Odpowiedzi na pytania Czytelników

2.1. Zaliczka na podatek po przekroczeniu limitu przychodów w uldze dla młodych

Zatrudniamy pracownika, który nie ma ukończonych 26 lat. Do sierpnia 2025 r. nie naliczaliśmy mu zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzenia, gdyż pracownik ten korzystał z ulgi dla młodych. We wrześniu 2025 r. jego przychody liczone od początku roku przekroczą limit 85.528 zł. Czy od nadwyżki ponad ten limit powinniśmy naliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy? A co z kwotą wolną od podatku w wysokości 30.000 zł?

Przychody zwolnione z PIT w ramach ulgi dla młodych

W ramach ulgi dla młodych zwolnieniu od podatku dochodowego korzystają m.in. przychody ze stosunku pracy, otrzymane przez podatnika do ukończenia 26. roku życia, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85.528 zł (art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o PDOF).

Przy obliczaniu kwoty przychodów podlegających zwolnieniu z PIT w ramach ww. ulgi nie uwzględnia się przychodów podlegających opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym na podstawie ustawy o PDOF, zwolnionych od podatku dochodowego oraz od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W sytuacji gdy poza ulgą dla młodych podatnik korzysta z ulgi na powrót lub z ulgi dla rodzin 4+, suma przychodów zwolnionych z PIT w ramach tych ulg nie może w roku podatkowym przekroczyć kwoty 85.528 zł.

Jeżeli pracownik spełnia warunki do stosowania ulgi dla młodych, pracodawca stosuje ją w trakcie roku podatkowego z mocy ustawy. Pracodawca nie stosuje ww. ulgi tylko wówczas, gdy pracownik złożył mu pisemny wniosek o obliczanie zaliczek bez jej stosowania (art. 32 ust. 6 ww. ustawy).

Zastosowanie ulgi dla młodych oznacza, że płatnik (tu: pracodawca) nie oblicza i nie pobiera podatnikowi (tu: pracownikowi) zaliczek na podatek dochodowy do wysokości ww. limitu przychodów.

Przekroczenie limitu ulgi dla młodych a zaliczka na podatek

W przypadku gdy przychody pracownika ze stosunku pracy, liczone narastająco od początku roku, w danym miesiącu przekroczą limit ulgi dla młodych (tj. 85.528 zł), to pracodawca (jako płatnik) od nadwyżki przychodu ponad ww. limit jest obowiązany obliczyć zaliczkę na podatek. Przy obliczeniu tej zaliczki stosuje się ogólne zasady określone w art. 32 ustawy o PDOF.

Podstawę obliczenia zaliczki na podatek stanowi dochód, za który uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika, po odliczeniu przysługujących pracownikowi kosztów uzyskania przychodów oraz potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia społeczne.

Należy jednocześnie mieć na uwadze, że:

• w kwocie przychodów pracownika nie uwzględnia się przychodów wolnych od podatku na podstawie przepisów ustawy o PIT oraz przychodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku,
• miesięczne zryczałtowane koszty uzyskania przychodu z tytułu stosunku pracy stosuje się w wysokości nieprzekraczającej tej części przychodów z danego źródła, która podlega opodatkowaniu (art. 22 ust. 3b ww. ustawy),
• od dochodu pracownika nie odlicza się składek na ubezpieczenia społeczne, których podstawę wymiaru stanowi przychód zwolniony od podatku na podstawie ustawy o PIT (np. w ramach ulgi dla młodych) oraz składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód, od którego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku (art. 26 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy).

Pracodawca, przy obliczeniu zaliczki na podatek powinien stosować 12% stawkę podatku za miesiące, w których podlegający opodatkowaniu dochód pracownika uzyskany od początku roku (od tego pracodawcy) nie przekroczy kwoty 120.000 zł.

