Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej a koszty uzyskania przychodów - interpretacja KIS

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 lipca 2025 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.318.2025.4.PC)

Stan faktyczny i stanowisko podatnika

W rozpatrywanej sprawie spółka z o.o. dokonywała transakcji z podmiotami krajowymi oraz zagranicznymi, w związku z którymi posiadała szereg dokumentów, m.in.: dokumenty zakupowe i sprzedażowe (np. faktury, dowody dostawy), noty obciążeniowe, dokumenty związane z bankami i kasą (wyciągi bankowe, raporty kasowe, rozliczenia delegacji), dokumenty związane z podatkiem VAT (rejestr zakupu i sprzedaży, korekty systemowe, dokumenty dotyczące importu usług, dokumenty wewnętrzne, deklaracje VAT), dokumenty dotyczące środków trwałych (dokumenty dotyczące przyjęcie do używania środka trwałego czy jego likwidacji), inne dokumenty (np. związane z ZFŚS, dokumenty płacowe, dokumentację związaną ze składkami ZUS, deklaracje CIT, polecenia księgowania (PK), awiza, korespondencję, potwierdzenia sald, inwentaryzacje, przedpłaty). Dokumenty te miały formę elektroniczną albo papierową.

Spółka zamierzała zmodyfikować zasady przechowywania tych dokumentów poprzez ich archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej, w celu usprawnienia procesu dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie przestrzeni magazynowej w archiwum. Dokumenty mające formę elektroniczną spółka zapisywałaby w formie elektronicznej i w tej formie przechowywała. Natomiast dokumenty mające formę papierową byłyby skanowane i zapisywane w formacie PDF albo byłaby wykonywana ich fotokopia i byłyby one zapisywane w formacie JPG. Dokumenty te byłyby przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka posiadałaby dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Ponadto spółka umożliwiałaby naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi KAS na żądanie, w przypadku faktur i innych dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym spółka zapytała organ podatkowy, czy przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej na ww. zasadach będzie zgodne z przepisami ustawy o PDOP, a w szczególności czy spółka będzie miała możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów udokumentowanych w ten sposób wydatków.

Zdaniem spółki odpowiedź na to pytanie jest twierdząca.

Stanowisko Dyrektora KIS

Organ podatkowy uznał stanowisko spółki za prawidłowe i jednocześnie wskazał, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP. Aby poniesiony przez podatnika wydatek stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi on m.in. zostać właściwie udokumentowany.

Dyrektor KIS odniósł się w pierwszej kolejności do kwestii zapewnienia autentyczności pochodzenia dokumentów. Jego zdaniem, należy to rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury, przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Organ podatkowy stwierdził, że przepisy ustawy o PDOP nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych ani też archiwizowania dokumentów. W tym zakresie przewidziano odwołanie do przepisów ustawy o rachunkowości, w której określono zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych (m.in. określono, że dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymagane elementy).

Organ podatkowy przywołał następujące regulacje:

• dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie; roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze (art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości),
• z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów; warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej; wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych (art. 73 ust. 2 ww. ustawy),
• jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów (art. 10 ust. 1 pkt 4 ww. ustawy).

Dyrektor KIS wskazał, że dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych. Organ podatkowy stwierdził, że takie stanowisko potwierdza również odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej (w piśmie z 4 maja 2021 r., nr DOP4.054.1.2021 - pisaliśmy o tym m.in. w dodatku nr 12 do BI z 1 kwietnia 2022 r.).

A zatem, zdaniem organu podatkowego:

"(...) w sytuacji poniesienia przez spółkę wydatków spełniających, wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, w przypadku których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, a także umożliwienie dostępu do nich na żądanie organom podatkowym - jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji spółki z przechowywania dokumentów dotyczących poniesionych wydatków nie implikuje niemożliwości zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. (...)"