Konta analityczne dla kosztów używania samochodów osobowych objętych limitem
Spółka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie w zespole 4. W analityce do kont kosztów rodzajowych wyodrębniła wydatki z tytułu używania samochodów osobowych wykorzystywanych również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. W jaki sposób wyodrębnić w księgach część stanowiącą koszty uzyskania przychodów i część niestanowiącą tych kosztów? Jakie znaczniki podatkowe należy przypisać do takich kont? Czy dopuszczalne jest dokonanie odpowiednich przeksięgowań na konto pozabilansowe dopiero na koniec roku?
| Jeżeli jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie w zespole 4, to dla celów podatkowych powinna zapewnić wyodrębnienie części wydatków niestanowiącej kosztów uzyskania przychodów (NKUP). Może w tym celu wyodrębnić odpowiednie konto analityczne w ramach kont kosztów rodzajowych albo dla celów podatkowych ewidencjonować część NKUP na koncie pozabilansowym. W przedstawionej sytuacji praktycznym rozwiązaniem jest wyodrębnienie w analityce części stanowiącej koszty uzyskania przychodów (KUP) oraz części stanowiącej NKUP. Do konta ujmującego część NKUP należy przypisać znacznik podatkowy PD4. |
W przypadku samochodów osobowych wykorzystywanych do celów mieszanych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się 75% wydatków z tytułu ich używania, a pozostałe 25% stanowi koszty NKUP.
W praktyce w odniesieniu do rejestracji kosztów i przychodów podlegających wyłączeniom pod względem podatkowym można spotkać dwa różne rozwiązania. Jedno polega na tym, że ujmuje się je w księgach rachunkowych na kontach analitycznych wyodrębnionych w ramach kont wynikowych, natomiast drugie polega na ich ujęciu w wyodrębnionej ewidencji pozabilansowej. Często stosuje się także oba rozwiązania równocześnie, tj. dla niektórych różnic pomiędzy wynikiem bilansowym a podatkowym prowadzi się wynikowe konta analityczne, a dla innych - odpowiednie konta pozabilansowe.
Jeżeli jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie w zespole 4, to do kosztów dotyczących samochodów osobowych wykorzystywanych do celów mieszanych praktycznym rozwiązaniem jest wyodrębnienie w analityce części stanowiącej KUP oraz części stanowiącej NKUP. Przykładowo można prowadzić następujące konta:
40-X-01 "Koszty używania samochodów osobowych - KUP",
40-X-02 "Koszty używania samochodów osobowych - NKUP".
Możliwe jest również bardziej szczegółowe prowadzenie kont analitycznych według rodzaju kosztów, np. na kontach:
40-1-01 "Paliwo - KUP",
40-1-02 "Paliwo - NKUP",
40-2-03 "Serwis - KUP",
40-2-04 "Serwis - NKUP".
|
Przykład Spółka otrzymała fakturę za paliwo na kwotę: 492 zł (w tym VAT: 92 zł). Przysługuje jej prawo do odliczenia 50% VAT, tj.: 46 zł. Zgodnie z polityką rachunkowości spółki, ewidencję kosztów prowadzi się wyłącznie na kontach zespołu 4, a w analityce do kont kosztów rodzajowych wyodrębnia się konta służące ewidencji wydatków związanych z używaniem samochodów osobowych wykorzystywanych do celów mieszanych. Koszt bilansowy wynosi: 400 zł + 46 zł nieodliczonego VAT = 446 zł. Spółka do kosztów uzyskania przychodów zalicza 75% tej kwoty, tj.: 334,50 zł, natomiast pozostała kwota, tj.: 111,50 zł, stanowi koszt NKUP. Na podstawie faktury spółka w księgach rachunkowych ujęła: 1) koszt paliwa w kwocie: 446 zł, obejmującej wartość netto oraz VAT niepodlegający odliczeniu, w podziale na: a) część stanowiącą KUP (334,50 zł): Wn konto 40-1-01 "Paliwo - KUP", b) część stanowiącą NKUP (111,50 zł): Wn konto 40-1-02 "Paliwo - NKUP", 2) VAT naliczony podlegający odliczeniu (46,00 zł): Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie", 3) wartość brutto faktury (492,00 zł): Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami". |
Do konta wynikowego, na którym ujmowana jest część kosztów dotycząca samochodów osobowych wykorzystywanych do celów mieszanych, niestanowiąca kosztów uzyskania przychodów, należy przypisać znacznik podatkowy PD4. Jeżeli natomiast jednostka ewidencjonuje część NKUP dla celów podatkowych na koncie pozabilansowym, to do konta tego stosuje odpowiedni znacznik PD z oznaczeniem "POZABILANSOWE".
Odnosząc się natomiast do wskazanego w pytaniu sposobu postępowania, polegającego na przeksięgowaniu kosztów NKUP na konto pozabilansowe dopiero na koniec roku obrotowego, należy wskazać, że nie jest prawidłowe dokonywanie jednego zbiorczego zapisu obejmującego te koszty. Jeżeli jednostka wykorzystuje konto pozabilansowe do celów podatkowych, to zapisy na tym koncie powinny odzwierciedlać rzeczywiste operacje gospodarcze i umożliwiać ich identyfikację. Tak prowadzona ewidencja pozwala na prawidłowe przygotowanie danych na potrzeby JPK_KR_PD. Wyodrębnienie kosztów NKUP ma również znaczenie dla bieżących rozliczeń podatku dochodowego. Koszty te obciążają wynik finansowy, lecz nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, dlatego należy je uwzględnić przy ustalaniu dochodu podatkowego oraz należnych zaliczek na podatek dochodowy (tj. miesięcznych lub kwartalnych). Z tego względu wyodrębnienie kosztów NKUP nie powinno następować dopiero na koniec roku w formie jednego zbiorczego przeksięgowania na konto pozabilansowe.
