Przedsiębiorca-kierowca nocujący w kabinie samochodu ciężarowego a koszty z tytułu noclegu
Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie krajowego transportu drogowego rzeczy. Usługi transportu wykonuje on osobiście - jako kierowca samochodu ciężarowego. W trakcie realizacji ww. usług podatnik, będąc w kilkudniowej trasie, nie korzysta z noclegów w hotelu czy innych obiektach noclegowych, tylko nocuje w kabinie ww. samochodu (przystosowanej do spania). Wobec tego nie posiada on żadnych faktur ani rachunków za nocleg. Czy może on zatem ujmować w kosztach uzyskania przychodów ryczałt za nocleg, o którym mowa w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych (podobnie jak diety)?
| Przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów ryczałtu za nocleg, o którym mowa w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych. Wydatki na noclegi przedsiębiorcy w podróży związanej z wykonywaną działalnością mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w wysokości faktycznie poniesionej, potwierdzonej fakturą lub rachunkiem. |
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w tzw. negatywnym katalogu zawartym w art. 23 ustawy o PDOF. W przypadku wydatków ponoszonych w prowadzonej działalności gospodarczej uznaje się zasadniczo, że mogą one stanowić koszty podatkowe, jeśli są związane z tą działalnością oraz są racjonalne i gospodarczo uzasadnione, a ich celem jest osiągnięcie przychodów, zachowanie bądź zabezpieczenie ich źródła.
Wydatki przedsiębiorcy poniesione podczas podróży związanej z wykonywaną działalności gospodarczą są wydatkami ponoszonymi w celu osiągnięcia przychodów z tej działalności lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, a więc zasadniczo mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, z uwzględnieniem wspomnianego katalogu kosztów wyłączonych z kosztów podatkowych.
W art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PDOF wskazano, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (chodzi tu o rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej; Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
Ustawodawca - na podstawie ww. przepisu - zezwolił zatem jedynie na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wartości diet osób prowadzących działalność gospodarczą będących w podróży służbowej, do wysokości wskazanej w powołanym rozporządzeniu. Pozostałe koszty/wydatki z tytułu podróży przedsiębiorcy związanej z wykonywaną działalnością - co do zasady - stanowią koszty uzyskania przychodów w wysokości faktycznie poniesionej, potwierdzonej fakturą lub rachunkiem. Oznacza to, że u przedsiębiorcy kosztem podatkowym nie może być ryczałt za nocleg. Ryczałt taki przysługuje bowiem tylko pracownikowi.
Takie stanowisko prezentują również organy podatkowe. Jak czytamy przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 1 sierpnia 2025 r., nr 0113-KDWPT.4011.142.2025.2.ASZ:
"(...) do przedsiębiorców nie mają, co do zasady, zastosowania przepisy ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej (w sprawie podróży służbowych - przyp. red.). Przewidziane tymi przepisami należności z tytułu podróży służbowych, w tym "ryczałty za noclegi" nie przysługują przedsiębiorcom, a jedynie pracownikom, wobec czego nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wartości diet w wysokości określonej dla pracowników jest w tym zakresie wyjątkiem wynikającym z (...) art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (...)"
Odnosząc się do zapytania podatnika prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego, w kwestii możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów ryczałtu za nocleg, w sytuacji gdy nie korzysta on z hoteli ani innych obiektów noclegowych, tylko nocuje w kabinie samochodu (nie posiada więc żadnych faktur ani rachunków za nocleg), organ podatkowy stwierdził, że:
"(...) w przypadku gdy nocuje Pan w kabinie samochodu i nie ponosi z tego tytułu wydatków, nie ma Pan możliwości, by do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć ryczałt w wysokości wynikającej z powyższego rozporządzenia. (...)"
Podobnie uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 28 lutego 2019 r., nr 0112-KDIL3-1.4011.30.2019.2.IM. Organ ten podkreślił jednocześnie, że:
"(...) Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie transportu i wykonujący w tej firmie zadania kierowcy nie ma w ogóle prawa do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z tą działalnością. Koszty noclegów, spełniające warunek celowości, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ww. ustawy, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, lecz jedynie w wysokości faktycznie poniesionych wydatków, udokumentowanych fakturami bądź rachunkami. (...)"
