Dotacja do zakupu samochodu elektrycznego otrzymana po jego sprzedaży

Spółka z o.o. w listopadzie 2022 r. wprowadziła do środków trwałych samochód elektryczny o wartości 220 tys. zł. Od grudnia 2022 r. została naliczana amortyzacja. W kwietniu 2025 r. samochód został sprzedany, a dopiero w czerwcu br. firma otrzymała dotację z programu "Mój elektryk" do sprzedanego już samochodu. W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych otrzymaną dotację? Jak zaksięgować ww. dotację do samochodów elektrycznych, które figurują w firmie jako towary handlowe?

Amortyzacja środka trwałego

W myśl ustawy o rachunkowości, a także KSR nr 11 "Środki trwałe" - środek trwały to składnik aktywów, który na dzień ujęcia w księgach rachunkowych, spełnia łącznie następujące warunki (art. 3 ust. 1 pkt 15 ww. ustawy):

a) posiada formę rzeczową lub jest rzeczowym prawem majątkowym,

b) jego przewidywany okres ekonomicznej użyteczności w danej jednostce jest dłuższy niż rok,

c) jest przeznaczony do wykorzystania na potrzeby jednostki,

d) jest kompletny i zdatny do użytkowania.

Z pytania wynika, że samochód elektryczny, będący przedmiotem sprzedaży, był zaliczony przez spółkę z o.o. do środków trwałych, co oznacza, że spełniał ww. kryteria.

Środki trwałe podlegają amortyzacji. Dokonywanie odpisów amortyzacyjnych dla celów bilansowych może rozpocząć się w miesiącu oddania środka trwałego do użytkowania lub w miesiącu następnym.

Jednostka zaprzestaje dokonywania odpisów amortyzacyjnych od środka trwałego od miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło m.in.:

a) zrównanie kwoty odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością środka trwałego podlegającą amortyzacji lub

b) przeznaczenie środka trwałego do sprzedaży, likwidacji lub rozchodu w inny sposób, potwierdzonego stanem faktycznym polegającym na zaprzestaniu użytkowania.

Przeznaczenie środka trwałego do sprzedaży wymaga odpowiedniego udokumentowania. Z chwilą sprzedaży następuje nie tylko zakończenie jego amortyzacji, ale także wyłączenie z ewidencji środków trwałych.

Sprzedaż składnika majątku spełniającego kryteria dla środka trwałego - z punktu widzenia ustawy o rachunkowości - jest traktowana jako operacja pośrednio związana z działalnością operacyjną jednostki. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ww. ustawy, do pozostałych przychodów operacyjnych zalicza się przychód ze sprzedaży środka trwałego, natomiast do pozostałych kosztów operacyjnych odnosi się niezamortyzowaną wartość początkową środka trwałego, a także wszelkie koszty związane z tą sprzedażą.

W pytaniu jest mowa o dotacji do zakupionego samochodu elektrycznego.

Otrzymanie dotacji - ujęcie w księgach rachunkowych

W stosunku do ujęcia w księgach rachunkowych otrzymanych środków pieniężnych pochodzących z dotacji, ustawa o rachunkowości stosuje generalnie kryterium przeznaczenia. A zatem środki takie zalicza się do:

1) rozliczeń międzyokresowych przychodów - jeżeli dotyczy to środków pieniężnych otrzymanych na sfinansowanie (nawet częściowego) nabycia lub wytworzenia środków trwałych, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych. Zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych (art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości),

2) pozostałych przychodów operacyjnych - jeżeli otrzymane środki pieniężne nie dotyczą dopłat do cen sprzedaży, nabycia lub wytworzenia m.in. środków trwałych, środków trwałych w budowie (art. 3 ust. 1 pkt 32 ww. ustawy).

Jak z powyższego wynika, dotacja otrzymana na zakup środka trwałego (nawet częściowa) podlega rozliczeniu zgodnie z ww. art. 41 ust. 1 pkt 2, co oznacza, że kwota figurująca na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów zwiększa pozostałe przychody operacyjne równolegle do odpisów amortyzacyjnych. W tym przypadku nie jest ona odnoszona w momencie otrzymania wprost na ww. konto przychodowe, tylko rozłożona w czasie stopniowo do odpisów amortyzacyjnych.

Z pytania wynika, że spółka z o.o. zakupiła samochód elektryczny w listopadzie 2022 r. Następnie w kwietniu 2025 r. samochód ten został sprzedany, a w czerwcu 2025 r. firma otrzymała dotację do już sprzedanego samochodu (środka trwałego). A zatem dotacja ta nie miała miejsca w momencie zakupu samochodu, ale po ponad 2 latach jego użytkowania oraz po dokonaniu jego sprzedaży, czyli po wyksięgowaniu go z ksiąg rachunkowych spółki z o.o.

Uwzględniając sytuację przedstawioną w pytaniu, jeżeli wielkość odpisów amortyzacyjnych dokonanych od przedmiotowego samochodu (a co za tym idzie i pozostałych przychodów operacyjnych) do momentu jego sprzedaży nie była wielkością istotną, to - w naszej ocenie - możliwe jest zastosowanie uproszczonego rozwiązania, czyli odniesienia otrzymanej kwoty bezpośrednio na zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych, zapisem:

- Wn konto 13 "Rachunek bieżący",
- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Powyżej przywołaną zasadę istotności stosuje się z uwzględnieniem art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, który wprowadza możliwość stosowania uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Należy pamiętać, że nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne.

Natomiast w przypadku, gdyby kwota odpisu amortyzacyjnego oraz stosownej części rozliczanej dotacji stanowiła wartość istotną oraz decyzja o przyznaniu dotacji zapadła w latach wcześniejszych, a wpływ środków nastąpiłby dopiero w 2025 r., ale:

• po zatwierdzeniu sprawozdań za te lata wcześniejsze, np. za 2024 r. - to przychód z tego tytułu dotyczący lat ubiegłych należałoby ująć z wykorzystaniem konta 82 "Rozliczenia wyniku finansowego". W efekcie takiego ujęcia nastąpiłoby zwiększenie wyniku finansowego za te lata (zwiększenie zysku lub zmniejszenie straty) albo
• przed zatwierdzeniem sprawozdań za lata ubiegłe, np. za 2024 r. - to należałoby dokonać zmian w księgach rachunkowych tych lat wprowadzając zapisy na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" wraz z ich rozliczeniem - równolegle do amortyzacji naliczanej w danym okresie - w pozostałe przychody operacyjne.

Dodajmy, że również w księgach rachunkowych 2025 r. do czasu zakończenia amortyzacji należałoby rozliczać odpowiednią część przychodu z konta 84 na konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne". Jeżeli jednak dotacja nie była ujmowana na koncie 84 (pomimo podpisania w latach wcześniejszych umowy potwierdzonej decyzją o jej przyznaniu albo podpisania w 2025 r.), to jej wpływ na rachunek bankowy jednostki (tu: w czerwcu 2025 r.), w części dotyczącej 2025 r., można ująć bezpośrednio na zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych również wówczas, gdy kwoty dotyczące 2025 r. są istotne.

Natomiast dotację otrzymaną do zakupu samochodów elektrycznych - które w księgach rachunkowych spółki z o.o. figurują jako towary handlowe - wskazane jest ująć bezpośrednio jako pozostałe przychody operacyjne (tj. bez zapisu na koncie 84), gdyż dotacja w tym przypadku nie dotyczy majątku trwałego jednostki.