Podróż pracownika na zgromadzenie wspólników innej spółki a koszty podatkowe i VAT

Spółka z o.o. X jest wspólnikiem innej spółki z o.o. Y. W związku z koniecznością zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego za 2024 r. spółki Y, spółka X wysłała pracownika (umocowanego do prowadzenia spraw spółki) na zgromadzenie wspólników spółki Y. Czy wydatki związane z podróżą tego pracownika (tj. bilety PKP, diety, nocleg) spółka X może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Czy może odliczyć VAT od zakupu biletów kolejowych?

Wydatki związane z podróżą służbową pracownika a koszty podatkowe

W ustawie o PDOP nie ma regulacji, które wprost odnosiłyby się do ujmowania w kosztach podatkowych wydatków związanych z podróżą pracownika spółki, odbytą na zgromadzenie wspólników spółki, której wspólnikiem jest spółka-pracodawca. Ustalając zatem, czy wydatki związane z taką podróżą spółka (wspólnik) może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, należy zastosować zasady ogólne. Przypomnijmy, że:

• kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i
• koszty te nie zostały ustawowo wyłączone z kosztów podatkowych, tj. na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP,
• uznaje się, iż kosztem podatkowym może być wydatek racjonalny, ekonomicznie uzasadniony oraz właściwie udokumentowany.

Wydatki związane z podróżą pracownika spółki X na zgromadzenie wspólników spółki Y (której spółka X jest wspólnikiem) nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie ww. przepisu. Nie są to przykładowo niestanowiące kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników (por. art. 16 ust. 1 pkt 38 ww. ustawy), czy wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych (por. art. 16 ust. 1 pkt 38a ww. ustawy).

Należy zatem ustalić, czy ww. wydatki wykazują związek z przychodami spółki. Naszym zdaniem taki związek istnieje. Przypomnijmy bowiem, że zgromadzenie wspólników jest jednym z organów spółki z o.o. Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego, a przedmiotem jego obrad powinno być m.in. (zob. art. 231 K.s.h.):

• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
• powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników.

Ponadto w art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazano, że roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Jak z powyższego wynika, aby można było m.in. zatwierdzić sprawozdanie finansowe za poprzedni rok, musi się zebrać zgromadzenie wspólników (por. art. 227 K.s.h.). Oczywistym jest, że gdy wspólnikiem jest, jak w sytuacji, o której mowa w pytaniu, inna spółka z o.o., to spółkę tę reprezentuje osoba do tego umocowana, np. pracownik legitymujący się stosownym pełnomocnictwem.

W związku z tym uważamy, że wskazane w pytaniu wydatki (tj. na zakup biletów PKP, diety, nocleg) związane z podróżą służbową pracownika spółki X (legitymującego się stosownym pełnomocnictwem) na zgromadzenie spółki Y mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów spółki X. Tak jest oczywiście, jeśli ww. wydatki są racjonalne i ekonomicznie uzasadnione.

Wspomnijmy, choć nie dotyczy to sytuacji, o której mowa w pytaniu, że gdyby pracownik odbywał podróż służbową swoim prywatnym samochodem osobowym, to spółka X mogłaby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu używania takiego samochodu na potrzeby spółki w wysokości tzw. kilometrówki (zob. art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o PDOP). Gdyby natomiast podróż była odbywana firmowym samochodem osobowym, to wydatki związane z używaniem tego samochodu mogłyby zostać zaliczone do kosztów podatkowych w całości lub w wysokości 75%, gdyby samochód był używany do tzw. celów mieszanych (tj. m.in. prywatnych celów pracowników) - zob. art. 16 ust. 1 pkt 51 ww. ustawy.

Prawo do odliczenia VAT

Zasadą jest, że podatnicy mogą odliczać VAT od nabytych towarów i usług w takim zakresie, w jakim te towary/usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, z uwzględnieniem ustawowych ograniczeń i wyłączeń. Należy mieć na uwadze, że podatnik nie może odliczać VAT m.in. od nabytych usług noclegowych i gastronomicznych, z nieistotnymi tu wyjątkami (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).

W sytuacji zatem, gdy w związku z podróżą służbową pracownika (tu: na zgromadzenie wspólników) spółka poniesie koszty noclegu, to nie będzie mogła odliczyć VAT od takiej usługi. Ten niepodlegający odliczeniu VAT spółka będzie mogła natomiast zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a) ustawy o PDOP), podobnie jak kwotę netto tej usługi.

Spółka będzie mogła natomiast na ogólnych zasadach odliczyć VAT od zakupu biletów PKP. Zaznaczamy, że dokumentem, na podstawie którego podatnik może odliczyć VAT od dokonanego zakupu, jest generalnie faktura. Również bilety PKP mogą być uznane za fakturę, jeśli spełniają wymogi określone w § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1979 ze zm.). Więcej na ten temat pisaliśmy w BI nr 1 z 1 stycznia 2025 r.

Dodajmy, że gdyby pracownik odbył podróż (na zgromadzenie wspólników) służbowym samochodem osobowym wykorzystywanym do tzw. celów mieszanych, to od wydatków związanych z tym samochodem spółka mogłaby odliczać 50% kwoty VAT (np. od wydatków na zakup paliwa do tego pojazdu). Kwota VAT niepodlegająca odliczeniu (pozostałe 50%) mogłaby na ogólnych zasadach zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.