Jeśli pracownik złoży pracodawcy oświadczenie o stosowaniu odpowiednio 1/12, 1/24 albo 1/36 kwoty zmniejszającej podatek (np. na druku PIT-2), to pracodawca pomniejsza miesięczne zaliczki na podatek o ww. kwotę (art. 31b ustawy o PDOF). Kwota zmniejszająca podatek wynosi odpowiednio 300 zł, 150 zł albo 100 zł i jest stosowana przy obliczaniu miesięcznej zaliczki na podatek. Natomiast kwota wolna od podatku w wysokości 30.000 zł to kwota (podstawa obliczenia podatku) do wysokości której nie powstaje obowiązek zapłaty podatku w skali całego roku podatkowego - przy zastosowaniu kwoty zmniejszającej w wysokości 300 zł przez 12 miesięcy, czyli 3.600 zł (30.000 zł × 12% - 3.600 zł = 0 zł).

Kwota dochodów wolnych od podatku w skali roku podatkowego (30.000 zł) będzie miała również "zastosowanie" do dochodów podlegających opodatkowaniu według skali podatkowej ponad limit przychodów zwolnionych z PIT w ramach ulgi dla młodych (85.528 zł).

Tak też wyjaśniają organy podatkowe, w tym m.in. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 14 listopada 2023 r., nr 0115-KDIT2.4011.448.2023.1.KC, w której czytamy:

"(...) Do dochodów podlegających opodatkowaniu według skali podatkowej ponad limit 85.528 zł ma zastosowanie kwota wolna od podatku w wysokości 30.000 zł rocznie (czyli podstawa obliczenia podatku, od której nie powstaje obowiązek zapłaty podatku).

(...) w sytuacji gdy Pana przychody będą korzystały ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to do osiągniętych przez Pana dochodów, które będą podlegały opodatkowaniu według skali podatkowej (tj. obliczonych od przychodu przekraczającego kwotę 85.528 zł) (...), będzie miała zastosowanie kwota wolna od podatku w wysokości 30.000 zł rocznie. (...)"

Należy dodać, że przepisy ustawy o PIT nie zwalniają pracodawcy z obowiązku poboru zaliczki na podatek, u którego został przekroczony limit ulgi dla młodych (85.528 zł), od nadwyżki ponad ten limit. W przypadku gdy podlegające opodatkowaniu dochody pracownika (po osiągnięciu limitu ww. ulgi) nie przekroczą w skali roku 30.000 zł, to kwota pobranych przez pracodawcę zaliczek na podatek, co do zasady, będzie stanowić w zeznaniu podatkowym nadpłatę podatku (podlegającą zwrotowi pracownikowi).

Pracownik może jednak złożyć pracodawcy wniosek o niepobieranie zaliczek na podatek, jeśli przewiduje, że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu według skali podatkowej (tj. odpowiadające nadwyżce ponad limit 85.528 zł) nie przekroczą w tym roku podatkowym kwoty 30.000 zł. Prawo do złożenia takiego wniosku przysługuje również podatnikowi, który wcześniej korzystał z ulgi dla młodych.

2.2. Rozliczenie w PIT dotacji na wydatki odliczone wcześniej w ramach ulgi termomodernizacyjnej

Małżonkowie (wspólność majątkowa) w zeznaniach podatkowych za 2023 r. odliczyli ulgę termomodernizacyjną (żona - zasady ogólne, mąż - ryczałt ewidencjonowany). W 2025 r. otrzymali dotację z programu "Czyste powietrze" - zwrot 30% wydatków termomodernizacyjnych. Dochody żony w 2023 r. nie przekroczyły pierwszego progu skali podatkowej, natomiast w 2025 r. przekroczą ten próg. Czy małżonkowie mogą złożyć korekty zeznań podatkowych za 2023 r. w związku z uzyskaną dotacją (co wiązałoby się również z zapłatą odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych)? Czy może powinni kwotę ww. dotacji wykazać w zeznaniach składanych za 2025 r. (w tym przypadku część dotacji przypadająca na żonę podlegałaby opodatkowaniu wyższą stawką, tj. 32%)?

