Zasady rozliczania kosztów na poszczególne lokale w spółdzielni mieszkaniowej
W spółdzielni mieszkaniowej występują koszty bezpośrednio związane z nieruchomościami, koszty pośrednie oraz koszty zarządu i administracji. Jak spółdzielnia mieszkaniowa powinna rozliczać te koszty na poszczególne lokale?
| Koszty dotyczące poszczególnych nieruchomości powinny być rozliczane odrębnie, zgodnie z zasadami przyjętymi przez spółdzielnię. W przypadku kosztów, których nie można przypisać bezpośrednio do danej nieruchomości lub lokalu, można stosować odpowiednie klucze podziałowe, np. oparte na powierzchni użytkowej. |
Podstawowym aktem prawnym regulującym działalność spółdzielni mieszkaniowych jest ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz. U. z 2026 r. poz. 889). W sprawach nieuregulowanych tą ustawą zastosowanie ma ustawa z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze (Dz. U. z 2026 r. poz. 521). Z ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych wynika, że członkowie spółdzielni, którym przysługują spółdzielcze prawa do lokali, osoby niebędące członkami spółdzielni, którym przysługują spółdzielcze własnościowe prawa do lokali, a także członkowie spółdzielni będący właścicielami lokali oraz właściciele lokali niebędący członkami spółdzielni, uczestniczą w pokrywaniu kosztów związanych z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości w częściach przypadających na ich lokale a także z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości stanowiących mienie spółdzielni, przez uiszczanie opłat zgodnie z postanowieniami statutu. Zarząd spółdzielni prowadzi odrębnie dla każdej nieruchomości:
1) ewidencję i rozliczenie przychodów i kosztów związanych z jej eksploatacją i utrzymaniem,
2) ewidencję i rozliczenie wpływów i wydatków funduszu remontowego.
Jak wynika z powyższego, w spółdzielni mieszkaniowej występują:
1) koszty związane bezpośrednio z eksploatacją i utrzymaniem danej nieruchomości,
2) koszty dotyczące eksploatacji i utrzymania nieruchomości stanowiących mienie spółdzielni,
3) koszty zarządu i administracji.
Działalność spółdzielni mieszkaniowych, poza ustawą o spółdzielniach mieszkaniowych, regulują także ich statuty oraz wewnętrzne regulaminy, w których powinny zostać określone zasady rozliczania ww. kosztów na poszczególne lokale. Należy mieć na uwadze, że ani ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych, ani ustawa o rachunkowości nie zawierają szczegółowych zasad rozliczania tych kosztów.
Bezpośrednie koszty utrzymania i eksploatacji danej nieruchomości, przypadające na znajdujące się w niej lokale, rozlicza się pomiędzy poszczególne lokale zgodnie z zasadami przyjętymi przez spółdzielnię. Do kosztów tych zalicza się m.in. koszty konserwacji i bieżących napraw budynku oraz jego instalacji, zużycia wody i energii elektrycznej w częściach wspólnych, utrzymania czystości oraz zieleni przylegającej bezpośrednio do budynku, a także podatku od nieruchomości. W praktyce przyjęło się, że podział tych kosztów powinien następować w proporcji do powierzchni użytkowej lokalu w ogólnej powierzchni użytkowej tej nieruchomości, z uwzględnieniem powierzchni pomieszczeń do niego przynależnych.
Natomiast do kosztów zarządu i administracji w spółdzielni mieszkaniowej zalicza się w szczególności wynagrodzenia zarządu, rady nadzorczej, pracowników administracji, koszty obsługi biurowej i utrzymania biura, a także koszty usług prawnych oraz doradztwa podatkowego. Koszty te mogą być rozliczane na poszczególne lokale za pomocą klucza podziałowego opartego na powierzchni użytkowej lokalu, tj. według udziału powierzchni użytkowej danego lokalu w łącznej powierzchni użytkowej lokali w spółdzielni.
Takie rozliczenie jest możliwe, jeżeli spółdzielnia nie prowadzi innej działalności poza gospodarką zasobami mieszkaniowymi. Jeżeli spółdzielnia mieszkaniowa prowadzi także inną działalność gospodarczą, to koszty zarządu i administracji powinny zostać podzielone pomiędzy poszczególne rodzaje działalności. Do podziału kosztów wspólnych można zastosować np. klucz przychodowy. Po ustaleniu kwoty kosztów zarządu i administracji przypadającej na gospodarkę zasobami mieszkaniowymi obciążenie poszczególnych lokali może następować za pomocą ww. klucza opartego na powierzchni użytkowej danego lokalu.
Z kolei do kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości stanowiących mienie spółdzielni można zaliczyć koszty dotyczące mienia przeznaczonego do wspólnego korzystania. Są to przykładowo koszty oświetlenia ulic, alejek i chodników, prac remontowych oraz utrzymania obiektów i urządzeń małej architektury należących do ogólnego mienia spółdzielni, a także terenów rekreacyjnych, placów zabaw i boisk. Koszty te mogą być rozliczane na poszczególne lokale analogicznie jak ww. koszty zarządu i administracji.
Podstawą dokonywania rozliczeń kosztów z użytkownikami lokali oraz ustalania wysokości opłat za używanie lokali jest roczny plan gospodarczo-finansowy spółdzielni, uchwalany przez radę nadzorczą.
Przyjęte przez spółdzielnię klucze podziałowe kosztów powinny być odpowiednio opisane w zasadach (polityce) rachunkowości spółdzielni i stosowane w sposób ciągły.
