GOFIN.pl - podatki, VAT, PIT, rachunkowość, prawo pracy, składki, ZUS, zasiłki, emerytury

W lipcu 2026 r. spółka z o.o. otrzymała od kontrahenta kilka faktur korygujących, zwiększających opłaty za energię elektryczną za 2025 r. Są to koszty bezpośrednie, związane z produkcją. Deklarację CIT złożono w terminie (tj. do 31 marca 2026 r.), a sprawozdanie finansowe za ubiegły rok zostało już zatwierdzone. Jak ująć te koszty i do którego roku je przypisać? Czy należy zaksięgować je jako pozostałe koszty operacyjne NKUP bieżącego roku i skorygować deklarację CIT za 2025 r., czy też ująć jako koszty wydziałowe obecnego roku?

Zwiększenie opłat za energię elektryczną dotyczące ubiegłego roku obrotowego i podatkowego, udokumentowane fakturami korygującymi otrzymanymi już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz po złożeniu deklaracji CIT-8, wymaga odrębnego podejścia na gruncie prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości. Sposób ujęcia tych kosztów w księgach oraz moment ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zależą od przyczyny wystawienia korekty przez dostawcę energii oraz od istotności kwoty przyjętej w zasadach (polityce) rachunkowości.

1. Rozliczenie korekty kosztów na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych

Zasady korekty kosztów uzyskania przychodów reguluje art. 15 ust. 4i-4m updop. Z przepisów tych wynika, że jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów, w tym odpisu amortyzacyjnego, nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty. Jeśli w ww. okresie rozliczeniowym podatnik nie poniósł kosztów uzyskania przychodów lub kwota poniesionych kosztów uzyskania przychodów jest niższa niż kwota zmniejszenia, podatnik jest obowiązany zwiększyć przychody o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone koszty uzyskania przychodów.

W przypadku natomiast, gdy korekta kosztów uzyskania przychodów jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, to przyjmuje się, że korekty tej dokonuje się wstecz, tj. w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik potrącił koszt na podstawie faktury pierwotnej.

Powyższe przepisy uzależniają moment ujęcia faktury korygującej od przyczyny jej wystawienia, nie różnicując przy tym zasad w zależności od tego, czy korekta dotyczy kosztów bezpośrednio, czy pośrednio związanych z przychodami.

KIS Zagadnienie to doprecyzowują licznie wydawane interpretacje indywidualne. Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 16 lipca 2026 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.216.2026.1.KM, kluczowe jest rozróżnienie, czy pierwotnie sporządzona faktura błędnie dokumentowała stan faktyczny, czy też korekta wynika z okoliczności powstałych już po jej wystawieniu. Za błąd rachunkowy organ podatkowy uznał sytuację, w której:

"(...) koszt został niewłaściwie ujęty ze względu na błąd w toku wykonywania obliczeń; może to dotyczyć zarówno okoliczności leżących po stronie wystawcy faktury czy innego dokumentu księgowego (np. błędne podanie na fakturze cen lub wartości towarów), jak i po stronie odbiorcy takiego dokumentu (np. wprowadzenie do ksiąg rachunkowych nieprawidłowej cyfry, zastosowanie wadliwego kursu waluty obcej przy przeliczaniu wartości kosztu na złote, etc.) (...)".

Z kolei za inną oczywistą omyłkę organ podatkowy uznał:

"(...) inny oczywisty błąd, który nie jest jednocześnie błędem rachunkowym. Takim błędem będzie np. ujęcie w kosztach podatkowych faktury wystawionej na podmiot inny niż faktyczny nabywca towaru. »Omyłka« wiązać się również będzie z błędem polegającym albo na nieprawidłowym wystawieniu albo nieprawidłowym ujęciu dowodu księgowego. Okoliczność taka musi mieć zatem charakter »pierwotny«. Co więcej, »omyłka« musi być »oczywista« (...)".

Z treści pytania nie wynika jednoznacznie, jaki jest powód skorygowania rozliczeń przez dostawcę energii. Jeżeli przyczyną wystawienia faktur korygujących był błąd popełniony przez firmę energetyczną (omyłka), który skutkował np. zaniżeniem cen dostaw na fakturach pierwotnych, to należy skorygować koszty wstecz. Wiąże się to z koniecznością skorygowania zeznania CIT-8 za 2025 r.

KIS Takie stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 28 maja 2025 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.152.2025.1.JKU. Organ podatkowy uznał jednoznacznie, że w przypadku korekty wynikającej z błędu systemowego sprzedawcy energii elektrycznej podatnik nie ma prawa do rozliczenia faktur korygujących na bieżąco. Jest on zobowiązany przyporządkować korektę wstecznie do okresów, których dotyczy.