W ramach ulgi termomodernizacyjnej podatnik będący właścicielem lub współwłaścicielem budynku mieszkalnego jednorodzinnego ma prawo odliczyć od podstawy obliczenia podatku wydatki poniesione w roku podatkowym na materiały budowlane, urządzenia i usługi, związane z realizacją przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w tym budynku, które zostanie zakończone w okresie 3 kolejnych lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym poniesiono pierwszy wydatek.

Prawo do ww. ulgi przysługuje podatnikom opodatkowującym dochody według skali podatkowej, podatkiem liniowym oraz podatnikom opłacającym ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

W ramach ww. ulgi kwota odliczenia nie może przekroczyć 53.000 zł w odniesieniu do wszystkich przedsięwzięć termomodernizacyjnych, które realizuje podatnik, z uwzględnieniem wszystkich budynków mieszkalnych jednorodzinnych, których jest właścicielem lub współwłaścicielem.

W przypadku podatników pozostających w związku małżeńskim, każdy z małżonków dysponuje odrębnym limitem w wysokości 53.000 zł. Odliczenia wydatków może dokonać jeden z małżonków (w ramach przysługującego mu limitu) albo oboje małżonkowie po 50% wydatków, lub w innej wybranej przez nich proporcji. Wysokość limitu w części niewykorzystanej przez jednego z małżonków nie powiększa limitu drugiego małżonka.

Wydatki, które uprawniają do odliczenia od dochodu/przychodu w ramach ulgi termomodernizacyjnej, odlicza się w zeznaniu podatkowym składanym za rok, w którym takie wydatki zostały poniesione, jeśli na moment składania ww. zeznania podatnik był właścicielem/współwłaścicielem budynku.

Kwota odliczenia, która przekroczyła roczny dochód/przychód podatnika, podlega odliczeniu w kolejnych latach, nie dłużej jednak niż przez 6 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym poniesiono pierwszy wydatek.

Ministerstwo Finansów (dalej: MF) w dniu 30 czerwca 2025 r. wydało nowe Objaśnienia podatkowe pt. "Formy wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych" - opisaliśmy je w BI nr 22 z 1 sierpnia 2025 r.

MF w Objaśnieniach tych odniosło się również do podatkowego rozliczenia zwrotu (np. dotacji) wydatków na realizację przedsięwzięcia termomodernizacyjnego, odliczonych w ramach ww. ulgi. MF wskazało, że:

"(...) Jeżeli podatnik po roku, w którym korzystał z ulgi termomodernizacyjnej, otrzymał zwrot odliczonych wydatków na realizację przedsięwzięcia termomodernizacyjnego, jest on obowiązany uwzględnić ten zwrot w rozliczeniu ulgi termomodernizacyjnej poprzez doliczenie do dochodu (odpowiednio przychodu) kwot uprzednio odliczonych w części, która została mu zwrócona. (...)"

Taki sposób postępowania wynika z art. 45 ust. 3a ustawy o PDOF.

Doliczenie do dochodu/przychodu uprzednio odliczonych kwot powoduje, że odnawia się możliwy do odliczenia limit ww. ulgi w następnych latach.

Należy dodać, że nie są to pierwsze Objaśnienia MF na temat ulgi termomodernizacyjnej. W poprzednich Objaśnieniach (z 30 marca 2023 r.) MF wyjaśniło, że w omawianej sytuacji podatnik może również złożyć korektę uprzednio złożonego zeznania, w którym zastosował ww. ulgę. W "nowych" Objaśnieniach nie uwzględniono takiej możliwości, co wskazuje na to, że podatkowego rozliczenia zwrotu odliczonych wcześniej wydatków w ramach omawianej ulgi należy dokonać w zeznaniu podatkowym składanym za rok, w którym podatnik otrzymał ten zwrot.

W świetle powyższego kwotę uzyskanej dotacji (w części pokrywającej odliczone w 2023 r. wydatki) małżonkowie powinni doliczyć do dochodów/przychodów w zeznaniach składanych za 2025 r. (tj. w roku, w którym otrzymali dotację). W tej sytuacji nie będzie miało znaczenia to, że dochody żony w 2025 r. przekroczyły pierwszy próg skali podatkowej, a w 2023 r. tego progu nie przekroczyły.

