, 4) zapis techniczny

Zastosowanie zapisu technicznego do konta wynikowego kosztów sprawia, że wielkość narastających obrotów po stronie Wn przedstawia rzeczywiście poniesione przez jednostkę koszty w danym okresie sprawozdawczym.