Jeśli jednak faktura pierwotna w momencie wystawienia w sposób prawidłowy dokumentowała stan faktyczny, a korekta wynikała z przyczyn występujących po jej wystawieniu, to zwiększenie kosztów należało uwzględniać na bieżąco, tj. w okresie otrzymania dokumentów korygujących w 2026 r.

2. Ujęcie korekty kosztów w księgach rachunkowych

Dla celów bilansowych obowiązują odmienne zasady rozliczania korekt. Dokonując korekty w księgach, należy uwzględnić zasadę memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów. W myśl zasady memoriału, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Natomiast dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione (por. art. 6 ustawy o rachunkowości). W konsekwencji, dla celów bilansowych, faktury korygujące powinny co do zasady odnosić się do tego samego roku, w którym poniesiono koszt pierwotny - bez względu na przyczynę korekty (oraz fakt, czy jest to korekta in plus, czy in minus).

Z pytania wynika jednak, że dokumenty korygujące za 2025 r. wpłynęły już po sporządzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za ten rok. W takiej sytuacji ma zastosowanie art. 54 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości. Przepisy te nakazują ująć skutki takich zdarzeń w księgach roku obrotowego, w którym otrzymano informacje - czyli w 2026 r. Sposób ewidencji zależy od tego, czy kwota korekty jest istotna dla rzetelności sprawozdania finansowego.

W sytuacji gdy kwota korekty nie wpływa istotnie na obraz sytuacji majątkowej i finansowej spółki, jej skutki ujmuje się w księgach za 2026 r. na zasadach ogólnych. Zwiększenie kosztów księguje się na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii" lub na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", wprowadzając wartość netto zapisem po stronie Wn w korespondencji ze stroną Ma konta 21 "Rozrachunki z dostawcami". Ponieważ koszt bilansowy za 2026 r. zostanie włączony do rachunku podatkowego za 2025 r. poprzez korektę deklaracji CIT-8. Dla celów podatkowych bieżącego roku wykazana kwota stanowi koszt niestanowiący kosztu uzyskania przychodów (NKUP).

Jeśli kwota korekty jest na tyle wysoka, że jej ujęcie w kosztach bieżących zniekształciłoby wynik finansowy za 2026 r., to wartość netto korekty jest odnoszona bezpośrednio na kapitał (fundusz) własny, jako korekta błędu istotnego z lat ubiegłych. Księgowanie polega na obciążeniu strony Wn konta 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" (w analityce: Zysk (strata) z lat ubiegłych), w korespondencji ze stroną Ma konta 21. W rozliczeniu podatkowym spółka składa korektę deklaracji CIT-8 za 2025 r., zwiększając koszty uzyskania przychodów ubiegłego roku o wartość netto korekty. Informację o charakterze i kwocie korekty należy szczegółowo opisać w dodatkowych informacjach i objaśnieniach do sprawozdania finansowego za 2026 r.

Przykład

Kwota nieistotna korekty

I. Założenia:

Spółka z o.o. w lipcu 2026 r., po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2025 r., otrzymała faktury korygujące opłaty za energię elektryczną za 2025 r. Łączna kwota korekty to: 12.300 zł (w tym VAT: 2.300 zł). Wartość tę spółka uznała za nieistotną.
Zgodnie z polityką rachunkowości spółki, korekty kosztów ujmuje się według zasad ogólnych na kontach, na których pierwotnie ujęto koszt.
Korekta wynika z błędu systemowego sprzedawcy energii (błąd pierwotny), co wymaga korekty CIT-8 za 2025 r.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura korygująca koszty zużycia energii:
a) wartość netto (koszt bieżącego roku)	10.000 zł	40-1	30
b) VAT naliczony	2.300 zł	22-1	30
c) wartość brutto	12.300 zł	30	21

III. Księgowania:

Kwota nieistotna korekty

IV. Rozliczenie za lata 2025-2026:

Księgi rachunkowe za 2026 r.:
Koszt w kwocie: 10.000 zł zaksięgowany na koncie 40-1 stanowi w 2026 r. koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (NKUP), ponieważ zostanie wykazany w zeznaniu podatkowym za rok poprzedni.
Korekta CIT-8 za 2025 r.:
Zwiększa się koszty uzyskania przychodów 2025 r. o kwotę: 10.000 zł, co powoduje powstanie nadpłaty w CIT za 2025 r. lub zmniejszenie straty.

Przykład

Kwota istotna korekty

I. Założenie:

Na podstawie danych z poprzedniego przykładu, przy założeniu, że wartość korekty wynosiła: 246.000 zł (w tym VAT: 46.000 zł) i spółka uznała ją za istotną.