Bezgotówkowe rozliczenie naprawy pojazdu w księgach zakładu gospodarki komunalnej

Jesteśmy samorządowym zakładem budżetowym (zakładem gospodarki komunalnej). Jeden z naszych pojazdów będący środkiem trwałym uległ wypadkowi. Ubezpieczyciel pokrył szkodę, przelewając przyznane odszkodowanie bezpośrednio na rachunek warsztatu. Jak rozliczyć w księgach rachunkowych bezgotówkową naprawę pojazdu (w ramach posiadanego ubezpieczenia)?

Wydatki ponoszone w związku z powypadkowym uszkodzeniem pojazdu lub innym zdarzeniem losowym, a także uzyskane odszkodowania, wiążą się z działalnością operacyjną jednostki w sposób pośredni. Z przepisów art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości wynika zaś, że koszty i przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, zalicza się w księgach rachunkowych do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych.

Zasadne jest zatem ujęcie kosztów naprawy pojazdu - na podstawie otrzymanej z warsztatu faktury - na koncie pozostałych kosztów operacyjnych. Jednocześnie przyznane (należne) jednostce odszkodowanie powinno zostać zaliczone - na podstawie decyzji firmy ubezpieczeniowej - do pozostałych przychodów operacyjnych.

Z informacji zawartych w pytaniu wynika przy tym, że naprawa pojazdu odbyła się w ramach posiadanego ubezpieczenia. Oznacza to, że przyznane przez firmę ubezpieczeniową środki pieniężne (odszkodowanie) przekazane zostały bezpośrednio na rachunek bankowy warsztatu, który naprawiał uszkodzony pojazd. W tym przypadku jednostka powinna dokonać w swoich księgach rachunkowych rozliczenia na kontach rozrachunkowych, zmniejszając z jednej strony należność od firmy ubezpieczeniowej z tytułu przyznanego odszkodowania, a z drugiej zobowiązanie wobec warsztatu za wykonaną usługę naprawy.

Co istotne, w przypadku gdyby samorządowy zakład budżetowy zobowiązany był do uregulowania we własnym zakresie kwoty VAT z faktury za naprawę, księgowanie tej operacji nastąpiłoby według ogólnych zasad.