2.3. Przedsiębiorca-kierowca nocujący w kabinie samochodu ciężarowego a koszty z tytułu noclegu

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie krajowego transportu drogowego rzeczy. Usługi transportu wykonuje on osobiście - jako kierowca samochodu ciężarowego. W trakcie realizacji ww. usług podatnik, będąc w kilkudniowej trasie, nie korzysta z noclegów w hotelu czy innych obiektach noclegowych, tylko nocuje w kabinie ww. samochodu (przystosowanej do spania). Wobec tego nie posiada on żadnych faktur ani rachunków za nocleg. Czy może on zatem ujmować w kosztach uzyskania przychodów ryczałt za nocleg, o którym mowa w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych (podobnie jak diety)?

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w tzw. negatywnym katalogu zawartym w art. 23 ustawy o PDOF. W przypadku wydatków ponoszonych w prowadzonej działalności gospodarczej uznaje się zasadniczo, że mogą one stanowić koszty podatkowe, jeśli są związane z tą działalnością oraz są racjonalne i gospodarczo uzasadnione, a ich celem jest osiągnięcie przychodów, zachowanie bądź zabezpieczenie ich źródła.

Wydatki przedsiębiorcy poniesione podczas podróży związanej z wykonywaną działalności gospodarczą są wydatkami ponoszonymi w celu osiągnięcia przychodów z tej działalności lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, a więc zasadniczo mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, z uwzględnieniem wspomnianego katalogu kosztów wyłączonych z kosztów podatkowych.

W art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PDOF wskazano, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (chodzi tu o rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej; Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Ustawodawca - na podstawie ww. przepisu - zezwolił zatem jedynie na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wartości diet osób prowadzących działalność gospodarczą będących w podróży służbowej, do wysokości wskazanej w powołanym rozporządzeniu. Pozostałe koszty/wydatki z tytułu podróży przedsiębiorcy związanej z wykonywaną działalnością - co do zasady - stanowią koszty uzyskania przychodów w wysokości faktycznie poniesionej, potwierdzonej fakturą lub rachunkiem. Oznacza to, że u przedsiębiorcy kosztem podatkowym nie może być ryczałt za nocleg. Ryczałt taki przysługuje bowiem tylko pracownikowi.

Takie stanowisko prezentują również organy podatkowe. Jak czytamy przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 1 sierpnia 2025 r., nr 0113-KDWPT.4011.142.2025.2.ASZ:

"(...) do przedsiębiorców nie mają, co do zasady, zastosowania przepisy ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej (w sprawie podróży służbowych - przyp. red.). Przewidziane tymi przepisami należności z tytułu podróży służbowych, w tym "ryczałty za noclegi" nie przysługują przedsiębiorcom, a jedynie pracownikom, wobec czego nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wartości diet w wysokości określonej dla pracowników jest w tym zakresie wyjątkiem wynikającym z (...) art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (...)"

Odnosząc się do zapytania podatnika prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego, w kwestii możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów ryczałtu za nocleg, w sytuacji gdy nie korzysta on z hoteli ani innych obiektów noclegowych, tylko nocuje w kabinie samochodu (nie posiada więc żadnych faktur ani rachunków za nocleg), organ podatkowy stwierdził, że:

"(...) w przypadku gdy nocuje Pan w kabinie samochodu i nie ponosi z tego tytułu wydatków, nie ma Pan możliwości, by do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć ryczałt w wysokości wynikającej z powyższego rozporządzenia. (...)"

Podobnie uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 28 lutego 2019 r., nr 0112-KDIL3-1.4011.30.2019.2.IM. Organ ten podkreślił jednocześnie, że:

"(...) Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie transportu i wykonujący w tej firmie zadania kierowcy nie ma w ogóle prawa do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z tą działalnością. Koszty noclegów, spełniające warunek celowości, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ww. ustawy, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, lecz jedynie w wysokości faktycznie poniesionych wydatków, udokumentowanych fakturami bądź rachunkami. (...)"